از نگاه اول ممکن است همه ما کار تیمی و کار گروهی را به یک معنا و با یک کارکرد و کارایی بدانیم. اما حقیقت این است که کار تیمی و کار گروهی از بنیان باهم تفاوت داشته و در جای مناسب خود کارا و ثمر بخش خواهند بود. لذا در ابتدای امر تعریف درست هر یک را بررسی می‌کنیم.
کار گروهی
در کار گروهی بین افراد برای انجام کاری مشترک تقسیم وظایف انجام می‌دهیم و هرکس مسئول انجام کار مربوط به خود خواهد بود و ارتباطی بین افراد گروه با هم جز در موارد جزئی وجود ندارد. در تعریف دقیق تر، انجام کار مشترک توسط افرادی که مستقل از هم کار می‌کنند را کارگروهی می گوییم.
کار تیمی
افراد تیم همواره مهارت های خود را توسعه می‌دهند و در این مورد از حمایت کامل تیم برخوردار هستند. اما در یک گروه در بیشتر موارد اعضا افراد آموزش دیده ای هستند که در اجرای آنچه که آموخته اند به اندازه کافی توانا نیستند و برای ارتقای فردی مورد حمایت قرار نمی گیرند.
در کار تیمی برای انجام کار مشترک بین افراد تیم تقسیم وظیفه انجام می دهیم به شکلی که هر یک از اعضا علاوه بر حس مسئولیت نسبت به کار و عملکرد خود در قبال کار و مسئولیت دیگر اعضای تیم هم دارای مسئولیت است.
در واقع کار تیمی انجام کار مشترک توسط افرادی است که هر چند مستقل هستند اما در نهایت مانند یک واحد عمل می‌کنند. یعنی رسیدن به هدف خارج از توانایی هر یک از اعضا به تنهایی می باشد.
با در نظر گرفتن تعریف هریک و در نظر داشتن تفاوت آن ها نمی توان اهمیت، کارایی و جایگاه ویژه آن ها را در به دست آوردن نتایج و پیشرفت ناشی از آن نادیده گرفت.
نمونه هایی از تفاوت تیم و گروه
- افراد گروه مستقل از هم و افراد تیم وابسته به هم کار می‌کنند.
- در کار گروهی افراد تصمیم گیرنده نیستند و کاری که از قبل به آنها واگذار شده را باید دقیق و به همان صورت که به آنها داده شده اجرا کنند اما در کار تیمی تصمیمات توسط اعضای تیم و با مشورت همه انجام می‌شود.
- در کار گروهی افراد نباید نظر مخالف دهند، چرا که به منزله مقابله با اهداف گروه است اما در کار تیمی همه عقاید مثبت و منفی را بررسی می‌کنیم.
- در کارگروهی اهداف و انگیزه افراد مشترک نیست اما در کار تیم اعضا نسبت به هم متعهد هستند.
- افراد گروه یکدیگر را رقیب هم می‌دانند و به هم اعتماد کافی ندارند. اما در کارتیمی به دلیل اعتمادی که بین اعضا وجود دارد به راحتی افکار و احساس خود را بیان می‌کنند.
- انتخاب افراد برای تیم همانند دستانی در راستای تکمیل توانایی برای یک هدف مشخص انجام می‌گیرد. اما در گروه افراد متنوع بدون در نظر گرفتن کارایی و مهارت دیگر اعضا انتخاب می‌شوند.
- فعالیت ها در گروه توسط مدیر گروه کنترل می‌شود. اما یک تیم توسط رهبر هدایت و راهنمایی می‌شود.
- اعضای یک گروه بیشتر به فکر خودشان و پاداش فردی حاصل از عملکرد خود هستند. اما در تیم افراد پیشرفت تیم و موفقیت های آن را تعالی و ارتقا خود می‌بینند.
باید در نظر داشته باشیم که افراد یک تیم به مرور و حین انجام کار باهم هماهنگ می‌شوند. پس اگر در ابتدای کار تفاوت ها و عدم هماهنگی را دیده ایم نباید اساس و مزیت و کارایی تیم را نادیده بگیریم. همان طور که در ابتدا اشاره کردیم تیم و گروه هریک جایگاه و کارایی خاص خود را دارند که در زیر مورد بررسی قرار می‌دهیم.
- اختلاف در کار تیمی یک موضوع برای رشد و خلاقیت و نوآوری محسوب شده که توسط اعضا به طور سازنده حل و فصل می‌شود. اما اختلاف در گروه به علت برخورد نا صحیح و عدم بررسی درست اکثرا باعث آسیب به گروه و کسب نتایج می شود.
نکته مهم در تفاوت کار تیمی انعطاف پذیری زیاد آن نسبت به کار گروهی است و همچنین انگیزه بسیار بالاتر افراد تیم نسبت به اعضای یک گروه چشمگیر است.
دلایل تشکیل تیم و مزیت آن نسبت به گروه
اینکه یک تیم شهرت بهتری نسبت به گروه دارد را نمی‌توانیم پنهان کنیم چرا که ما در یک تیم بهتر می‌توانیم دیدگاه و نظر خود را بیان کنیم چون همان طور که قبلا اشاره کردیم انعطاف پذیری در تیم زیاد است. زمانی که بخواهیم کاری انجام دهیم که برای اجرای آن به چند حوزه کاری به شکل حرفه ای نیازمند باشیم تیم تشکل می‌دهیم و رهبر گروه هدایت را عهده داری می کند.
در کار تیمی افراد نقاط ضعف هم را پوشش و نقاط قوت هم را تقویت می‌کنند. که این همکاری قطعا به هماهنگی بهتر اعضا کمک شایانی می‌کند.
تصمیم گیری در تیم
بهترین روش برای تصمیم گیری در تیم طوفان فکری است یعنی همه افراد در گروه در مورد مسئله مورد نظر آنچه را که به ذهن می رسد بدون در نظر گرفتن جایگاه خود یا این که ممکن است توسط دیگر اعضا مورد تمسخر قرار گیرند بیان می کنند و بعد از بررسی نظرات اعلام شده تصمیم نهایی که همان نظر جمع است توسط رهبر تیم اعلام می‌گردد.
عملکرد تیم
در یک تیم افراد باید دارای تخصص مرتبط یا مهارت لازم برای هدف باشند همچنین رابطه اجتماعی افراد باید بالا باشد. گاهی ما تیم را تنها در جهت حل یک بحران تشکیل می دهیم که اختیارات در این حالت گسترده نیست. گاهی تیم‌ها علاوه بر حل و بررسی بحران مسئول انجام کار هم هستند. تیم هایی که تشکیل می دهیم می تواند کوچک یا بزرگ (حداکثر 12 نفر) باشد.
انواع تیم
در نگاه ساده می توان تیم ها را به شرح زیر بیان کرد: تیم مدیریت، تیم جنگ طلب ها، تیم پروژه ای، تیم طراحی. اما مهم ترین تقسیم بندی تیم توسط اسمیت و کاثرنباخ مطرح شده که تیم ها را به دو دسته به وجود آورنده و انجام دهنده و تیم های پیش دهنده و هدایت کننده تقسیم کردند.
با این تقسیم بندی به نوعی ما نوع فعالیت تیم را هم مشخص می‌کنیم و در آن چهار چوب اهداف را واضح و مشخص اجرایی می کنیم. تیم های انجام دهنده کار بیشتر کالا یا خدماتی را ارائه می دهند که در آن ما می توانیم از افراد زیادی بهره مند شویم.
همچنین قدرت در این تیم ها بیشتر در دست مدیران داخلی تیم است. تیم هایی که هدایت و مدیریت کار در آن ها مطرح است را بیشتر در کارهای پروژه‌ای استفاده می‌کنیم. در این تیم ها بیشتر روی یک مسئله تحقیق و راه حل هایی نو برای آن را می‌توانیم ارائه دهیم.
نکته بسیار جالب توجه این است که ما می توانیم یک گروه را تبدیل به تیم یا یک تیم را تبدیل به گروه کنیم. بدین ترتیب نوعی تبادل بین تیم و گروه بوجود می آید.
برای مثال اگر بخواهیم یک گروه را به تیم تبدیل کنیم، ابتدا رهبر تیم افراد متخصص در حیطه مورد نظر را انتخاب می کند که همان مرحله انتخاب یا گزینش است. سپس کاهش وابستگی تیم به سطح بالاتر یعنی مدیران و در مرحله سوم حل چالش ها توسط رهبر تیم و اعضای آن و در مرحله آخر رسیدگی به هدف های تعیین شده با فعالیت تیمی.
نکته بعدی که ما در تیم ها باید در نظر داشته باشیم و به نوعی می توانیم از آن به عنوان شکل دیگر تقسیم بندی تیم ها یاد کنیم تیم های مستقل و وابسته است که در تیم وابسته ما کاری بدون حضور بقیه اعضا انجام نمی دهیم و موفقیت هر فرد کامل به تیم وابسته است و اما در تیم مستقل افراد کار های مشابه به صورت انفرادی انجام می دهند که روی دیگر افراد اثر کمتری دارد.
دلایل تشکیل گروه و انجام کار گروهی
در زندگی، ما نقش های متفاوتی در خانواده و جامعه داریم که تعیین کننده بخشی از الگوهای رفتاری ماست و ما برای داشتن امنیت، جایگاه اجتماعی، دستیابی به ارزش‌های فردی، رسیدن به هدف مورد نظر، وابستگی عاطفی گروه‌های متفاوت با ویژگی های مختلف تشکیل داده و سعی می‌کنیم خود را با هنجارها و استاندارد های گروه همراه کنیم.
اصول کار تیمی و گروهی
طبق گفته کاثرنباخ و اسمیت، شش اصل برای کار تیمی وجود دارد:
- تعداد کم افراد ( حداکثر 12 نفر )
- مهارت تکمیل کننده
- نیت مشترک
- پذیرش رویکرد توسط اعضای تیم
- مسئولیت پذیری
- پاسخگویی
طبق آنچه که مطرح شد می‌توانیم بگوییم که اعضای تیم در راستای هدف مشترک دارای مهارت هایی اند که یکدیگر را کامل کرده و نسبت به کار خود مسئولیت پذیرند. پاتریشیا جی آدسو بیان می‌کند که آنچه که یک تیم را به وجود می‌آورد مشخص کردن اهداف، بررسی و حل مشکلات، اجرای راه حل و مسئولیت پذیری نسبت به نتایج است.
