مهارت گزارش نویسی از مهارت های مهم و کاربردی هر سازمان است. گاهی اوقات به جای نوشتن مقاله از ما درخواست می‌شود به تهیه گزارش بپردازیم.
در صورتی که خیلی از ما ها نمی دانیم دقیقا منظور از گزارش نویسی چیست و از ما چه می خواهند.
این اتفاقات بارها در دانشگاه ها یا در محیط کاری به وجود خواهد آمد، به عنوان مثال: مدیر هر سازمانی از کارمندان خود تقاضای یک گزارش خوب دارد در صورتی که ممکن است خیلی از آن ها ندانند که چگونه باید یک گزارش خوب بنویسند.
گزارش ها بر اساس یک سبک نوشته می شوند به عنوان مثال که چه چیزهایی باید در آن ها نوشته شود، از چه زبانی باید استفاده کنند و محتویات آن باید چند صفحه باشد.
گزارش نویسی به منظور آشنایی با اصول و قواعد انجام می شود.
مهارت گزارش نویسی، به تقویت مهارت نگارش برای طراحی و تدوین یک گزارش مناسب و اثرگذار کمک خواهد کرد.
افرادی که به تهیه گزارش ها می پردازند پس از پایان دوره گزارش و دریافت آن انتظار می رود بتوانند اصول و مفاهیم کلیدی نوشتن گزارش و مهارت آن را به خوبی درک کنند.
امروزه به کار گزارش نویسی در سازمان‌ها اهیت بسیار زیادی داده می‌شود و آن را ضروری می شمارند، زیرا می توانیم به کمک ملاحظات و تکنیک‌های گزارش نویسی اطلاعات مندرج در سازمان‌های ایرانی را بهتر درک کنیم و آن ها را در جهت پیش برد اهداف سازمان ها به کار گیریم.
عده زیادی از سازمان ها مثال های متفاوتی از گزارش نویسی را به چالش کشاندن تا بتوانند با تحلیل درست راه و کارهای درستی را به کار گیرند.
مهارت گزارش نویسی تنها مهارتی است که برای همگان با اهمیت تلقی می‌شود اما خیلی از ما وقت چندانی برای آن نخواهیم گذاشت و سعی در بهبود و یادگیری این مهارت ها نخواهیم داشت و سعی نمی کنیم قسمتی از وقت خود را به یادگیری آن ها اختصاص دهیم.
در صورتی که اهمیت گزارش نویسی می تواند به اندازه اهمیت مهارت های ارتباطی باشد و نقش کلیدی در پیشرفت و رشد ما خواهند داشت.
چرا مهارت گزارش نویسی مهم است؟
گفته می‌شود مهارت گزارش نویسی در واقع یک مسئولیت در اصول نگارشی است که در صورت بی توجهی به آن ها می‌توانند برای ما عوارض و عواقب زیادی داشته باشند. هر گونه سهل انگاری در تهیه و تنظیم گزارش می تواند در قضاوت و تصمیم گیری های ما و همچنین اتخاذ روشی درست و موثر و به طور کلی در سرنوشت یک سازمان یا شرکت تاثیرگذار باشد.
پس بهتر است برای نوشتن گزارشات از مراحل متعدد و استانداردی استفاده کنیم.
یکی از نکات مهم در تهیه گزارش و آشنایی با اصول و قواعد گزارش نویسی، تمرین و ممارست است.
پس زمانی که یک گزارش کامل ارائه می دهیم در واقع داریم نشان می دهیم که در ارتباط با این موضوع اطلاعات کافی را دارا می باشیم و علاوه بر آن توانایی و مهارت لازم برای گزارش نویسی در وجود ما دیده می شود.
عده‌ای از افراد به دلیل داشتن مهارت گزارش نویسی در فعالیت های خود نسبت به دیگر کارمندان شرکت دارای ارزش بیشتری خواهد بود حتی با وجود این که ممکن است نسبت به همکاران خود کمتر در شرکت فعالیت داشته باشند.
پس مهارت گزارش نویسی دارای اهمیت بسیاری زیادی است؛ زیرا می تواند ما را از نظر شغلی ارتقا دهد.
نکات مهم در گزارش نویسی چیست؟
- قسمتی از گزارش های خود را به صورت متدولوژی بیان کنیم. متدولوژی به معنای روش‌های مربوط به گزارش است که در بسیاری از کتاب ها و مقالات رسمی از آن استفاده می‌شود یا روشی است که برای خوانندگان مقاله توسعه می دهند.
- باید توجه کنیم که تا حد امکان از سند در گزارشات خود استفاده کنیم و از نمودارها و عکس هایی که متناسب با موضوع گزارش ما هستند استفاده شود.
- در زمان استفاده از منابع اینترنتی بهتر است از سایت های معتبر و رسمی که دارای ماندگاری می‌باشند استفاده کنیم، زیرا با گذشت زمان آدرس آن ها از بین نخواهد رفت.
- · از امکانات مناسب مثل ورد در مهارت گزارش نویسی خود استفاده کنیم تا به کار خود سرعت بیشتری ببخشیم یا از امکاناتی که فهرست گزارش را سریع تر تهیه می‌کنند استفاده کنیم.
- در گام اول گزارش بهتر و خلاصه ای کوتاه از دستاوردهای پروژه خود یادداشت کنیم.
- قبل از این که به طور رسمی گزارش خود را تحویل دهیم بهتر است آن ها را مرور کنیم یا از اطرافیان خود بخواهیم آن ها را مورد مطالعه قرار دهند تا در صورت وجود مشکل قبل از تحویل گزارش آن ها را برطرف کنیم.
- در زمان گزارش نویسی باید به این موضوع توجه کنیم که فقط این گزارش امروزه برای نمایندگان کاربرد نخواهند داشت؛ بلکه با گذشت زمان ممکن است در آینده مورد مطالعه افراد دیگر قرار گیرد و با آن چه که نوشته شده است مورد قضاوت دیگران قرار گیریم.
- قسمتی از گزارش را برای ادبیات موضوع و لغات تخصصی به کار رفته در آن در نظر بگیریم و در ادبیات به منابع استفاده شده اشاره کنیم.
- در انتهای گزارش باید قسمت را به عنوان جایگاه معرفی برای تیم مشتریان یا تیم خودمان که گزارش را تهیه کرده‌ایم اختصاص دهیم.
- در زمان نوشتن گزارش سعی کنیم از کلمات ساده استفاده کنیم و از کلمات پیچیده و پر حرفی در گزارش بپرهیزیم.
- هر برگه از گزارش باید شامل نام پروژه، صفحه پروژه، شماره پروژه و حتی شماره نگارش پروژه باشد.
- داشتن تسلط بر روی علائم رسمی زبان گزارش. برای این که بتوانیم این موضوع را به خوبی تقویت کنیم می‌توانیم روش های مشاوره را در سایت ها، کتاب ها و مجلات معتبر مورد مطالعه قرار دهیم.
- گزارش ها باید زیبا نوشته شوند تا افراد مایل به مطالعه آن ها باشند. از مواردی که می تواند در زیبای گزارش ها موثر باشند، جنس کاغذ، کاربرد رنگ و کلیه محتویاتی است که بر روی کاغذ نوشته می شود و همچنین قسمت های مهم گزارش که نقش بسیار زیادی خواهند داشت.
مهارت گزارش نویسی می‌تواند یکی از مهارت های مهم برای مشاوران باشد. گروهی از افراد به منظور اذیت زیر دستان خود آن ها را مجبور به گزارش نویسی می کنند.
در زمانی که ارزش گزارش های تهیه شده مشخص شود و سطح بزرگی از واقعیت ها را به ما نشان دهند می توانیم کاربرد واقعی گزارش را به درستی درک کنیم.
در این زمان تمامی افرادی که زیر دستان خود را مجبور به گزارش نویسی می کردند سعی می کنند خودشان این مهارت را بیاموزند و رفتار و نگرش خود را نسبت به گزارش تغییر دهند.
مهارت گزارش نویسی تنها مهارتی است که کشورهای توسعه یافته اهمیت آن را پذیرفت اند و کشورهای توسعه نیافته به دلیل نداشتن آن به عذاب دچار می شوند.
انسان های موفق برای به دست آوردن تجربیات بیشتر در زمینه های مختلف می توانند از گزارشات دیگران استفاده کنند.
زمانی که می خواهیم به اطلاعات مفید اما قدیمی دست پیدا کنیم می توانیم از گزارش های نوشته شده توسط افراد آن زمان استفاده کنیم؛ زیرا آن ها مهمترین انتقال‌دهنده اطلاعات می باشند که پس از جمع آوری نکات مهم آن ها را در قالب گزارش بیان کردند.
