در دنیای امروز کارها به صورت تیمی و یا گروهی انجام می‌شود. چند فرد متخصص در حوزه های مشخص در کنار هم برای هدفی تلاش می کنند که ممکن است به تنهایی نتوانند به آن دست یابند. ممکن است با خود فکر کنیم مشکلات کار تیمی شامل چه حوزه هایی می شود؟
هر کاری که بخواهیم انجام دهیم قطعا معایبی نیز در کنار مزایای آن است و برحسب این که مزایا بیش از معایب است تصمیم به اجرا می گیریم. اما توجه داشته باشیم که گاهی عیبی کوچک یا معایبی که به ظاهر کم و ناچیز می‌آیند اثرات شگرفی دارند.
می توان قانون 80-20 را به عنوان مثال مطرح کرد که می گوید 20 درصد مشکلات 80 درصد از نا کارآمدی ها را سبب می‌شود. پس بهتر است همان قدر که به دنبال مزایای انجام کاری هستیم که خود را برای اجرای آن متقاعد کنیم معایب را هم در نظر بگیریم.
یکی از علت های که کار تیمی به خوبی پیش نمی رود این است که، منابع کمی برای انجام کار تیمی وجود دارد یا تمامی افراد یک تیمعلاقه مند هستند که تمامی کار ها را با هم انجام دهند. در یک تیم درست است که افراد گروه به یکدیگر کمک می کنند اما تمامی این افراد باید از یک شخص به عنوان مسئول آن گروه پیروی کنند.
عدم تمرکز بر کارها یکی از چالش های کار تیمی
در کارهای انفرادی افراد باید خودشان روی تک تک موضوعات ورود کنند چون کلیه امور را یک نفر انجام می دهد و بر جزئیات آن واقف است، پس در کار خود متمرکز تر خواهد بود. اما در کار تیمی ممکن است افراد یکدیگر را به عدم تمرکز متهم کنند که برای جلوگیری می توان در ابتدا برای اجرای هر کاری زمان هم تعیین گردد.
نکته مهم این است که افراد تیم باید بتوانند ارتباط موثری با هم برقرار کنند چرا که پایه و اساس هر مشکل در بحث ارتباطات اعضای تیم است.
چند نکته برای داشتن ارتباط موثر
برای داشتن ارتباط موثر به بررسی چند چالش معمول در یک تیم می پردازیم:
- بازدهی کم کار: در کار تیمی هم زمان باید چند نفر کار کنند و آن ها باید به هماهنگی و یکپارچگی برسند تا نتایج حاصل شود، خصوصاً در ابتدای امر بازدهی کار بسیار پایین و بعضا منفی خواهد بود. که شاید خسارت هایی را هم منجر شود.
- فقدان هویت در تیم: گاهی ممکن است اعضای تیم اعتماد کافی به هم برای انجام امور محوله را نداشته باشند، لذا تعهد و تلاش در آن ها برای نتایج مطلوب کم می‌شود و به هر بهانه ای کاری که به آن ها واگذار می‌شود را با تعلل و دلسردی انجام می‌دهند.
- جایگاه نامناسب برای اعضا: در پاره‌ای از زمان ها تقسیم وظایف برای اعضای تیم نادرست انجام می گیرد چرا که شناخت کافی از اعضای تیم و توانایی آن ها وجود ندارد. ممکن است فردی عهده دار کارهای مهم شود و مابقی وظیفه ای نداشته باشند. این امر باعث ناهماهنگی و عدم وحدت تیم می‌شود.
- حس رقابتی منفی: رقابت متعادل و معقول بین افراد تیم عامل مهمی در ایجاد انگیزه است، اما مشکل زمانی بروز می کند که با هدایت نادرست تیم این تلاش منفی تبدیل به هدف می‌شود و چند دستگی در تیم اتفاق می‌افتد که در نهایت کاهش کیفی کار تیمی را سبب خواهد شد.
- حسادت در تیم: از مشکلات مخرب در تیم است چرا که اولین چیزی که به ذهن اعضا می رسد این است که زحمات با ماست منافع با دیگری.
- عدم مسئولیت پذیری: گاهی اعضای یک تیم به یک اندازه احساس تعهد به تیم و یکدیگر ندارند و به سمت هر کی تصمیم گرفته خودش کار کنه می روند. مخصوصاً زمانی که آن چه را که می خواهند یا نظر آن ها بوده به اجرا در نمی آید بیشتر نمود پیدا می کند.
برای عدم بروز این مشکل بهتر است هدف ها را واضح مشخص کنیم. وظیفه هر فرد و همچنین نحوه رفتار آن ها با هم را برایشان معین کنیم. چرا که ابهام در کار مهم ترین عامل بی مسئولیتی است.
- نداشتن الگوی مناسب در تیم: یکی دیگر از مشکلات کار تیمی نداشتن الگوی مناسب کاری در قالب تیم است. معمولا در کارهای انفرادی افرادی هستند که که بتوانیم رهروی آن ها باشیم اما این که یک تیم کاری را الگوی کاری قرار دهیم تا بروز خطا و اشتباه کاهش یابد کاری بسیار دشوار است. اما می توانیم از هر کار موفق نکته‌ای را برداشته و در کارهای دیگر استفاده کنیم حتی گاهی می توان از الگوهای انفرادی برای برخی امور کار تیمی هم بهره برد.
- بی توجهی به اهداف: این یکی از چالش های کار تیمی است که به مرور گریبان گیر آن ها می‌شود و در مسیر کار اهداف کمرنگ می‌شود. چرا که حفظ منافع شخصی بر اهداف جمعی ترجیح داده می‌شود. این مشکل بیشتر در مواردی دیده می شود که امنیت شغلی وجود ندارد. که مدیریت این مشکل تنها بر عهده رهبر تیم است.
راه کار‌هایی برای غلبه بر چالش های کار تیمی
- مدیران را دشمن نبینیم: حسی که ما نسبت به آن ها داریم بی شک به مدیران انتقال یافته و آن ها هم به ما همین حس را خواهند داشت پس با این طرز نگاه نمی توان با آن ها ارتباط برقرار کرد.
- دنبال بهانه نباشیم: اگر دائم تکرار کنیم که این کار شدنی نیست یعنی در برقراری ارتباط با همکاران مشکل داریم.
اگر از هیچ یک از رؤسای خود راضی نبودیم یعنی در کسب رضایت از مدیران، انتظار غیر واقعی از آن ها و یا همکاران مشکلی وجود دارد، باید آن را اصلاح کنیم.
ارتباط ها به صورت کلامی، نوشتاری و شنیداری اثرات قابل توجه ای دارند.
استفاده از کلمات درست، به جا، ادای درست و بی کنایه جملات، همچنین باید در مورد نوشتن گزارشات و نامه ها دقت کنیم. جملات خبری، دستوری، تقاضا و… را درست بکار ببریم. مشکل بزرگ در ارتباط ها عدم توانایی افراد در شنیدن موثر است چرا که شنیدن و گوش فرا دادن را به نوعی به عنوان دستور و برای تحقیر کردن به ما آموخته اند.
ما می توانیم با همراه شدن با گوینده و توجه به او اثرات منفی را کم کنیم. گاهی نیز به عنوان گوینده باید ویژگی هایی را داشته باشیم تا فرد مقابل را متقاعد کنیم. برای مثال: برای حرف خود ابتدا و انتهایی لحاظ کنیم. با شنونده هم سطح شویم، بحث را جذاب کنیم، زبان بدن را در حین صحبت ابزار ارتباطی قرار دهیم.
اختلاف ها
ممکن است در رابطه با موضوعی تمامی افراد تیم نظر واحدی نداشته باشند، اما باید بیاموزیم که چگونه این اختلاف نظرها را مدیریت کنیم.
- احترام به نظرات یکدیگر.
- یاد بگیریم که کار تیمی نیازمند مذاکره است.
- بیاموزیم که در تیم کارها از حوزه انفرادی خروج یافته است.
باید بدانیم در تیم مجموعه ای از افراد با اهداف مشترک تلاش می‌کنند، پس برخورد آن ها با مشکلات باید هوشمندانه تر باشد تا اعتماد، تعهد، مسئولیت پذیری و حرکت رو به جلو تقویت گردد. در زیر به چند نمونه از راه حل هایی که می تواند مشکلات کار تیمی را حل کند می‌پردازیم.
- جلسات بازنگری: در این جلسات عملکرد‌ها بررسی می‌شود اگر مشکلی وجود داشته باشد طی این بررسی نمود پیدا کرده و می‌بایست حل شود.
- بازگشت به اصول کاری: وقتی اصول کار در اجرائیات انجام و رعایت نشود می‌تواند باعث مشکلاتی شود. البته گاهی در ابتدای کار که از مسیر خارج می‌شویم ممکن است خیلی مشکل ساز جلوه نکند، اما در نهایت با عادت کردن به این ناهنجار ها ممکن است فاجعه رخ دهد.
- راه حل های مستقیم: در جلسات کاری مشکل واضح بیان و به شکل روشن جواب داده می‌شود. و به وضوح به اجرا گذاشته می‌شود.
- مشکل یاب باشیم: این روش یعنی مشکلات کوچک یا بزرگی که در کار تیمی می بینیم را روی وایت برد یا هر برد دیگری یادداشت کنیم. مشکلات همواره جلوی چشم هستند و نا خودآگاه ذهن به سمت راه حل یافتن می رود به این ترتیب اتلاف وقت کمتری هم خواهیم داشت چرا که حتی زمان استراحت بین کار هم جلوی چشم کارمندان لیست بلندی از مشکلات وجود دارد که ذهن آن ها را برای یافتن راه حل پویا می‌کند.
باید در نظر داشته باشیم مشکل جز جدا نشدنی از هر کار است. اما موفق افرادی اند که با مشکلات ارتباط برقرار کرده و در پی راه حل‌های مناسب هستند، لذا با در نظر داشتن موارد گفته شده و روش های حل آن ها می توانیم بیاموزیم در یک تیم چگونه عمل کنیم تا بر چالش های کار تیمی واقف شویم.
مقالات مرتبط با این نوشتار :
