چند نکته مهم در حوزه مدیریت زمان | چگونه زمان خود را مدیریت کنیم ؟

مدیریت زمان یا ( Time management ) در این دوره و زمانه به یکی از دغدغه های مهم تبدیل شده است.
نداشتن برنامه ریزی ممکن است منجر به این شود که یک سری از کارها ناتمام باقی بمانند و از اهدافی که در ذهن داریم دور تر شویم.
در این مقاله از سلسله مقالات مدیریت زمان در سایت توانا خواهیم آموخت مدیریت زمان چیست؟ و نکاتی از کتاب مدیریت زمان، اثر برایان تریسی و همچنین کلیپی از همایش تد از خانم Laura Vanderkam را با هم مشاهده می کنیم تا به کمک آن ها زمان را بهتر مدیریت کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

5 نکته طلایی برای مدیریت زمان

ابتدا به این توجه کنیم که چرا اساسا دچار کمبود زمان می شویم؟ دلایلی که ممکن است باعث کمبود زمان شویم عبارت اند از :

• کمبود انگیزه در زندگی
• نمی توانیم کارها را درست اولویت بندی کنیم
• می خواهیم همزمان چندین کار را با هم انجام دهیم
• بسیار کمال گرایانه رفتار می کنیم
• داشتن اهداف و آرزوهای غیر واقعی
• اشتباه در تصمیم گیری
• تنبلی بیش از حد
• ننوشتن فهرست روزانه انجام کارها

1. هدف های خود را مشخص کنیم

نکته بسیار مهم در بحث مدیریت زمان و جلوگیری از اتلاف وقت، همان طور که اشاره شد، این است که هدف هایی که در ذهن داریم را به درستی مشخص کنیم.

این اهداف باید قابل دسترسی باشند و از واقعیت به دور نباشند.
هدف را به روشنی برای خود ترسیم کنیم و راه رسیدن به هدف را بررسی کنیم. هزینه و نیاز هایی که در پیش داریم برای رسیدن به نقطه مورد نظر را بررسی کنیم، هم مالی هم غیر مالی.
از همه مهم تر، انگیزه خودمان را  برای رسیدن به این هدف بنویسیم و زمانی که فکر می کنیم به هدف خواهیم رسید را مشخص نماییم. این ها یکی از مهم ترین راه های مدیرت زمان هستند.

2. تقسیم بندی زمان

دومین راه حل این است که به مدت یک هفته، هر روز را به بخش های یک ساعته یا سی دقیقه تقسیم کنیم و بنویسیم که در هر بخش چه کاری انجام داده ایم.
بعد از مدتی خواهیم فهمیم که چقدر زمان هدر داده ایم و نتایج احتمالا ما را شوکه خواهد کرد.
این تکنیک نا خودآگاهِ ما را نسب به کارهای روزانه خود آگاه تر می کند و متوجه می شویم در طول روز چقدر وقت هدر داده ایم و این هدر رفتن صرف چه کارهایی شده بود.

3. بی دقتی در انجام کار

توجه زیاد به عامل سرعت، نباید باعث شود تا کیفیت کار تحت تاثیر قرار بگیرد.
برای انجام هر کاری باید زمانی مناسب به آن اختصاص داد. مطمئن باشیم که هیچ کار سریعی بدون عیب انجام نمی شود.
آقایی را می شناختم که در شرکتی مسئول تدارکات و انجام کارهای اداری خارج از دفتر بود. وقتی کار به او محول می شد تا در اداره ی دیگر به انجام برساند، همه می دانستند که هیچ کس به سرعت او نمی تواند آن کار را انجام دهد و همه نیز می دانستند که بدون شک یک امضا مهم را فراموش می کند، بنابراین او باید برای گرفتن امضا مجدد به محلی که رفته بود مراجعه می کرد و زمانی را که از دست می داد با زمان یک فرد عادی که نه عجله می کند نه اشتباه، برابر می شد.

اگر ما با عجله و حواس پرتی مشغول پخت و پز شویم و بعد از آن که قابلمه را روی گاز گذاشتیم، آن را فراموش کنیم و به انجام کارهای دیگر بپردازیم، غذای ما می سوزد و لازم است تمام مراحل را از اول تا آخر تکرار کنیم. در حالی که اگر ابتدا به انجام کاری بپردازیم، آن را تمام کرده و کار دیگری را شروع کنیم، زمان کمتری صرف می کنیم.

4. اطلاعات ناقص

اگر کسی را مامور کاری می کنیم، همه چیز را برای او به طور کامل توضیح دهیم. داشتن اطلاعات ناقص یا اشتباه باعث می شود که کار انجام شده به درد نخور باشد و لازم شود تمام مراحل آن از اول انجام شود. خودمان هم چنان چه می خواهیم کاری را شروع کنیم، ابتدا از تمام مراحل انجام آن کار اطلاعات دقیق و کافی کسب کنیم و سپس شروع کنیم، در غیر این صورت انجام آن کار بیش از حد طولانی شده یا در نیمه های آن متوقف می شود. حال اگر عده ی زیادی در حال انجام دادن آن باشند، وقت و انرژی تمام آن افراد هدر می رود. گاهی نیز لازم می شود تا قسمتی از یک کار به طور کامل تکرار شود که خود به هدر رفتن وقت و انرژی زیادی می انجامد.

5. وسواس در تصمیم گیری 

اگر قبل از شروع هر کاری به تمام زوایا و جوانب آن با دقت فکر کنیم، امکان اشتباه کردن به حداقل می رسد، اما نباید وسواس بیش از حد به خرج دهیم، چرا که باعث عقب افتادن و به تاخیر افتادن کارها می شود. اگر عده ای منتظر شروع یک پروژه باشند، تمام تلاش خود را به کار بگیریم تا مقدمات کار سریع تر انجام شود و وقت آن افراد هدر نرود، روزها و چه بسا ماه هایی را به بطالت نگذرانند. عدم تصمیم گیری به موقع، عوارض و زیان های گوناگونی دارد که اتلاف وقت یکی از آن ها است. 

 حتی اعتقاد داریم که « عجله » بیش از « تردید » ممکن است به کارها لطمه بزند. فقط وقتی که تصمیم خود را گرفتیم و جوانب را بررسی کردیم، دیگر دست دست نکرده و کار را شروع کنیم، با رعایت عواملی که ذکر کردیم، می توانیم از اتلاف وقت جلوگیری کرده یا حداقل در این خصوص تلاش کنیم.

« زمان تنها عاملی است که حقیقت چیزها را عیان می سازد.»

تمرین