ارتباط موثر در محیط کار

ارتباط موثر،  كليد موفقيت در هر فعاليت اجتماعــــي است. محيط كار نيز نه تنها از اين قاعـــده مستثني نيست،  بلكه يكي از مهم ترين مكان هاي عمومي است كه لزوم برقراري ارتباط موثر در ميان كاركنان آن نقشي انكارناپذير در موقعيت هاي اساسي نظير ارتقا و امنيت شغلي ايفا مي كند. با برقراري ارتباط موثـــر،  محيط كار به فضايي دلپذير تبديل مي گردد و همين موضوع مي تواند زمينــــه ساز دستيابي به اهداف فردي و گروهي فراواني گردد.

 بطور كلي در محيط كار سه نوع ارتباط بين كاركنان وجود دارد: ارتباط مديـر با كاركنان،  ارتباط كاركنان با مدير و ارتباط كاركنان با يكديگر.

در اين مقاله براي ارتقاء ارتباط موثر در هر يك از اين ارتباط هــا،

 14 راه كار اساسي ارائه نموده ايم كه توجه دقيق و به كاربستن آنها، ‌ هرمحيط كاري را به يك سازمان منسجم و موفق تبديل مي نمايد.

14 نكته مهم در برقراري ارتباط موثر مدير با كاركنان كدامند؟                                        

   اگر مدير يك سازمان هستيد،  به اين نكات توجه كنيد:

با كاركنان صريح و صادق باشيد

اگر قصد بازگو كردن مشكلي را داريد،  آن را محترمانه،  واضـح و باصداقت كامل بيان كنيد. كارمند حق دارد بداند چه مشكلي پيش آمده و مقصر اين ماجرا كيست؟ ضمنا اين وظيفه يك مدير است كه اگر خود،  مسبب مشكل پيش آمده است؛ آن را صادقانــــه با كاركنان در ميان بگذارد.

شور و اشتياق در ارتباط موثر

در جلسه با كاركنان و در تشريح عملكرد و يا اهداف سازمان،  خود را مشتاق نشان دهيد. مطمئن باشيد با انجام اين كار، ‌ شور و شوق شما به همكارانتان نيز منتقـــل و آنان را در انجام هر چه بهتر كارها،  هيجان زده خواهد نمود.

بر سر كاركنان، فرياد نزنيد

هرگز براي بيان نظرات يا تشريح اهداف سازمان،  صداي خود را بر روي كاركنــان بلند نكنيد. اين عمل مبين اين است كه شما قصد داريد از موضــــع قدرت با آنان برخوردكرده و تحقير يا تهديدشان كنيد. سعي كنيد كنترل رفتارتان را بطور كامل در دست داشته باشيد.

از بيان عبارات با لحن توهين آميز اجتناب كنيد

هرگز به كاركنان خود توهين نكنيد. اين كار نه تنها وجهه شما را تخريب مي نمايد بلكه وقتي آنها عزت نفس خود را در خطــر مي بينند ديگر براي انجام دستورات شما، ‌اشتياقي نشان نخواهند داد.

وظايف سازماني را خيلي بزرگ و دور از دسترس جلوه ندهيد

اگر فكر مي كنيد كه براي ايجــاد حس اشتياق و تلاش بيشتر بين كاركنان،  بايد وظايف آنها را خيلي دشوار جلوه دهيد، ‌ سخت در اشتباهيد. با اين اقدام،  كاركنان گمان مي كنند كه از اهداف سازماني فرسنگ ها فاصله دارند. هميـن موضوع موجبات دل سردي و سرخوردگي آنان را به وجود خواهد آورد.

به سخنان و نظرات كاركنان، به دقت گوش كنيد 

با انجام اين كار از خصوصيات رفتاري پرسنل و همچنين مشكلات جاري سازمان،  اطلاعات ارزشمندي كسب كرده و در عيـــن حال اين باور را در كاركنان به وجود مي آوريد كه نزد شما از اعتبـار بالايي برخوردار بوده و مورد توجهتان قرار دارند.

در كنار كاركنان باشيد، نه در مقابل آنها

براي دست يابي به اهداف سازمانــي و يا در صورت  بروز مشكل يا اتفاقي،  طوري رفتار كنيد تا كاركنان به اين باور برسند كه شما نيز خود را در كنــار آنان قرارداده ايد و توقع حل مشكل،  تنها از سوي آنان را نداريد.

نظرخواهی از پرسنل و ارتباط موثر

با توجه به اينكه كاركنان بطور مستقيــــم با مسائل سازمان در ارتباطند،  مي توانند نظرات و پيشنهاداتي سازنده و كاربردي  ارائه دهند. اين فرصت را از خود دريغ نكنيد. ضمنا اين اقدام شما اين احساس را در كاركنــان بوجود مياورد كه مورد توجه هستند و نزد شما و سازمان از ارزش خاصي برخوردارند.

ويژگي ها و اقدامات مثبت كاركنان را بيان كنيد

براي افزايش انگيزه و ايجاد حس همدلي كاركنان،  هيچ اقدامي موثرتر از اين نيست كه در جلســــات به ذكر ويژگي هــا و اقدامات مثبت كاركنانتان پرداخته و با همين ابزار ساده اعتماد به نفس و وفاداري آنها را به شدت ارتقا دهيد.

شوخی و بذله گویی در حد متعارف و ارتباط موثر

هيچ كس از معاشرت با يك فرد بداخلاق و عبوس لذت نمي برد. براي اينكه مديري دوست داشتني و كاريزماتيك به نظر برسيد،  در موقعيت هاي مناسب از مهارت شوخ طبعي خود استفاده كرده و شور و نشاط را به كاركنان هديه دهيد..

قدردانی از کارکنان و ارتباط موثر

اين از وظايف اصلي يك مدير باتجربه و توانمند است كه به تمجيد از اقدامات موثر كاركنانش پرداخته و باعث افزايش انگيزه آنان گردد. اين كار موجب خواهد شد تا كاركنان ديگر نيز سعي كنند با عملكردي بهتر، ‌ مورد تشويق و تحسين قرار گيرند.

فاصله خود را با كاركنان رعايت كنيد

هر چند برقراري روابط دوستـــانه با كاركنان،  از رمــوز موفقيت يك مدير توانمند است،  ولي بايد همواره در نظر داشته باشيد كه اين موضوع نبايد به گونه اي پيش برود كه كاركنان به خود اجازه هر برخوردي با شما را بدهند و يا در انجام وظايــف خود، ‌ كوتاهي كنند. ضمن حفظ روابط دوستانه،  فاصله سازماني را رعايت كنيد.

در ميان كاركنان، اشتياق بوجود آوريد

با تعريف و تمجيد از كاركنان و با استفاده از ابـــــزار تشويقي مثل ارتقاء شغلي يا پاداش نقدي،  همواره اشتياق و انگيزه را در كاركنان زنده نگهداريد. با اين كار،  كارمندان كم كارتر را نيز به فعاليت بيشتر تشويق مي نماييد.

باور مهم بودن را در كاركنان نهادينه كنيد

با رفتار صحيح و استفـــاده از توانمندي هاي مديريتي خود،  همواره اين باور را در كاركنان بوجود آوريد كه آنان نقشي اساسي در پيشبرد اهداف سازماني داشته و با تلاش و مشاركت آنان مي توانيد سازمان خود را به كسب موفقيت هاي چشمگير رهنمــون سازيد.

14 نكته اساسي كه كارمندان بايد در برقراري ارتباط با مديران بدانند.

اگر كارمندي هستيد كه به ارتقا و پيشرفت شغلي فكر مي كنيد، ‌ اين موارد را بدقت مطالعه كنيد:

اولويت ها و خصوصيات رفتاري مدير خود را بشناسيد

اگر به شناخت كافي از مدير خود دست يابيد، مي توانيد متناسب با خلقياتش با او رفتار كرده و باعث شويد كه ارتباط بين شما كمتـــــر با مشكل مواجه شود. آشنايي با اولويت هاي كاري مدير و همچنين سازمان هم، ‌ همين كارايي را دارد.

جر و بحث نكردن در ارتباط موثر

اگر نظر شما با مديرتــــان مغايرت دارد و يا اينكه مديـر،  از روي بي اطلاعي موضوعي را به شما نسبت دهد ؛‌ هرگز از كوره در نرويد،  بلكه واقعيت را به گونه اي منطقـــي براي وي تشريح كرده و سوء تفاهمات احتمالي را برطرف سازيد. سابقه جر و بحث و يا بگو مگوهاي شمـا هرگز از ذهن يك مدير،  خارج نخواهد شد.

به سخنان مديرتان با دقت گوش فرا دهيد

وقتي مديرتان مشغول بيان نقطه نظرات خود يا اهداف سازمان مي باشد،  فعالانه به سخنانش گوش كنيد و تمركزتان را به كار ديگري معطوف نسازيـــد. با اين اقدام مدير شما احساس مي كند كه شما احترام ويژه اي براي وي قائل هستيد و مسائل مطــرح شده از سوي ايشان،  از اهميت بالايي نزد شما برخوردار است.

از سخنان مدير، ‌ يادداشت برداريد

اين كار نمايانگر اين است كه شما به سخنان مدير خود توجه كامل داشته و سعي داريد از نقطه نظرهاي او در بهبود عملكرد خود استفــــاده نماييد. ضمن اينكه مي توانيد نظراتي كه به ذهنتان مي رسد را نيز يادداشت نموده و در فرصتي مناسب آنها را مطـــــرح كنيد.

بلافاصله و مستقيم،  پاسخ منفي ندهيد

اگر نظر يا پيشنهـــــاد مديرتان غير منطقــــي بوده و يا درخواستي غير معقول از شما دارد، ‌ بلافاصله پاسخ منفي ندهيد. بلكه با بياني محترمانــــه، ‌ دلايل غيرعملي بودن موضوع را برايش تشريح كنيد. با اين كار هم احترام او را حفظ كرده و هم خود را به عنوان كارمندي منطقي و كاردان معرفي مي كنيد.

رفتار مسئولانه و ارتباط موثر

طوري رفتار كنيد كه همه باور كنند كه حل مشكلات سازمـان براي شما امري مهم و حياتي است و با تمام توان و تخصص، ‌ سعي در مرتفــــع نمودن آن داريد. با اين رويكرد،  همواره نزد مديرتان،  كارمندي ارزشمند و قابل اتكا تلقي خواهيد شد.

رعايت فاصله، اجتناب ناپذير است

هميشه با مدير خود رفتاري دوستانه و صميمي داشته باشيد ولي هرگز سلسله مراتب و جايگاه سازماني را فراموش نكنيد. مديران،  با كاركناني كه حد و حــدود خود را رعايت نمي كنند،  ميانه خوبي ندارند.

خوش برخوردی و جذابیت در ارتباط موثر

برقراري ارتباط با برخورد مناسب و رفتار خوش،  براي هر فــردي خوشايند است. مديـران نيز از اين قاعده مستثني نيستند. اگر مي خواهيد خواسته ها و پيشنهاداتتان را راحت تر بازگو كنيد، ‌ اخلاق و رفتاري دلنشين داشته باشيد.

خود را براي سازمان، فردي مفيد نشان دهيد

همواره سعي كنيد مسائل مختلف سازماني را رصد كرده و با بررسي جوانب امر،  پيشنهادات اثر بخشــي را در راستاي بهبود عملكرد آن ارائه كنيد. با چنين اقداماتي فردي مفيد و اثرگزار تلقي خواهيد شد.

بطور مداوم در تماس كاري باشيد

اگر ميخواهيد هميشه در كانون توجه مديــــــران باشيد و فراموش نشويد،  بطور مرتب با آنان در تماس باشيد،  گزارش كار بدهيد و نظرات آنها را جويا شويد.

در صورت لزوم، عذرخواهي كنيد

همواره اين شهامت را داشته باشيد كه اگر اشتباهي از سوي شما صورت گرفت،  مسئوليت كار را پذيرفته و صادقانه عذرخواهي كنيد. يك مدير،  به كارمنـــدان صادق و مسئوليت پذير علاقع بيشتري دارد.

احترام به خود و ديگران و ارتباط موثر

وقتي يك مدير گزارش هــاي فراواني از سوي افراد مختلف،  مبني بر حسن اخلاق شما دريافت مي دارد،  ارزش و احترام شما نزد وي افزايش يافته و نگاه ويژه اي به شما خواهد داشت.

بيكار نباشيد

اگر وظايف مربوط به خود را بطور كامل انجام داده ايد،  با تلفن همراهتان سرگرم نشويد بلكه سعي كنيد به ديگر همكاران كمك نموده و يا اقدامات انجام شده خود را بازنگري كنيد. يك مدير هيچگاه از مشاهده يك كارمند بيكار،  احساس رضايت نخواهد كرد.

پاسخ صادقانه و ارتباط موثر

خورشي براي هميشه پشت ابر پنهــــان نخواهد ماند!‌ اگر به سئوالات يك مدير،  پاسخ غير واقعي بدهيد،  دير يا زود اين موضوع برملا شده و اعتبـار شما براي هميشه از بين خواهد رفت.

اگر تمام توصيه هاي مطرح شده را فراموش كرديد،  لااقل صداقت را از ياد نبريد.

14 نكته كاربردي در برقراري ارتباط موثر بين كاركنان كدامند؟

كاركنان نيز در روابط با يكديگر موظف به رعايت برخي اصول و مهارت ها هستند كه به آنها خواهيم پرداخت.

اعتماد سازي در ارتباط موثر

وقتي قرار است كه چند فرد در مكاني محدود با يكديگر همكـــــاري كنند،  مهم ترين عاملي كه آنها را اضطراب و نگراني دور ميسازد،  حس اعتماد متقابــل است. اگر همكاران به يكديگر اطمينان و اعتماد داشته باشند،  به راحتي با يكديگر همكاري كرده و رموز كاري را با هم به اشتراك ميگذارند.

در كار گروهي مشاركت كنيد

از پيله تنهايي خود خارج شده و در كارهاي گروهي شركت نماييد. اين موضوع زمينه ساز آشنايي و صميميت بيشتر ديگران با شما شده و به شكوفايي و پيشرفت شما، كمك بسزايي خواهد نمود.

احترام يكديگر را رعايت كنيد

اين يك وظيفه اجتماعــي است و محدود به محل كار نيست.  به ديگران احترام بگذاريد تا متقابلا مورد احترام واقع شويد.

منعطف باشيد

در انجام وظايف محوله،  يكنواخت عمل نكنيد. گاهي لازم است بخاطر كمــك به ديگران،  شيوه كاريتان را تغيير دهيد يا مطابق نظر آنان رفتار نماييد.

پذیرفتن انتقادات و ارتباط موثر

اگر يكي از همكاران،  نسبت به عملكرد يا رفتار شما نقدي دارد،  بادقت به او گوش كنيد. شايد همين پيشنهاد،  زمينه ساز موفقيت هـاي بزرگي در حوزه كاري شما شود. نكته بعدي اينكه همكاران شما معمولا به يك شخص خودراي و يكدنـــــده روي خوشي نشان نداده و همكاري خود را با او به حداقل ميرسانند.

تاثیر رازداری در ارتباط موثر

اين ويژگي شما را به فردي قابل اعتماد تبديل كرده و به نوعي سنگ صبور ديگران معرفي خواهد نمود. در صورتيكه شما اسرار همكارتان را براي ديگران بازگو كنيد،  اعتماد آنان را از دست داده و كم كم منزوي خواهيد شد.

سوء تفاهم ها را رفع كنيد

سعي كنيد اختلاف نظرهاي پيش آمده بين خود با ديگران و يا بين دو همكار ديگر را با استفاده از گفتگوهاي اثربخش و ميانجي گري عادلانه رفع نماييد. در اين صورت به مهره اي موثر و قابل اتكا در محيط كارتان تبديل خواهيد شد.

از همكاران خود نظر خواهي كنيد

غرور را كنار گذاشته و درباره رفتار و عملكردتان،  از همكاران نظرخواهي كنيد. بدين ترتيب مي توانيد با شناسايي نقاط قوت و ضعف خود،  قبل از اين كه از سوي مدير يا سازمانتان مواخذه شويد، تغييرات لازم را در نحوه عملكرد خود ايجاد نماييد.

قدردانی از همکاران و ارتباط موثر

اگر همكارانتان لطفي هر چند كوچك در حق شما روا مي دارند و يا در انجام وظايفتان به شما ياري مي رسانند،  حتما از آنها سپاسگزاري كنيد.  اين قدرشناسي به طرز قابل توجهي،  باعث افزايش ميزان محبوبيت شما خواهد شد.

انجام بخشي از وظايف همكارانتان را تقبل كنيد

وقتي همكارتان قصد دارد به مرخصي برود،  سعي كنيد حتي الامكان بخشي از وظايف او را بعهده گرفته و از فشار كاري كه بعد از مراجعت از مرخصي با آن مواجه خواهد شد بكاهيد. اين اقدام زمينه ساز دوستي هاي پايداري خواهد شد.

دانش كاري خود را به اشتراك بگذاريد

انحصارطلب نباشيد. سعي كنيد دانش كاري خود را به ديگر همكاران،  خصوصا همكاران كم تجربه تر انتقال دهيد. اين كار در بلند مدت به پويايي سازمان و همچنين كاهش فشار كاري بر روي شما منجر خواهد شد.

غيبت نكنيد

از اين كار بشدت بپرهيزيد. شك نكنيد گفته هاي شما دير يا زود به گوش همكارانتان رسيده و ممكن است باعث بروز مشكلات ارتباطي شديدي بين شما بشود.

از همكارتان تمجيد كنيد

ويژگي هاي مثبت همكارانتان را شناسايي كرده و در جمع ديگران، ‌ آنها را مطرح كرده و او را مورد تحسين قراردهيد. اين كار را انجام دهيد تا اثر معجزه آساي ان را در ارتباط موثر به چشم ببينيد.

تماس همكارتان را بي پاسخ نگذاريد

اگر ميخواهيد در شرايطي بسيار اضطراري،  تماس شما با همكارانتان بي پاسخ نماند،  سعي كنيد هرگز به تماس ها و درخواست هاي آنها بي اعتنا نبوده و همواره پاسخگوي آنان باشيد.

چنانچه نكات اثربخش اين مقاله را در محيط كار خود اجرايي نماييد،  به تدريج نتايج شگفت انگيز آن را به چشم ديده و از فعاليت در سازماني پويا و با نشاط لذت خواهيد برد.

واژگان كليدي: ارتباط موثر،  محيط كار،  كاركنان