پیامدهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک برای روانشناسی سازمانی و صنعتی

*تعریف روانشناسی سازمانی و صنعتی؟
*مهم ترین وظیفه روانشناسان صنعتی ـ سازمانی چیست؟
*فرصت های مدیریت منابع انسانی الکترونیک؟
*مهم ترین چالش های مدیریت منابع انسانی؟

روانشناسی سازمانی و صنعتی به این صورت تعریف می شود: استفاده از اصول و قواعد روانشناسی در محیط کار به منظور بهینه کردن اثر بخشی و رفاه سازمانی، گروهی و فردی.

کاسکیو (1998) میان روانشناسی پرسنل و مدیریت منابع انسانی تفاوت قائل می شود. او بیان می دارد روانشناسی پرسنلی مجموعه ایی از قواعد کاربردی است که بر روی تفاوت های فردی در رفتار و عملکرد شغلی تاکید دارند. در حالیکه مدیریت منابع انسانی شامل جذب، گزینش، نگهداری، توسعه و استفاده عملی از منابع انسانی به منظور دستیابی به اهداف سازمانی و فردی است، در حالیکه بسیاری از مطلعات نشان دهنده هم پوشانی شیوه های روانشناسی صنعتی ـ سازمانی و مدیریت منابع انسانی می باشد.

بر طبق مطالعات رادمن و سیلرز (2007)، مهمترین وظیفه روانشناسان صنعتی ـ سازمانی، بکارگیری اصول روانشناسی برای محیط کار می باشد. این روانشناسان علاقه خاصی به اثر بخشی سازمان و سلامت روانی کارمندان آن دارند ـ محققان چهار حوزه از وظایف را برای این روانشناسان در نظر می گیرند:

1ـ تشریح رفتار فردی، گروهی و سازمانی و بهینه کردن این دوایر 
2ـ اندازه گیری رفتار و پیش بینی کردن رفتار های بالقوه
3ـ مشارکت در توسعه سازمانی
4ـ تفسیر کردن یافته های تحقیق صنعتی ـ سازمانی و قدرتمند کردن کاربران بالقوه به وسیله آنها

 

(Rothmann& cilliers, 2007) 

رادمن و سیلرز (2007) اهمیت روانشناسان صنعتی ـ سازمانی را در زمانی که فناوری جدید به سازمان ها معرفی می شود، تشریح کردند. آنها اعتقاد دارند که عجین شدن این روانشناسان در طی فرآیند پیاده سازی فناوری در سازمان ضروری است آن ها به این پدیده از یک دیدگاه سیستمی می نگرند که در آن تغیرات موجود در زیر سیستم های وظیفه ایی (مثل فناوری) منجر به تغییرات در سیستم های روانی _ اجتماعی  (که شامل دانش، مهارتها، نگرش ها و ارزش ها) می شود. روانشناسی صنعتی ـ سازمانی به طور سنتی حوزه های مشابه را برای مدیریت منابع انسانی پوشش می دهد. این پوشش دادن می تواند شامل گزینش اثربخش منابع انسانی، مدیریت عملکرد، توسعه و کار تحقیقی باشد.

امروزه روانشناسان صنعتی ـ سازمانی، فناوری اطلاعات را در کار خود مورد استفاده قرار می دهند یک حوزه عمده که این روانشناسان فناوری اطلاعات را بکار می برند ارزیابی میزان استفاده از کامپیوتر و فاصله افراد و گروها می باشد. حوزه دیگر یادگیری این نوع روانشناسی از طریق کامپیوتر و بدست آوردن مهارتهای فردی است. مطابق با تحقیق اخیر که نحوه نگرش نسبت به ابزارهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک را مورد بررسی قرار داده است، روانشناسان صنعتی ـ سازمانی با هدف کلی، بهبود کارکردهای سازمانی از طریق درک کـُنش متقابل بین انسان ها و محیط کاری آنها از یک دیدگاه روانشناسی نقش متخصص و روانشناس سازمانی را ایفا می کند.

به واسطه نگاه دقیق و نگرش متخصصان منابع انسانی و مدیریت صف نسبت به ابزارهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک این روانشناسان می توانند کنش متقابل بین افراد تیم ها را در محیط کاری که فناوری را بکار می گیرند، ارزیابی کنند. در نتیجه، متخصصان منابع انسانی افرادی هستند که استفاده از ابزارهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک را در سازمان و کسب و کار مورد نظر عملیاتی می سازند در حالیکه روانشناسان صنعتی ـ سازمانی درباره اثرات این ابزارها بر روی رفتارهای کاری، نقش ها و نگرش های کاربران مدیریت منبع انسانی الکترونیک بررسی و جستجو می کنند.

 

مزایا و معایب مدیریت منابع انسانی الکترونیک

مدیریت منابع انسانی الکترونیک توانایی بالقوه در هر دو حوزه کارآیی و اثربخشی دارد. کارآیی را در مدیریت منابع انسانی الکترونیک می توان با استفاده از موارد زیر بدست آورد:

ـ از طریق کاهش دادن زمان های ملاقات برای کارهای غیر کاغذی، افزایش دادن دقت داده ها و کاهش دادن منابع انسانی بیش از حد.
ـ اثر بخشی می تواند از طریق بهبود دادن شایستگی های مدیران و کارمندان در جهت گرفتن تصمیمات بهتر و سریع تر، تحت تاثیر قرار گیرد.
ـ دسترسی آسان و گسترده به داده های منابع انسانی و سهولت در طبقه بندی و دسته بندی مجدد داده ها
ـ یک پروفایل داخلی سطح بالا برای منابع انسانی می تواند منجر به فرهنگ کاری بهتر شود.
ـ مدیریت منابع انسانی الکترونیک منجر به یک سیستم شفاف تر می شود.
ـ کاهش قابل ملاحظه بار اداری
ـ فراهم آوردن پشتیبانی یکپارچه از مدیریت منابع انسانی و تمامی فرآیندهای اصلی درون شرکت 
ـ گردش کاری قویتر در فرآیند کسب و کار و بهره وری در فعالیت بیشتر کارمندان
ـ مدیریت منابع انسانی الکترونیک با حفظ کیفیت داده ها، موجب صرفه جویی در هزینه ها می شود
ـ تمرکز زدایی وظایف منابع انسانی

از سوی دیگرمتخصصان پنج فرصت زیر را برای پیاده سازی این سیستم ها ذکر می کنند:

1ـ سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیکی می تواند به میزان قابل توجهی کارآیی هایی فزاینده خاص منابع انسانی را بهبود داده و بنابراین این حداقل های دانشی و مهارتی یک سازمان را بهبود بخشیده و آنرا برای فضای رقابتی توانمند سازد.

2ـ این حوزه می تواند یک شرکت را به فضای جدید وارد نماید که در آن تعداد و تنوع گزارش های مرتبط به مسائل منابع انسانی بسیار چشمگیر می باشد.

3ـ این حوزه برای مدیران این واحد فرصت مناسبی ایجاد می کند تا توجه آنان از فرآیندهای تراکنشی روزمره به فرآیندهای استراتژیک مدیریت منابع انسانی جلب شود. از آنجایی که توسط مدیریت منابع انسانی الکترونیک بر سامانه های الکترونیکی مرتبط با آن فرآیندهای روزمره و تکراری منابع انسانی به شکل اتوماتیک و با حداقل دخالت نیروی انسانی انجام می شود.
نیاز به تحلیلی که بتواند بر فعالیت های منابع انسانی بر میزان تطابق آنها با طرح ها و اهداف سازمان ها متمرکز شده اند، افزایش می یابد.

4ـ بسیاری از سیستم ها این امکان را برای کارکنان فراهم می کنند تا با استفاده از امکانات مهیا شده خود، بخشی از واحد منابع انسانی شده و بتوانند فرآیندهای مربوط به ورود اطلاعات خود و یا به روز رسانی را انجام داده و بخشی از فعالیت های تکراری واحد منابع انسانی را کاهش دهند.

5ـ از آن جایی که اجزای یک سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیک کاملاً با یکدیگر یکپارچه و هماهنگ شده اند، این امکان را برای سازمان فراهم می کند که فعالیت های واحد منابع انسانی خودرا به سهولت باز طراحی نموده و وظیفه انجام بسیاری از کارهایی را که قبلاً توسط کارمندان واحد منابع انسانی انجام می گرفته به سیستم های الکترونیکی محول نماید. میزان اثر هرکدام از موارد فوق به عنوان فرصتی در عرصه مدیریت منابع انسانی الکترونیک مطابق جدول زیر است

 

جدول ـ فرصت های مدیریت منابع انسانی الکترونیک

 

معایب مدیریت منابع انسانی الکترونیک

دسترسی غیرقانونی: یکی از معایب اصلی مدیریت منابع انسانی الکترونیک این است که دسترسی به اطلاعات آزاد بوده و هر کس می تواند به اطلاعات استراتژیک دست یافته و از آن در هر جهتی بدون هیچ اجازه ایی از سازمان استفاده نماید

 

دانش تخصصی شده:

یکی از مزایای مدیریت منابع انسانی الکترونیک این است که ممکن است به سازمان در جهت کاهش هزینه های پرسنل منابع انسانی کمک کند در حالیکه مدیریت منابع انسانی الکترونیک می تواند نیاز برای کارکنان فنی با دانش فناوری ویژه و نیز حوزه های کارکردی را افزایش دهد

 

خطا های ناشی از ورود اطلاعات:

مدیریت منابع انسانی الکترونیک صرفاً می تواند به خوبی برنامه های انسانی و کاربران نهایی عمل کند

 

کاهش تماس های میان فردی:

استفاده از مدیریت منابع انسانی الکترونیک باعث دورشدن افراد از یکدیگر خواهد شد و تعامل میان مدیران با کارکنان کاهش خواهد یافت.

 

استفاده نامناسب به دلیل ذهنیت انعطاف ناپذیر:

به منظور استفاده مناسب از مدیریت منابع انسانی الکترونیک، ضروری است که کارمندان نوع ذهنیت خود را نسبت به آن تغیر دهند، نظر به اینکه بسیاری از افراد هنوز در استفاده از فناوری درباره ابعاد قطعی حرفه خود نامطمئن هستند اگر این تغیر در فناوری هماهنگ با تغیر در ذهنیت و فرهنگ سازمان نباشد، می تواند منجر به شکست مالی شود.

 

تهدید برای خود منابع انسانی:

تمایل برای وابسته بودن به فناوری، تکیه بر نیروی انسانی را کاهش خواهد داد و از این رو خطر بزرگی برای شالوده اصلی منابع انسانی در پی خواهد داشت(جایی که منابع انسانی به عنوان یک دارایی و سرمایه برای دستیابی به اهداف سازمانی و برآوردن ماموریت و چشم انداز شرکت در نظر گرفته می شود.)

از سوی دیگر مهم ترین چالش های پیش روی سیستم های مدیریت انسانی الکترونیک به نظر متخصصان عبارتند از:

ـ هزینه سرمایه گذاری برای سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی و سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیکی و توسعه های آن یک مشکل اصلی است.
ـ بعضی از سیستم ها با مقاومت مدیریت به منظور انجام گروهی از وظایف روبه رو می شود.
ـ بعضی از سیستم های مدیریت منابع انسانی الکترونیک به دلیل داشتن واسط کار بر غیر متعارف باعث مقاومت کارکنان می شود.
ـ بعضی از سیستم ها بدون تفکر کافی نصب می شوند. به عبارت دیگر در مورد اینکه آیا سیستم جدید با سیستم های قبلی و موجود سازمان منطبق است یا خیر به اندازه کافی فکر نمی شود.
ـ مستند سازی و آموزش کم و نامناسب می تواند بکارگیری سیستم را کاهش دهد و به جای آن مقاومت در برابر این سیستم را دقیقا از سوی کارمندان و مدیرانی افزایش دهد که قرار بوده است از آن حمایت کنند. همان طور که مشاهده می شود مقاومت بزرگترین علت چالش های مرتبط با مدیریت منابع انسانی الکترونیک است.

 

جدول چالش های مدیریت منابع انسانی الکترونیک

 

تمرین: آیا استفاده از اصول و قواعد روانشناسی در محیط کار (سازمان) موجب اثر بخشی و رفاه سازمانی، گروهی و فردی خواهد شد؟