چطور برنامه ریزی دقیق تری داشته باشیم و کارها را تقسیم بندی کنیم؟

زمان پرنده ای است که از یک پنجره ی خانه ما داخل شده و از پنجره ی دیگر خارج می شود. ما هرگز نمی توانیم آن را در قفس کرده و نگه داریم. پس به آوازی که میان دو پنجره می خواند؛ گوش کنیم. این آواز سرود زندگی ماست .                                                                                                      ” گرد بایرون “

در گام های قبلی اشاره کردیم که وقتی می خواهیم به هدفی دست پیدا کنیم؛ آن را در سطح بالایی مجسم کرده و تصور کنیم که برای رسیدن به آن باید از پله های یک نردبان بالا برویم. این پله ها مراحلی هستند که ما باید برای رسیدن به هدفمان طی کنیم و مسلما درست ترین و مطمئن ترین کار این است که پله ها را یکی یکی بالا برویم. آیا تا به حال کسی را دیده اید که برای بالا رفتن از یک نردبان؛ از روی پله ی  اول به پله ی دهم بپرد؟!

برنامه ریزی به معنای بالا رفتن یکی یکی از پله هاست. برنامه ریزی مانع از این می شود تا ما اشتباها هوس کنیم از پله ی اول به دهم بپریم و خود را سرنگون کنیم. برنامه ریزی مانند یک چراغ قوه؛ فاصله ی میان پله ها را برای مان روشن می کند. وقتی ما توانستیم بدون عقب نشینی یا احیانا توقف در رسیدن به هدفی که داریم؛ حرکت کنیم قطعا در وقت هم صرفه جویی خواهد شد؛ زیرا از دوباره کاری؛ توقف های بی جا و یا فلج کل عملیات در امان هستیم.

برنامه ریزی دقیق نه تنها در اداره ی امور سازمان ها لازم است؛ بلکه لزوم آن در موارد کوچک و کم اهمیت زندگی هم احساس می شود. برای مثال ما قصد داریم به یک سفر خارج از کشور برویم. نردبان ما دارای چندین پله است که باید یکی یکی از آن ها بالا برویم.

پله اول: تصمیم گیری؛ پله دوم: تهیه هزینه سفر؛ پله سوم: تهیه گذر نامه؛ پله چهارم: اخذ ویزا؛ پله پنجم: خرید بلیت؛ پله ششم: بستن چمدان ها و پله هفتم: مراجعه به فرودگاه یا پایانه در زمان مناسب.

برنامه ریزی و انجام گام به گام برنامه؛ خطر اتلاف زمان را تا حد زیادی کم می کند.

آیا شما از آن جمله افرادی هستید که دوست دارند همه ی کارها را خودشان انجام بدهند؟!

قبل از جنگ جهانی دوم؛ یک کارخانه ی جوراب بافی در انگلستان؛ تجربه جالبی در کار دسته جمعی و تقسیم کار به دست آورد. حدود صد کارگر در این کارخانه کار می کردند و هر کدام یک جوراب را اندازه می زدند؛ می بریدند؛ کوک می زدند و چرخ می کردند.

تولید این کارخانه روزی هفتصد جوراب بود. تا این که مدیریت آن جا عوض شد. مدیر جدید میزهای بزرگی تهیه کرد که دور تادور آن ها چهل پنجاه تا کارگر می نشستند. سپس دستور داد تا یکی اندازه بزند؛ دیگری برش بزند؛ بعدی کوک بزند و آخری چرخ کند. بعد از یک ماه تولید این کارخانه به روزی سه هزار جوراب رسید.

اگر شما یک خانم خانه دار یا یک مدیر هستید؛ بهتر است بدانید تقسیم کار از اصول اولیه کنترل زمان است. ممکن است تصور این که دیگران نمی توانند کار را به خوبی شما انجام دهند و به اندازه شما مهارت ندارند درست باشد؛ اما در نظر داشته باشید تا وقتی که به کسی فرصت ندهید هیچ چیز را یاد نمی گیرد. شما هم قطعا برای کسب این مهارت فرصت کافی داشته اید و توانسته اید دست به آزمون و خطا بزنید.

تصور کنید اگر مدیری بخواهد خودش جوابگوی تلفن ها باشد؛ نامه ها را تایپ کند؛ جلسات را هماهنگ کند؛ با مشتریان قرار بگذارد و … چند ساعت در شبانه روز زمان لازم دارد؟! قطعا بیش از چهل ساعت در طول روز لازم است تا به تمام این کارها رسیدگی کند. اما با تفویض اختیار به دیگران ؛ هشت ساعت هم برایش کافی است.

متاسفانه تعداد زیادی از مردم بدون داشتن اطلاعات کامل؛ دست به کارهایی می زنند که جبران آن ها به راحتی ممکن نیست. مرد جوانی را می شناختم که علاقه بسیار زیادی به مهاجرت به کشورهای خارجی داشت و آن طور که خودش ابراز می کرد آرزویی جز رفتن نداشت و معتقد بود که کار و موفقیت در آن طرف مرز چشم انتظار اوست. او سه سال تمام برای اخذ ویزا تلاش کرد و در این مدت در هیچ جایی مشغول به کار نشد. بالاخره اقامت خود را گرفت و رفت ولی بعد از دو سال برگشت و دلیل برگشتنش را چنین توضیح داد:

« برای تخصص من کار وجود نداشت. چینی ها و هندی ها بازار کار را قبضه کرده بودند. این دو سال را در یک فروشگاه کار کردم؛ ولی دیگر برایم ارزشی نداشت. حداقل در کشور خودم یک مهندس هستم! » 

می خواستم به او بگویم که قبل از هدر کردن این پنج سال؛ با مراجعه به یک وکیل یا ملاقات با کسانی که از آن کشور برگشته بودند می توانستی از این مشکل آگاهی یافته و به چنین سفری دست نزنی. اما این حرف من نمک روی زخم پاشیدن بود.

تمام تلاش انسان های موفق در این است که از یک روز بیشترین استفاده را ببرند.

خصوصیات اطرافیان خود را بشناسید و بر اساس آن؛ تشویق شان کرده و فراموش نکنید که تشویق کردن و دلگرمی دادن هنر یک فرد موفق است.

اگر این هنر را داشته باشیم که رابطه ای مناسب با خانواده یا همکاران مان برقرار کنیم؛ قطعا در جلب اعتماد آن ها موفق می شویم. کاری کنیم تا کارمندان مان جرات کنند از ما در مورد کاری که بلد نیستند سوال کنند؛ نه این که از ترس سرزنش شنیدن با داشتن اطلاعات غلط و نداشتن مهارت کافی دست به کاری زده و آن را غلط انجام دهند.

۱. همین امروز یک کار را بین اعضای خانواده تقسیم کنید؛ فرضا برنامه ی شام بیرون را ترتیب داده و از هر کدام بخواهید که کار مشخصی را انجام دهند. یا کاری؛ مثل مرتب کردن خانه را بین اعضای خانواده تقسیم بندی کنید.

۲. اگر مایلید در کاری تخصص پیدا کنید؛ برنامه ای ترتیب دهید که در این هفته مقدار بیشتری اطلاعات در مورد آن جمع آوری کنید.

۳. امشب؛ درباره ی یکی از ویژگی های مثبت هر کدام از اعضای خانواده با آن ها گفت و گو کنید.

۴. در طول هفته اگر نکته ای جالب توجه درباره فردی مشاهده کردید مستقیما به او بگویید و تشویقش کنید.