4 عامل کلیدی در برنامه ریزی موفق کدام است؟

همه ما در محیط اطراف خود افرادی را دیده‌ایم که کسب و کار جدیدی آغاز کرده اند، اما آن کسب و کار مدت زمان زیادی دوام نیاورد و از بین رفت و در مقابل نیز کسب و کارهایی را شاهد هستیم که سالیان سال از عمر آن ها می گذرد و موفقیت‌های چشم گیری در کارنامه خود دارند، به نظر شما دلیل ماندگاری و توسعه این کسب و کارها چیست؟

اگر با صاحبان کسب و کارها گفت و گو کنیم، خواهیم یافت که افرادی در کار خود موفق بودند که کارشان را با مطالعه، تحقیق و برنامه ریزی آغاز کرده و تمامی فرآیندها و اقدامات اصلی را در زمان مربوط به خود لحاظ کردند و افرادی که بدون برنامه ریزی مشخص وارد عرصه شدند، شکست خوردند و میدان رقابت را ترک کردند.

الک مکنزی می گوید:“ دست به کار شدن بدون برنامه ریزی زمینه ساز اصلی همه شکست ها است“.

پر واضح است که شروع هر فعالیتی آسان تر از خروج از آن فعالیت است، بنابراین مدت زمانی که صرف مطالعه، اندیشیدن و برنامه ریزی دقیق می کنیم، مهم تر از شروع و انجام آن فعالیت است، در ادامه با تکنیک هایی جهت برنامه ریزی موفق آشنا می شویم.

1.صرفه جویی در منابع

تمام موفقیت‌های بزرگ افراد به واسطه برنامه های مکتوب، روشن و واضح حاصل شده است.
برایان تریسی می‌گوید:” هر دقیقه ای که صرف برنامه‌ریزی شود ۱۰ دقیقه در زمان اجرا صرفه‌جویی خواهد شد.”
اقدام بدون برنامه ریزی، یعنی به استقبال شکست رفتن و هدر دادن زمان، انرژی و پول، افراد موفق با برنامه‌ریزی درست از عملکرد اشتباه جلوگیری کرده و در منابع خود صرفه جویی می‌کنند، در واقع در فرایند برنامه‌ریزی، بر اساس مطالعه، ارزیابی و تحلیل به مسیر رسیدن به هدف می اندیشیم که چه گام‌هایی برای رسیدن به مقصد نیاز است که برداریم، همچنین اشتباهات و خطاهایی که می‌تواند ما را از اهداف خود دور کند شناسایی می کنیم و اقدامات پیشگرانه جهت حذف این اشتباهات و نقاط ضعف برنامه به انجام می رسانیم.

خوشبختانه برنامه‌ریزی مهارتی است که می‌توان آن را آموخت و با تکرار و تمرین به عادت تبدیل کرد و تسلط لازم را در این زمینه به دست آورد.

2.تعیین عوامل محدود کننده

پس از آن که فهرستی از تمام فعالیت‌های خود جهت رسیدن به هدف نوشتیم، در مرحله ی بعد اولویت‌ها را تعیین کرده و مشخص می کنیم کدام فعالیت از فعالیت‌های دیگر با اهمیت‌تر است، در مرحله سوم توالی کارها را تعیین می‌کنیم، یعنی مشخص می کنیم که کدام کار باید در ادامه کار اول انجام شود و به همین ترتیب ادامه می‌دهیم.
در مرحله چهارم، عوامل محدود کننده را شناسایی می کنیم، واقع بین بودن و پیش‌بینی موانع مسیر و برنامه‌ریزی برای رفع آن ها نقش مهمی در دستیابی به اهداف دارد، یکی از موانع اصلی در مسیر اهداف، بهایی است که برای دستیابی به هدف باید بپردازیم، اغلب افراد پذیرای این هزینه نیستند، در نتیجه در ابتدا و یا میانه راه هدف خود را رها می کنند.
همه ی انسان ها دوست دارند کسب و کار ایده آلی داشته باشند، از سرمایه‌های مالی و اجتماعی غنی برخوردار باشند، مهارت های خاص و ویژه در خود شکل دهند، صاحب مدال طلای مسابقات ورزشی و علمی شوند، اما تعداد بسیار کمی از این افراد هستند که حاضرند از منطقه امن خود خارج شده و سختی و دشواری های مسیر را متحمل شوند و زمان، انرژی و هزینه های مالی لازم جهت رسیدن به اهداف را بپردازند.
بنابراین اولین شرط در رویارویی با موانع و تهدیدات مسیر موفقیت، پذیرش بهایی است که باید بپردازیم، با این پذیرش هر مانعی که شناسایی کنیم دیگر عامل محدود کننده نخواهد بود، بلکه به عنوان بخشی از فرآیند هدف هستند که باید برای آن ها برنامه‌ریزی کنیم.
در حقیقت عدم شناسایی موانع است که می‌تواند کارکرد محدود کننده داشته باشد و در مسیر رسیدن به هدف مشکل جدی ایجاد کند، برنامه‌ریزی ما هر چه دقیق تر و شفاف تر باشد، بیشتر می توانیم از منابع و فرصت‌های موجود بهره ببریم.
تصمیم گیری درست در انتخاب اهداف و برنامه ریزی در جهت رسیدن به آن خواسته‌ها و اجرای برنامه تدوین شده، فرمول موفقیت شخصی را تشکیل می دهد.

3.انتخاب های درست

دارن هاردی می‌گوید: ” تمام زندگی ما تا پایان، مجموع کل انتخاب هایی است که می کنیم.”
ما در طول روز از صبح که بیدار می شویم تا شب که بخواب برویم، هر لحظه در حال انتخاب و  تصمیم‌گیری هستیم در حالی که اصلاً متوجه این عمل خود نخواهیم بود، درست مانند نفس کشیدن که هر لحظه به طور غیر ارادی در حال تنفس آن هستیم و اصلا توجهی به این فرایند نداریم.
انتخاب‌ها و تصمیمات ما انسان ها در زندگی منجر به تفاوت کیفیت زندگی و مسیری است که طی می‌کنیم، در واقع کیفیت انتخاب‌های ما موفقیت یا ناکامی ما را در زندگی رقم می زنند.

یکی از تفاوت‌های اساسی افراد موفق و عادی، نحوه انتخاب های شان است. انسان های موفق انتخاب‌های خود را آگاهانه، هوشمندانه و بر اساس خواسته های قلبی و اهداف خود انجام می دهند، اما افراد عادی اغلب کارهای خود را از روی عادت و به صورت ناخودآگاه انجام می‌دهند و اصلا متوجه انتخاب ها و مسیری که در آن قرار می‌گیرند، نیستند.
توانایی انتخاب و سازماندهی درست وظایف و امور ارزشمند روزانه به طور یقین ما را به اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود خواهد رساند، این که امروز در چه موقعیتی هستیم، نتیجه انتخاب ها و تصمیماتی است که در گذشته اتخاذ کرده ایم، برای این که زندگی بهتری را تجربه کنیم، باید انتخاب های بهتری داشته و تصمیماتی بگیریم که ما را هر لحظه به اهداف مان نزدیک تر کند.

تنها راهکار برای تشخیص درستی یا نادرستی انتخاب ها این است که این عادت سازنده را در خود ایجاد کنیم که همواره در زندگی اهداف مشخصی را تعیین کنیم و سپس تمامی انتخاب های خود را در جهت رسیدن به آن اهداف معطوف کنیم.
شکل گیری این عادت ضمن افزایش ضمانت درستی انتخاب ها، در زمان مصرفی جهت رسیدن به هدف، صرفه جویی خواهد کرد. نکته مهم در مدیریت زمان این است که، ما با بهترین انتخاب ها، تصمیم ها، انضباط شخصی و کنترل خود می توانیم زمان را مدیریت کنیم.

پس از تعیین اهداف، باید به برنامه ریزی و اولویت بندی فعالیت ها بپردازیم، بسته به شرایطی که در آن قرار داریم یک هدف و برنامه خاص باید مورد توجه و انتخاب قرار گیرد، در واقع مدیریت زمان با اجرای این نکته تحقق می یابد، به طور مثال زمانی که در محیط کار هستیم، ارتقاء شغلی می تواند هدف والای ما باشد و در لحظه‌ای که در محیط خانه هستیم حفظ آرامش و ارتباط موثر با اعضای خانواده و موفقیت تحصیلی فرزندان می تواند در اهداف مقدم باشد، زمانی که در حال ورزش هستیم حفظ سلامتی و رسیدن به تناسب اندام هدف آن لحظه است.
نکته مهم این است که در هر لحظه بسته به شرایط زمانی و مکانی که در آن قرار داریم، باید مهم ترین هدف را در نظر بگیریم، برای موفقیت نیازمند تمرکز عمیق هستیم و فکر کردن به چندین هدف در آن واحد آرامش و تمرکز ما را خواهد گرفت، در نتیجه زمان و انرژی ما هدر خواهد رفت.

4.جداسازی کارهای اضطراری در برنامه ریزی

کارهای اضطراری، کارهایی هستند که از رفتارهای محیط بیرون نشأت می گیرند و در جهت اهداف ما نیستند، اما باید سریع‌تر به انجام آن بپردازیم، با نگاهی دقیق به اقدامات روزانه خود می بینیم بخش قابل توجهی از زمان ما صرف انجام کارهای اضطراری می‌شود، مثل تماس‌های تلفنی، پاسخ به نامه ها و جمع آوری گزارش جهت ارائه به مقام بالا دست، در مقابل کارهایی هستند که کارهای مهم و با اهمیت قلمداد شده که مربوط به اهداف بلندمدت هستند، مانند مطالعه، برنامه‌ریزی، شرکت در دوره آموزشی و پژوهش در جهت ارتقاء جایگاه شغلی.

با توجه به نتایج و بازخورد کارها می توانیم به میزان اهمیت آن کار پی ببریم، کارهای مهم و با ارزش کارهایی هستند که انجام یا عدم انجام آن تبعات جدی به همراه دارد و هر چقدر پیامدهای اقدام و یا کاری مهم تر باشد، اهمیت آن کار بیشتر خواهد بود، بنابراین باید زمان بیشتری صرف انجام کارهایی کنیم که در زندگی برای ما پیامد جدی به همراه دارند.

باید در نظر داشته باشیم که انجام یک کار، یعنی حذف زمان لازم برای انجام کار های دیگر، در نتیجه حذف آن کار است. انتخاب هوشمندانه و آگاهانه توالی کارها، یعنی این که بررسی کنیم کدام کار اول، کدام کار دوم و چه کاری اصلاً انجام نشود، گاهی انجام ندادن و حذف یک کار و یا کنار گذاشتن یک هدف، تأثیر به سزایی در کیفیت زندگی ما ایجاد خواهد کرد.