هم افزایی الکترونیکی چیست؟ در این مقاله به هم افزایی الکترونیکی می پردازیم.
هم افزایی الکترونیک چیست؟
مزایای هم افزایی الکترونیکی در سازمان ها چه می باشد؟
اجزای سیستم هم افزایی الکترونیکی؟
اجزای مدیریت منابع انسانی الکترونیک؟
اهداف مدیریت منابع انسانی الکترونیک؟
تاثیرات مدیریت منابع انسانی الکترونیک بر نقش های منابع انسانی؟
انواع مدیریت منابع انسانی الکترونیک؟
هم افزایی الکترونیکی متفاوت و توسعه یافته از دیگر سیستم های اطلاعاتی است در حالیکه دیگر سیستم ها متناسب با نوع وضعیت و ماهیت سازمان استفاده و با توجه به وظیفه ایی که دارد در سازمان نصب و راه اندازی می شوند(همانند سیستم حسابداری، مدیریت منابع انسانی و برنامه ریزی منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری CRM و مدیریت زنجیره تامین) اما هم افزایی الکترونیک یک سیستم اداری پیشرو جامع مبتنی بر شبکه وب و در واقع نوع گسترش یافته سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی است که همه سیستم های فوق را به صورت زیر سیستم در خود جای داده است و به وسیله آن همه اطلاعات بین افراد توزیع می شود این سیستم، سازمان را قادر می سازد تا همه فرآیندها و عملیاتهایش را از قبیل مدیریت روابط با مشتری، سرویس خدمات مشتری، جریان الکترونیکی کار، مدیریت دانش و اسناد ومدارک، بازاریابی و برنامه های فروش، استخدام و برنامه ریزی منابع مدیریت کند در واقع هم افزایی الکترونیک یک راه حل مدیریتی کسب و کار مبتنی بر وب است که افراد، فرآیند و دانشی که برای سازمان مهمتر است را فراهم می کند. مزایایی که این نحوه اندیشیدن و نگاه به مسائل به دنبال دارد عبارتند از:
ـ بازگشت سریع تر سرمایه و کاهش هزینه
ـ دسترسی سریع تر و بهتر به اطلاعات
ـ بهبود تصمیم گیری
ـ تعامل شخص با مشتری و عرضه کنندگان مواد اولیه
ـ روابط تجاری قویتر
ـ جهت دهی درست و مناسب به فرآینده کسب و کار
از مزایای مهم هم افزایی الکترونیک آن است که هم کاربر داخلی و هم خارجی این امکان را دارند تا با ورود به این وب گاه و بصورت بهنگام به هر نوع اطلاعات در هر ساعتی از شبانه روز که نیاز دارند دست یافته و تصمیم مناسب را بگیرند بخش های مختلف این سیستم هر زمانی که اراده نمایند می توانند وارد بخش های دیگر شده و از اطلاعات موجود استفاده نمایند.
سیستم های هم افزایی الکترونیکی شامل اجزای زیر می باشد:
ـ مدیریت منابع انسانی الکترونیک
ـ سیستم پشتیبانی الکترونیک
ـ مدیریت ارتباط الکترونیک با مشتری
ـ جریان کار الکترونیک
ـ مستندات الکترونیک
ـ پروژه الکترونیک
ـ سیستم مالی الکترونیک
مدل مفهومی هم افزایی الکترونیک (منبع: Babaei nivlovei 2014)
همان طور که اشاره شد، مدیریت منابع انسانی الکترونیک یکی از اجزای هم افزایی الکترونیک و در واقع مهمترین جزء آن می باشد.
هم افزایی الکترونیکی – اجزای مدیریت منابع انسانی
برای نشان دادن اجزای مدیریت منابع انسانی الکترونیک تحقیقی توسط استروهمیر (Strohmeier, 2007) انجام شده است که با بررسی تمامی ادبیات مربوط به مدیریت منابع انسانی الکترونیک، اجزای آن را در مدل زیر بدین شرح بیان نموده است. این چهار چوب بین محتوا، قالب و طرح و نتایج مدیریت منابع انسانی الکترونیک است، در حالیکه قالب و نتایج ممکن است توسط عوامل محتوایی تعدیل شده و یا به همان صورت مورد استفاده قرار گیرد البته مدیریت منابع انسانی الکترونیکی یک پدیده چند سطحی بوده و دارای ماهیتی عینی می باشد و بازیگران انفرادی در درون گروه هایی در سازمان با یکدیگر تعامل داشته و در عین حال با سایر سازمان ها سر و کار دارند. در مناسبترین و مربوط ترین سطوح، چهارچوب عموماً بین افراد با سطوح خرد و کلان محتوا، پیکره بندی و قالب و نتایج و پیامدها تمایز قائل می شود.
شکل: اجزاء مدیریت منابع انسانی الکترونیک
عوامل محتوایی بطور واضح در ارتباط با مدیریت منابع انسانی الکترونیک می باشد بطور مثال دسترسی انفرادی به کامپیوتر با نگرش گروه های همکاران می تواند باعث ایجاد عوامل محتوایی شود، در حالیکه سطوح سازمانی ممکن است در اثر عوامل محتوایی مثل شرایط فرهنگی یا قانونی تحت تاثیر قرار گیرد.
بازیگران مدیریت منابع انسانی الکترونیک، کسانی هستند که برنامه ریزی، اجرا و عملکرد مدیریت منابع انسانی الکترونیک را برعهده دارند و لذا نقش کلیدی بر عهده دارند، مثل: کارشناسان منابع انسانی، مدیران صف، کارمندان، مشاوران و متقاضیان. لازم به ذکر است که توجه به بازیگران فردی(خصوصاً عکس العمل آنها در قبال مدیریت منابع انسانی الکترونیک، ترجیحات آنها، ادارکات آنها از تصویر ذهنی وجذابیت و پذیرش یا رضایت آنها) مهم است. در کنار بازیگران انفرادی سطوح خرد، بازیگران گروهی و جمعی مثل گروهها، واحدهای سازمانی و حتی کل سازمان مورد بررسی قرار می گیرند.
استراتژی مدیریت منابع انسانی بعنوان بخشی از استراتژی منابع انسانی کارکردی به هدف گذاری سازنده و پیاده سازی و اجرا مدیریت منابع انسانی الکترونیک اشاره دارد. فعالیت های این سیستم نیز شامل فعالیت های ساده منابع انسانی مثل استخدام، گزینش، آموزش و جبران خدمات و… می باشد که در صدد تدارک و استقرار منابع انسانی مورد نیاز است اگر چه مدیریت منابع انسانی یک رشته غیر فنی است فناوری مدیریت منابع انسانی الکترونیک مثل پورتال های سیستم های سلف سرویس نیز باید مورد توجه قرار گیرند نتایج سطوح خرد با تاثیرات فردی نظیر رضایت یا پذیرش کاربر در ارتباط است.
هم افزایی الکترونیکی – اهداف مدیریت منابع انسانی الکترونیک
اهداف مختلفی برای به کارگیری فناوری مدیریت منابع انسانی الکترونیک وجود دارد موارد زیر از عمده ترین اهداف بکارگیری و استقرار این فناوری محسوب می شود:
1ـ بهبود استراتژیک منابع انسانی:
یکی از اهداف فناوری مدیریت منابع انسانی الکترونیک، افزایش گرایش استراتژیک سیستم منابع انسانی است. استفاده گسترده از فناوری اطلاعات، تخصص و حتی تفکر متخصصان منابع انسانی را تحت تاثیر قرار داده است. بطوری که انتظار می رود با استفاده از این فناوری، متخصصان منابع انسانی زمان بیشتری را برای بهبود سازمان صرف کنند.
2ـ کاهش هزینه/ افزایش کارآیی:
با بکارگیری مدیریت منابع انسانی الکترونیک، کارکنان واحد منابع انسانی زمان بیشتری برای انجام نقش های کلیدی به جای فعالیت های کاغذ بازی اداری دارند.
3ـ بهبود خدمات مشتریان:
به طور کلی هدف عمده سازمان هایی که در مدیریت منابع انسانی الکترونیک سرمایه گذاری می کنند بهبود نقش استراتژیک مدیریت منابع انسانی و کاهش فعالیت های اداری کارکنان منابع انسانی و بهبود رضایت کارکنان است.
دوره پیشنهادی: دوره مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
تاثیرات مدیریت منابع انسانی الکترونیک بر نقش های منابع انسانی
انتقال از مدیریت منابع انسانی سنتی به مدیریت منابع انسانی الکترونیک تاثیرات زیادی بر روی نقش مدیریت انسانی دارد، مدیریت منابع انسانی الکترونیکی جدا از کاهش قابل توجه در هزینه و زمان و انتقال فعالیت های اجرایی از واحد منابع انسانی به خود کارکنان، می تواند افزایش تاکید بر منابع انسانی به عنوان شریک استراتژیک، که چالش اصلی آن جذب، توسعه و نگهداری کارکنان متعهد برای سازمان می باشد. را به همراه داشته باشد.
اولین تاثیر حرکت از مدیریت منابع انسانی سنتی به مدیریت منابع انسانی الکترونیک این است که کارکنان منابع انسانی را قادر می سازد بر روی فعالیت های استراتژیک و دارای ارزش افزوده متمرکز شوند.
کارهای اجرایی و کاغذ بازی کمتر به کارکنان منابع انسانی این فرصت را می دهد که کارکرد های استراتژیک حرفه خود را بیشتر توسعه دهند از طرف دیگر این ممکن است به این معنا باشد که متخصصان منابع انسانی کمتری مورد نیاز است چرا که مدیریت منابع انسانی الکترونیکی افراد شاغل در سطح میانی منابع انسانی را حذف می کند بنابراین تاثیرات مدیریت منابع انسانی الکترونیکی بر روی حرفه منابع انسانی می تواند هم یک تهدید و هم یک فرصت باشد.
ثانیا مدیریت منابع الکترونیکی از طریق سلف سرویس باعث افزایش درگیری کارکنان و مدیران در اقدامات منابع انسانی می شود. انتشار دانش باعث می شود که متخصصان منابع انسانی برای حفظ نقش مشاوره ایی ـ توصیه ایی خود با چالش به روز آوری مستمر دانش در حوزه تخصصی روبرو شوند.
ثالثا، مدیریت منابع انسانی الکترونیکی چیزی فراتر از فناوری است و برای بهره مندی کامل از مزایای توسعه و پیاده سازی مدیریت منابع انسانی الکترونیک. متخصصان شایسته ایی را می طلبد. فناوری به نوبه خود می تواند از نظر ارزش خنثی باشد اما نحوه استفاده از آن می تواند بر نقش منابع انسانی به طور چشمگیری تاثیر گذار باشد.
ابزارهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک این قابلیت را دارند که منابع انسانی را به یک شریک استراتژیک تبدیل کنند اما این حرکت خالی از مشکلات نیست برای حرکت به سطح سوم مدیریت منابع انسانی الکترونیک (تحول در وظایف منابع انسانی) لازم است فرصت های بهبود را در پنج حوزه زیر شناسایی کنیم:
1ـ فرآیندهای منابع انسانی
2ـ کارکنان منابع انسانی و شایستگی های آنان
3ـ فرهنگ سازی منابع انسانی
4ـساختار منابع انسانی
5ـ فناوری مورد استفاده
بنابراین، در بلندمدت پذیرش مدیریت منابع انسانی الکترونیکی مستلزم تغییرات و تعدیلات چشمگیر کلی در شیوه عملکرد واحدهای منابع انسانی است. این نیازمند تدوین وظایف جدید برای مدیران، کاهش کارهای اداری و افزایش انتظارات از متخصصان منابع انسانی است که انتظار می رود نقش استراتژیک و آگاهانه ایی را ایفاء کنند.
هم افزایی الکترونیکی – انواع مدیریت منابع انسانی:
یکی از کاملترین طبقه بندی های مدیریت منابع انسانی الکترونیک توسط روئل و همکارانش (2007) ارائه گردیده است میزان فعالیت های منابع انسانی که از طریق کانال های وب انجام می شود بعنوان شالوده اصلی طبقه بندی شده است. بر این اساس سه نوع مدیریت منابع انسانی الکترونیک وجود دارد:
1ـ مدیریت منابع انسانی الکترونیک اطلاعاتی
2ـ مدیریت منابع انسانی الکترونیک ارتباطی
3ـ مدیریت منابع انسانی الکترونیک تحول آفرین
ـ مدیریت منابع انسانی الکترونیک در ساده ترین شکل خود می تواند برای اطلاع رسانی به کارکنان، مدیران و متخصصان منابع انسانی مورد استفاده قرار گیر. تغییراتی که در سیاست ها رخ می دهد می تواند با استفاده از فناوری اطلاعات و با روشی ساده به اطلاع کارکنان برسد. از این رو مدیریت منابع انسانی الکترونیک اطلاعاتی عبارت است از:
دیجیتالی نمودن اطلاعات و داده های منابع انسانی و ارائه آنها از طریق کانال های مبتنی بر وب.
ـ مدیریت منابع انسانی الکترونیک ارتباطی عبارت است از فراهم نمودن فرآیندهای منابع انسانی از طریق کانال های مبتنی بر وب برای کارکنان حوزه منابع انسانی. این فن آوری از جریان فعالیت منابع انسانی بین کارکنان، مدیران و متخصصان منابع انسانی پشتیبانی می کند این تعاملات در حالیکه یک فعالیت خاص منابع انسانی نیاز به تلاش های همه افراد مختلف دارد مورد حمایت قرار می گیرد. بنابراین ضروری است فناوری مدیریت منابع انسانی الکترونیک در برگیرنده کلیه مراحل این فعالیت شخص باشد.
ـ مدیریت منابع انسانی الکترونیک تحول آفرین: این حوزه در رابطه با فعالیت هایی است که بیشتر در رابطه با فرآیندهای تغییر سازمانی، بازسازی استراتژیک، مدیریت شایستگی استراتژیک و مدیریت دانش استراتژیک بحث می شود.
با استفاده از این حوزه امکان ایجاد یک محیط کاری آماده برای تغییر از طریق یک مجموعه به هم پیوسته مبتنی بر وب وجود دارد که به محیط کاری این امکان را می دهد تا همراه با انتخاب های استراتژیک سازمان توسعه یابد.
تمرین: چگونه می توان با هم افزایی الکترونیکی در سازمان تمام فرآیندها و عملیات ها را مدیریت کرد؟
