آداب خوب صحبت کردن به همان اندازه ای که در برقراری ارتباط با مخاطبین برای ما اهمیت دارد، برای داشتن مکالمه تلفنی موفق هم ضروری است.
اگر ما ندانیم با افردی که پشت تلفن هستند چگونه باید صحبت کنیم و در این امر آداب مکالمات تلفنی را به خوبی رعایت نکنیم، نمی‌توانیم مکالماتی موفق و اثر بخش داشته باشیم، پس اگر ما این توانایی را داشته باشیم تا مکالمات تلفنی خوبی برقرار کنیم، می توانیم به بهتر شدنِ روابط خود با دیگران کمک کرده و در این امر تاثیرگذار باشیم.
درک و آگاهی از این موضوع که آداب مکالمه با تلفن نیازمند مهارت های خاص است، موجب شده نسبت به دیگران حرفه ای تر عمل کنیم، پس بهتر است آداب تماس تلفنی با دیگران را بیاموزیم و با رعایت چند اصل مهم و اساسی از دیگر افراد متفاوت باشیم.
امروزه تلفن‌های همراه به عنوان ابزارهای ارتباطی چند کاره، گفت و گو ها و مکالمه های راه دور را برای ما آسان‌تر کرده‌اند، اما با وجود تمام این تغییرات و پیشرفت‌ها، تغیراتی در اصول و فرهنگ تلفن زدن و پاسخگویی به تلفن ها ایجاد نشده است، اما به دلیل تغییرات و پیشرفت های صورت گرفته باید بیش تر از گذشته به این موضوع اهمیت دهیم و مودبانه رفتار کنیم.
زمان مناسب در آداب تماس تلفنی
بر اساس یک قانون جامع و کلی بهترین زمان برای برقراری ارتباط تلفنی بین ساعت 9 صبح تا 9 شب است، البته در این مدت زمان باید مدت استراحت بعد از ظهر افراد را در نظر بگیریم، به عنوان مثال اگر مخاطب ما یک فرد کارمند است، بین ساعت 15 تا 18 بعد از ظهر نباید با او تماس بگیریم.
نکات مهمی که بر اساس زمان در تماس تلفنی باید رعایت شود عبارت است از:
- اگر مخاطب ما فرزندان کوچکی در خانه دارد، باید به ساعت خواب فرزندان او توجه داشته باشیم و پس از هماهنگی های انجام شده با او تماس بگیریم.
- اگر قصد داریم با اقوام و یا دوستانی که محل سکونت آن ها خارج از کشور است، تماس بگیریم، ابتدا باید به اختلاف ساعت دقت داشته باشیم.
- حتی اگر بدانیم که دوست صمیمی ما شب ها تا دیر وقت بیدار است، باز هم کار درستی نخواهد بود که با او تماس بگیریم.
- اگر قرار است با فردی تماس بگیریم که در منزل او سالمندی زندگی می کند، ابتدا بهتر است از قبل زمان تماس را با او هماهنگ کنیم.
- حتی اگر دوست ما در خانه به تنهایی زندگی می‌کند، باز هم ما این اجازه را نداریم که هر زمان که دوست داشتیم با او تماس بگیریم.
آداب و تکنیک‌های تماس و مکالمه تلفنی
قبل از هر چیز باید به این نکات توجه شود که تمامی آدابی که در گفت و گو های رو در رو رعایت و به کار گرفته می شود، باید در گفت و گو های تلفنی نیز رعایت شود.
1.بیان واضح و رسا داشته باشیم
لحن صحبت کردن ما باید به گونه ای باشد که فرد پشت خط به صورت واضح و رسا صدای ما را بشنود، زیرا در غیر این صورت افراد از هم صحبتی با ما خسته و کلافه خواهند شد، البته عده ی زیادی از افراد به این نکته توجهی نمی‌کنند، اما خوب است بدانیم، واضح صحبت کردن در تماس تلفنی از مهم‌ترین اصولی است که باید رعایت شود.
2.تن صدا
عده زیادی از افراد در هنگام تماس تلفنی عادت دارند با صدایی بلندتر از حالت نرمال صحبت کنند، در صورتی که انجام این کار باعث آزار و اذیت اطرافیان و فرد پشت خط می‌شود، اما عده ای دیگری نیز هستند که با صدایی آرام صحبت می‌کنند و این تن صدا فهم و درک مطلب را برای مخاطب بسیار مشکل می‌کند، در نتیجه باید تن صدای خود را به شیوه ی درست کنترل کنیم، به گونه ای که نه بیش از اندازه صدای ما آرام باشد و نه بیش اندازه بلند، البته باید توجه داشته باشیم که از یکنواختی در صحبت کردن بپرهیزیم، زیرا یکنواخت صحبت کردن در طول مدت مکالمه باعث کلافگی مخاطبان ما می شود و آن ها را خسته می‌کند، پس بهتر است به هنگام صحبت کردن به صدای خود اوج و فرود بدهیم تا از حالت یکنواختی خارج شود.
3.لبخند زدن
یاد بگیریم به هنگام مکالمه تلفنی با دیگران، لبخند زدن را فراموش نکنیم، این پیشنهاد برای بسیاری از افراد کاری مسخره به نظر می رسد، زیرا به عقیده ی آن ها لبخند زدن به طرف مقابل زمانی که او ما را نمی‌بیند، کار بسیار بیهوده‌ای است، اما این تفکر اشتباه است، زیرا اگر به هنگام صحبت کردن با تلفن لبخند داشته باشیم، فردی که پیشت خط حضور دارد به خوبی متوجه لبخند زدن ما می شود، به این دلیل که لبخند زدن در صدا و نحوه صحبت کردن ما تاثیر گذار خواهد بود.
4.استفاده از واژه‌های کلامی
برای این‌که به فرد پشت خط ثابت شود که ما در حال گوش دادن به صحبت های او هستیم، باید از برخی واژگان و عبارات درست به هنگام صحبت کردن استفاده کنیم. بسیاری از ما در مکالمات حضوری با لبخند زدن و یا تکان دادن سر توجه طرف مقابل را به خود جلب می کنیم، اما این امکان در مکالمه تلفنی برای ما فراهم نخواهد بود، پس بهتر است از جملاتی همانند: “بله، متوجه منظور شما هستم”، “البته”، ” خرف شنا درست است” در روند مکالمه خود استفاده کنیم و با انجام این کار به آن ها توجه نشان‌دهیم.
زمانی که ما سکوت می کنیم فرد مقابل ما احساس می کند که ما به حرف‌های او هیچ گونه توجهی نخواهیم داشت و از هم‌صحبتی با او لذت نخواهیم برد.
5.فکر کردن قبل از صحبت
قبل از شروع به صحبت کردن ابتدا لازم است به موضوع مورد بحث و حرف‌هایی که قصد بیان آن ها را داریم، خوب فکر کنیم، گاهی افراد پس از فکر کردن به این نتیجه می رسند که حالا زمان مناسبی برای صحبت کردن در مورد این موضوع نخواهد بود و یا بخشی از صحبت‌های آن ها نیاز به اعمال تغییرات دارد.
فکر کردن به نحوه صحبت و آن چه قرار است بازگو شود، قبل از تماس تلفنی، کار را برای ما راحت کرده و باعث می‌شود ما سریع‌تر و بهتر به هدف خود برسیم، همچنین از فراموش کردن محتوا جلوگیری خواهد شد. شاید لازم باشد صحبت‌های خود را به صورت خلاصه بر روی برگه ای یادداشت کنیم تا بتوانیم تمام نکات را بازگو کنیم.
