انواع گزارش سازمانی و کاربرد و نقش آن ها در سازمان ها چگونه است؟!
غالب تصمیم های تمامی مدیران و مسئولان سازمان‌ها و مؤسسات بر مبنای گزارش هایی صورت می گیرد که از قسمت‌های مختلف دریافت می کنند همچنین نحوه‌ی تهیه و ارائه‌ی انواع گزارش سازمانی می تواند در قضاوت‌ها، عملیات، سرمایه گذاری‌ها و به طور کلی در سرنوشت حال و آینده‌ی سازمان ها و مؤسسات تأثیرگذار باشد.
از این رو در تهیه و تنظیم هر نوع گزارش از مرحله‌ی تصور و اندیشه، تا تدوین و بیان و انتقال مفاهیم به خواننده باید نهایت دقت و توجه را به کار بگیریم.
در زمان اولین ورودی برای دریافت بازخورد، نظارت، کنترل، بهینه سازی و رشد فردی و سیستمی در هر سازمان نیاز به داشتن گزارش های مناسب و قابل استناد می باشیم.
هرگونه اخبار، اطلاعاتی که از مسائل و رویدادها در جهت آگاه ساختن رده های بالاتر از خود بیان می کنند گزارش به حساب می آید.
گزارش دهی و گزارش گیری در سازمان دارای نقش تعیین کنندهای است که به عنوان وسیله برای بهینه ساز به صورت تداوم امور بخش‌های مختلف به کار برده می شود.
یکی از تفاوت های اصلی گزارش با سایر سند ها این است که گزارش خبری است که از فعالیت داده می شود و این اخبار ها در رده های سازمانی از پایین به بالا منتقل می شوند. بنابر این گزارش می‌‌تواند وضیعت عملکرد یک بخش یا فرآیند یک سازمان را نشان دهد و همچنین به عنوان یک پشتیبان در تصمیم‌گیری گزارش های بدست آمده سازمان باشد.
انواع گزارش سازمانی در واقع به اطلاع دهی وضعیت موجود یا نحوه‌ی انجام مأموریت به رده‌ی بالاتر می پردازند که بر اساس این فرآیند تحلیل و داوری انجام می شود. و این گزارش ها به دستور مافوق یا تشخیص رده‌ی بالا تهیه می‌شود.
امروزه هیچ کاری در سازمان‌ها و مؤسسات ملی و دولتی بدون تنظیم و تهیه‌ی گزارش انجام نمی‌شود به همین علت گزارش نویسی از اهمیت خاصی برخوردار است.
همه کشورهای پیشرفته گزارش دهی و گزارش گیری را به عنوان یکی از نقش های مهم و تعیین کنندهای برای کشور خود معرفی کرده اند و از آن به عنوان، ابزار یا وسیله‌ی اصلی برای بهینه سازی و تداوم امور بخش‌های مختلف دولتی، نظامی و اداری استفاده می کنند.
برای این که بتوانیم به پیشبرد اهداف سازمان کمک کنیم نیازمند به بهره برداری درست و نظام مند آن هم به صورت فوق‌العاده‌ای هستیم.
در یک سازمان چه مدیران و چه یک عضو ساده‌ی سازمان، باید به تهیه و تنظیم انواع گزارش سازمانی بپردازد و با توجه به نکات و نگارش گزارش نویسی با انجام این کار به انتقال پیام خود به مخاطبان پرداخته است.
گزارش های سازمانی به چند دسته تقسیم می شوند؟-انواع گزارش سازمانی
در ادامه انواع گزارش سازمانی را با هم بررسی می کنیم. گزارش های سازمانی شما دو دسته اند : گزارش های درونی سازمان و گزارش های بیرونی سازمان.
گزارش درون سازمانی چیست؟
یکی از انواع گزارش سازمانی، گزارش درون سازمانی است که در ادامه با هم بررسی می کنیم.
گزارش های درون سازمانی در واقع در مؤسسات تولیدی توسط واحد حسابداری و بهای تمام شده تهیه می شود و به طور ماهانه این گزارشات براساس نیاز مدیران باید تهیه شوند و در اختیار آن ها قرار گیرند. از گزارشات عمده درون سازمانی در مؤسسات تولیدی به موارد زیر می توانیم اشاره کنیم.
1) گزارش مصرف مواد
2) گزارش بهای تمام شده کالای ساخته شده
3) گزارش اوقاف تلف شده
4) گزارش کالای در جریان ساخت
5) گزارش ضایعات
6) گزارش خرید
7) گزارش روش
8) سایر گزارشات مورد استفاده مدیریت
گزارش برون سازمانی چیست؟-انواع گزارش سازمانی
دومین نوع از انواع گزارش سازمانی، گزارش برون سازمانی است که در ادامه با هم بررسی می کنیم.
اما گزارش های برون سازمانی در مؤسسات تولیدی توسط دایره حسابداری تهیه می‌شود این گزارش ها مورد استفاده اشخاص حقیقی و حقوقی همانند دولت ها ، بانک ها، سرمایه گذاران و … قرار می گیرد تا بتوانند براساس استانداردهای حسابداری و اصول پذیرفته شده حسابداری به تهیه درست آن ها بپردازند البته باید توجه شود که این گزارش ها قابلیت مقایسه داشته و قابل اتکاء باشند.
از موارد عمده این گزارش‌ها بصورت زیر می‌باشد.
1) گزارش بهای تمام شده کالای فروش رفته
2) گزارش سود و زیان
3) ترازنامه
4) گردش جریانات نقدی
5) گزارش تقسیم سود
انواع گزارش های زمانی در سازمان ها چیست؟
در ادامه انواع گزارش سازمانی از نوع زمان را با هم بررسی می کنیم.
1_گزارش ضمن كار يا پيشرفت كار
2_گزارش ماهانه
3_گزارش پايان كار
گزارش ضمن كار-انواع گزارش زمانی سازمانی
شامل تمامی توضيحاتی که برای مدیریت نوشته می شود تا بتوانند در آن زمان برنامه های اجراء شده را به دیگر افراد سازمان نمایش دهند.
هدف گزارش ضمن كار
1 – ايجاد تفاهم مشترک بين كارشناسان بررسي
و متصديان واحدهاي اجرائي .
2 -ثبت موارد اتفاق و اختالف .
3 -تشخيص مسائل و حل به موقع آن ها .
4 -تاكيد و تجديد خاطره و ایجاد ارتباط با دامنه فعاليت .
5 -مقدمات تهيه گزارش های نهائي .
6 -حفظ ارتباط با مديران .
گزارش پيش رفت که در ارتباط با گزارش ضمن کار می باشد بايد به جلب اطمينان مديريت بپردازد. البته جلب اعتماد آن به منظور بررسي در سطوح مختف سازمان می باشد،
همچنين باید به آشنایی بعضي از اعضاي واحد اجرائي
غير از گروه مديريت، با مشکلات به وجود آمده در زمان کار یا ميزان پيشرفت کار ببپردازند و این اجازه را به آن ها بدهند تصمیم گیری کنند.
هدف از انجام این کار جلب اعتماد به منظور رسیدن سریع تر به هدف نهایی است.
گزارش ضمن كار يا گزارش پيشرفت کار باید همانند یک يادداشت يا نامه باشد، البته می توانیم مطالب را به صورت نمودار ارائه کنیم.
بطور خالصه نوع گزارش ضمن كار و مندرجات
آن با طرح و مجموع تجارب حاصله از آن، متناسب
باشد .
گزارش ماهانه-انواع گزارش زمانی سازمانی
این گزارش ها اصلاعات لازم را در ارتباط به طرح هاي مختلف و چگونگي پيشرفت آن ها در مدت زمان کوتاه نشان می دهند.
کارشناسان باید تا پایان گزارش، اطلاعات ماهانه خود را به مدیران رده بالا گزارش دهند.
گزارش ماهانه شامل یک فهرست کلی از طرح های جديد است تا بتوانیم هدف و علت هر یک از آن ها را بيان کنیم.
طرح هاي كامل شده ، طرح هاي تصويب شده و طرح
هاي در دست اجرا، همچنين ميزان صرفه جويي در هر
یک از آن ها و بطور كلي مجموع صرفه جويي در
طرح هاي مصوب را بايد در گزارش بگنجانیم.
گزارش پایان کار و نهايي و طرز ارائه آن-انواع گزارش زمانی سازمانی
البته بسیاری از گزارش هاي كتبي در نهايت كمال و سادگي تهيه می شوند ولي فهم آن ها بسیار مشكل است؛ زیرا رای کافی برای قانع كردن مديريت را نخواهند داشت.
برای این که بتوانیم این مشکلات را حل کنیم باید به تعداد گزارش خود اضافه کنیم تا به کمک آن ها مطالب پيچيده و دشوار را به روشی، روشن تر و ساده تر ارائه کنیم.
مراحل گزارش پایان کار
در تنظيم گزارش چهار مرحله به شرح زير وجود
دارد :
1-جمع آوري اطلاعات.
2-تفكيك،جدول بندي و تجزيه و تحليل ارقام و اطلاعات.
3-تهيه و تنظيم رئوس مطالب.
4-تعبير و تفسیر و ارائه پيشنهاد ها، انتقادها و نظرها.
البته اینجا تنها به روش کار آمد آن یعنی جمع آوری اطلاعات اشاره خواهیم کرد، زیرا اولین قدم چهارگانه است.
• برای جمع آوري اطلاعات باید به روش زیر عمل كرد:
• مطالعه طرح پروژه.
• تنظيم برنامه دقيق براي هر قسمت.
• شروع كارهاي عملي.
• يادداشت برداري دقيق از كليه تماس ها.
• يادداشت كردن تاريخ و منابع كليه مطالب و اطلاعات كلي بطور واضح.
• بررسي مجدد مطالب و اطلاعات.
• جمع آوري اين اطلاعات در یک پرونده.
• علامت گذاري براي موضوع كلي و شماره گذاري هر صفحه.
_ تفکیک، تنظيم و تجزيه و تحليل اطلاعات و ارقام جمع آوري شده.
• تفكيک اطلاعات بر حسب موضوع ،مكان و غيره.
• بررسي درباره كليه نكاتي كه در طرح پروژه منظور شده است.
