چگونه برنامه ریزی موفق منجر به تحقق اهداف می شود؟

همه ما در طول زندگی هدف های روشن و مشخصی انتخاب کرده ایم، اما خیلی از اهداف با داشتن انگیزه و اراده محقق نشده اند، زیرا هدف گذاری با وجود نیروی اراده برای رسیدن به نقطه مطلوب در زندگی کافی نیست. اغلب افراد در ابتدای تعیین اهداف، اراده و انگیزه برای شروع و حرکت دارند، اما  این نیروهای محرک پس از مدتی از بین می روند و اهداف محقق نمی شوند که مهم ترین عامل در این ناکامی، فقدان برنامه ریزی درست و اثرگذار است.

استفن کاوی می گوید: “تعیین اهداف را متوقف کنید، اهداف تخیلی بیش نیستند، مگر این که شما برنامه خاصی برای دستیابی به آن ها داشته باشید!“

برنامه ای موفق است که موجب اقدامات مشخص و منظم در مسیر دستیابی به اهداف شود، اغلب مفهوم برنامه ریزی را انجام حجم انبوهی از اقدامات در طول روز می دانند در حالی که هدف از برنامه ریزی، مدیریت زمان و انجام اقدامات مشخص به ترتیب اولویت آن ها می باشد.

زمان، سرمایه ارزشمندی است که نه می توانیم آن را بخریم و نه برای آینده ذخیره کنیم، تنها می توانیم با انجام کارهای درست و موثر، ارزش زمان را در زندگی خود ماندگار کنیم، از این روی، برنامه ریزی مهم ترین عامل در دستیابی به زندگی مطلوب در زمان مشخص است.

آلن لاکین می گوید: “برنامه ریزی یعنی آوردن آینده به زمان حال، تا بتوانید در زمان حال برای آینده تان کاری انجام دهید.”

در نظر بگیرید قصد سفر از نقطه A به نقطه B را داریم و جزئیاتی از قبیل زمان حرکت، زمان رسیدن، مسیر سفر مشخص است. با وجود ترافیک جاده ای، آب و هوا و یا اشکالات احتمالی فنی خودرو، موقعیت دقیق خود را در هر لحظه در ابتدا نمی دانیم، اما هر بار که با مشکلی برخورد می کنیم راه حلی جهت رفع آن مشکل در نظر می گیریم که بتوانیم خود را به نقطه B برسانیم. در واقع در فرایند دستیابی به اهداف که حرکت از وضعیت موجود به مطلوب است، نیاز به طرح عملی و نقشه ی راه داریم.

آنتوان دوسنت اگزوپری می گوید: “یک هدف، بدون برنامه ریزی تنها یک آرزوست.”

مراحل اصلی برنامه ریزی موفق

فرایند برنامه ریزی به کمک زمانبندی فعالیت ها، کمک می کند که در زمانی که در اختیار داریم اولویت های زندگی خود را به انجام رسانده و به اهداف اصلی برسیم، برنامه ریزی درست و موثر موجب می شود که به فعالیت های در دست انجام واقع بینانه تر نگاه کرده و بررسی کنیم که با زمانی که در اختیار داریم چه میزان از اقدامات را می توان به انجام رسانده و در طول روز، هفته و ماه به کجا باید برسیم، به کمک این مهارت زمان کافی برای انجام کارهای اصلی و مهم خواهیم داشت.

اکنون که به اهمیت برنامه ریزی در تحقق اهداف و دستیابی به زندگی ایده آل پی بردیم در ادامه به مراحل و تکنیک های کلیدی، جهت داشتن برنامه ریزی موفق می پردازیم.

اولویت بندی برنامه ها

بسیاری از افراد قادر نیستند تمام برنامه ها و اقدامات روزانه، هفتگی و یا ماهانه را به انجام برسانند و دائما زمان کم می آورند، مشکل این افراد در عدم اولویت بندی است. اولویت بندی، تعیین اقدام و یا اقداماتی است که با انجام آن ها بزرگ ترین و با اهمیت ترین کار خود را به انجام رسانده و بیشترین بازدهی را دریافت خواهیم کرد و در صورت عدم انجام آن کار، تبعات و هزینه های قابل توجهی متوجه ما خواهد بود.
تمامی افراد موفق، عادت دارند که هر روز مهم ترین و اصلی ترین کار خود را به انجام برسانند بی آن که زمان خود را صرف کارهای کم اهمیت کنند، پس از انجام آن کار مهم به ترتیب سراغ دومین، سومین و در نهایت آخرین کار در لیست برنامه ریزی می روند، ما نیز باید این عادت را از طریق تمرین و تکرار در خود ایجاد کنیم تا زمانی که جزئی از رفتارهای جدا نشدنی شود.

زمانی که کاری را صرف نظر از کوچکی یا بزرگی آن به طور کامل به انجام می رسانیم، مغز ماده ای به نام اندورفین ترشح می کند که باعث ایجاد احساس شادی، آرامش و اعتماد به نفس می شود، هر چقدر این کار بزرگ تر و مهم تر باشد اندورفین بیشتری ترشح شده و احساس رضایت و شادی عمیق تری در فرد ایجاد می شود، وقتی که به این لذت درونی وابسته شویم عادت می کنیم که به سراغ کارهای بزرگ و مهم رفته و آن ها را به طور کامل به انجام برسانیم.

مدیریت کردن وقفه ها

با توجه به تنوع شرایط و محیط هایی که در طول روز با آن ها مواجه هستیم و از سویی دیگر وجود دنیای مجازی و شبکه های اجتماعی که به طور میانگین هر 12 دقیقه فرد را به سوی خود می کشاند، همچنین وقوع اتفاقات غیر منتظره، نظم و تمرکز ذهنی را به دفعات پراکنده می کند و موجب وقفه در انجام برنامه های روزانه می شود.

طبق تحقیقات صورت گرفته به طور میانگین به ازاء هر وقفه، حدودا 23 دقیقه زمان لازم است تا ذهن به شرایط عادی برگردد، بنابراین اگر میزان زمان صرف شده وقفه ها را در عدد 23 ضرب کنیم کل زمان از دست رفته بدست می آید.

وقفه هایی که بی رویه و پشت سر هم در طول روز رخ می دهند وقت ما را تلف می کنند از این روی شناسایی حدودی وقفه ها و مدیریت آن ها، موجب می شود ضمن به حداقل رساندن این شرایط، زمان کمتری نیز برای این بخش در نظر گرفته شود، تا در زمان وقوع شرایط اضطراری و یا پیش بینی نشده امکان تغییر برنامه و حل مسأله وجود داشته و برنامه انعطاف پذیر و تغییر پذیر باشد.

تجزیه و تحلیل برنامه ها

پس از برنامه ریزی جهت دستیابی به هدف، باید میزان “وقت آزاد” جهت مطالعه و رشد فردی ، استراحت و تفریح به اندازه کافی وجود داشته باشد. در صورتی که وقت آزاد چندانی در لیست روزانه و هفتگی باقی نمانده باشد باید به عقب برگشته و مراحل 2 و 3 را بازنگری کنیم. کارهایی که امکان انجام توسط ابزارهای دیجیتال دارند و یا امکان به تعویق انداختن و یا برون سپاری دارند را مشخص کنیم. هر چقدر بتوانیم در زمان صرفه جویی کنیم امکان انجام کارهای بیشتر در حوزه های مختلف چرخ زندگی را خواهیم داشت.

چگونه برنامه ریزی موفق، با تهیه چک لیست اجرایی می شود؟

زمانی که اهداف اصلی تعیین شدند باید برای هر یک از اهداف، لیست اصلی تهیه شود. این لیست شامل اقداماتی است که برای رسیدن به مقصد نیاز است، هر چقدر این لیست کامل تر باشد نتیجه و خروجی حاصل از اجرایی شدن آن کارآمدتر و موثرتر خواهد بود. برنامه ریزی مناسب، پیش از شروع کار، از بهره وری پایین جلوگیری می کند، یکی از مهم ترین قوانین مسیر موفقیت، قانون 90/10 می باشد، بر اساس این قانون، 10 درصد اولیه از زمانی که به برنامه ریزی اختصاص می دهیم، 90درصد در زمان اجرای برنامه، صرفه جویی می شود. در لیست اصلی، برنامه ها و ایده های استانداردی که باید از ابتدا تا انتهای مسیر منظم و منطقی به انجام برسانیم را یادداشت می کنیم، محتوای لیست اصلی بر اساس اولویت و ترتیب در لیست های ماهانه، هفتگی و روزانه، سازماندهی می شود.

لیست ماهانه برنامه ریزی

این لیست شامل فعالیت ها، اقدامات و ایده هایی است که از ابتدا تا انتهای ماه باید به انجام برسد، برنامه های این لیست از لیست اصلی تهیه شده و به تدریج بر اساس نیاز کامل می شود.

لیست هفتگی برنامه ریزی

افرادی که در پایان هر هفته عادت به تهیه لیست هفتگی برای هفته پیش رو دارند به نحو چشمگیری بهره وری بیشتری را در زندگی تجربه می کنند، در لیست هفتگی، برنامه ریزی برای کل هفته مشخص شده و به مرور در طول هفته بر اساس نیاز و شرایط تکمیل می شود.

لیست روزانه برنامه ریزی

برای این که تصویری روشن و دقیق از عملکرد و میزان پیشروی خود داشته باشیم، باید لیست روزانه ای از اقدامات و برنامه های ثبت شده در لیست هفتگی تهیه و در طول روز با انجام هر یک از اقدامات، کنار آن ها را علامت بزنیم، در پایان یک روز لیست روزانه برای روز بعد تهیه می شود، در این لیست هر کار ناتمام و انجام نشده ی روز قبل و کارهایی که باید در آن روز انجام شود یادداشت شده و زمانی که به موضوع جدیدی برخورد می کنیم، پیش از انجام باید به لیست اضافه شود.
طبق مطالعات صورت گرفته عملیاتی کردن لیست روزانه، تا 25 درصد کارایی و اثربخشی ما را افزایش می دهد، این لیست علاوه بر فعالیت ها و اقدامات آن روز می تواند شامل جملات تاکیدی، شکرگزاری، تجربیات و رویدادهای مثبت آن روز باشد.

اصول مهم برنامه ریزی چیست؟

برنامه مشخص می کند چه کاری، چه زمانی، چگونه و توسط چه شخصی به انجام برسید. برنامه ریزی موجب می شود مسافت بین جایی که هستیم و مکانی که می خواهیم به آن جا برسیم را بسنجیم و برای طی کردن آن مدت زمان و گام مشخص تعیین کنیم، با این فرایند عدم اطمینان و عدم قطعیت نسبت به آینده کاهش می یابد.
در ادامه اصول مهم جهت تاثیرگذاری برنامه ریزی تشریح می شود.

اصل هدف گرایی:
برنامه ریزی تحقق اهداف را راحت تر می کند، برنامه ریزی از طریق برنامه های بلندمدت و کوتاه مدت، مسیر دست یابی به اهداف را مشخص می کند.

اصل عوامل محدودکننده:
طی فرایند برنامه ریزی باید عوامل محدود کننده در نظر گرفته شوند.، زیرا منابع همواره محدود هستند و باید راهکاری جهت رفع محدودیت ها و تمرکز مشخص شود.

اصل سازگاری:
برنامه ریزی باید به گونه ای باشد که به دلیل تغییرات محیطی، امکان تغییر برنامه وجود داشته باشد، زمانی که برخی از تغییرات در محیط پیرامون شکل می گیرد، اتفاق ها افراد را مجبور می کند تا برنامه ریزی های خود را تغییر دهند.

اصل پایش:
افراد باید پیوسته برنامه های خود را بررسی کنند که آیا به درستی پیش می روند؟ چه نوع فعالیت هایی جهت دستیابی به اهداف لازم است؟ در صورتی که برنامه در جهت دستیابی به اهداف از قبل تعیین شده نباشد، باید تغییر یابد.

اصل تعهد:
تعهد، به تعیین طول دوره برنامه ریزی کمک می کند، برنامه ریزی باید به گونه ای انجام شود که انجام تعهدات در یک بازه زمانی مشخص را تعیین کند.

اصل برنامه ریزی:
هر یک از فعالیت های مسیر موفقیت نیازمند برنامه ریزی است، برنامه ریزی زمینه ساز اجرا بوده و تمامی عملکردها باید از برنامه ریزی تبعیت کنند، از این روی باید تمامی تمرکز و توجه خود را صرف برنامه ریزی موثر کنیم.