مدیریت منابع انسانی الکترونیک (E-HRM) چیست؟

*تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت منابع انسانی؟
*تعریف مدیریت منابع انسانی الکترونیک؟
*دلایل نیاز مدیریت منابع انسانی به استفاده از فناوری اطلاعات چیست؟
*مقایسه مدیریت منابع انسانی سنتی و مدیریت منابع انسانی الکترونیک؟

مدیریت منابع انسانی برای سال ها به فعالیت های اداری و روزمره مانند کارمندیابی، گزینش و آموزش که تمام انرژی و زمان متخصصان منابع انسانی سازمان ها را صرف می کرد، محدود شده بود. بخش های منابع انسانی اغلب آنقدر درگیر چنین فعالیت هایی بودند که دیگر زمانی برای فعالیت هایی که ارزش افزوده برای سازمان دارند مانند مدیریت دانش، مدیریت فرهنگ سازمانی و بازنگریو باز سازی استراتژیک سازمان نداشتند.

امروز برای کاهش هزینه های اداری و افزایش سرعت ارائه خدمات نیازمند راهکارهای بهتر، سریعتر و هوشمندانه تر مدیریت منابع انسانی هستیم. مدیریت منابع انسانی الکترونیک (E-HRM)، پاسخی به چالش های امروزه مدیریت منابع انسانی است پیدایش این مفهوم، اهداف، عملکرد و اثربخشی حوزه منبع انسانی را دست خوش تحولات زیادی نموده است.

با ظهور فناوری اطلاعات، نقش، جایگاه و حتی وظایف مدیریت منابع انسانی در سازمان با تغیرات عمده ایی مواجه شد. متخصصان منابع انسانی که تا پیش از این اغلب وظایف درجه دو سازمانی و فعالیت های غیر ارزش افزا را انجام می داده اند، با به کارگیری گسترده فناوری اطلاعات در حوزه منابع انسانی به شرکای استراتژیک سازمان تبدیل شدند.

با پیدایش اینترنت و فراگیری آن در دهه نود میلادی، مدیریت منابع انسانی نیز مانند سایر حوزه های سازمان تحت تاثیر شدید این پدیده قرار گرفت. به وجود آمدن پورتال منابع انسانی و مدیریت منابع انسانی الکترونیک، توسعه خدمات سلف سرویس منابع انسانی را در پی داشت. از این طریق بسیاری از وظایف روزمره مدیریت انسانی به کارکنان واگذار شده و از کاغذ بازی ها و درگیر شدن کارکنان حوزه منابع انسانی در وظایف اداری و روزمره و بروز تاخیرهای زیاد در انجام فعالیت ها جلوگیری شده است.

مدیریت منابع انسانی الکترونیک ضمن پشتیبانی از مدیران و کارکنان در انجام وظایف معمول خود، فرآیند تغیرات و دگرگونیهای سازمانی را تسهیل می کند. همچنین می تواند در سیاستگذاری های کلان مدیریت منابع انسانی استراتژیک، کاهش هزینه ها، افزایش بهره وری، توانمندسازی مدیران و کارکنان جهت انجام وظایف خود به بهترین شکل یاری رساند.

با توجه به اهمیت روز افزون رقابت در بین سازمان ها، آنها در پی راه هایی برای ارائه خدمات بهتر و کاهش بار اداری هستند و شرکت های ایرانی نیز از این قائده مستثنی نیستند.
استفاده از سیستم های مدیریت منابع انسانی الکترونیک در شرکت های ایرانی، به ویژه در سطح تهران به شکل روز افزونی در حال افزایش است.

دوره پیشنهادی: مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی الکترونیک، یک مفهوم کاملا جدید نمی باشد و از اوایل دهه 1990 (زمانی که مفهوم تجارت الکترونیک به سرعت جهان تجارت را در نور دید) مورد استفاده قرار گرفته است.
عبارت مدیریت منابع انسانی الکترونیک به صورت گسترده مورد استفاده قرار گرفت اما هنوز یک تعریف پذیرفته شده جهانی در مورد آن وجود ندارد این واژه اغلب مترادف با واژه های مشابه، نظیر منابع انسانی مبتنی بر وب، سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی، مدیریت منابع انسانی مجازی، سیستم های مدیریت منابع انسانی مبتنی بر کامپیوتر و پورتال های منابع انسانی در نظر گرفته می شود. این اصطلاحات دارای معنای مشابهی هستند اما به منظور دنبال کردن اهداف این تحقیق از اصطلاح مدیریت منابع انسانی الکترونیک استفاده خواهد شد.

باندراک و روئل، مدیریت منابع انسانی الکترونیک را به عنوان راهی برای اجرای استراتژی ها، خط مشی ها و شیوه های منابع انسانی در سازمان ها از طریق یک پشتیبان هدایت شده و آگاه با استفاده کامل از کانال های مبتنی بر فناوری وب تعریف کردند. دین نویسندگان در تحقیق بعدی خود این تعریف را بسط داده و بعد ارتباطات منابع انسانی الکترونیک را هم اضافه کردند، جایی که کارمند و کارفرمایان از طریق مدیریت منابع انسانی الکترونیک می توانند درباره ی محتوای منابع انسانی به طور اثر بخش تری با هم ارتباط برقرار نمایند.

مدیریت منابع انسانی الکترونیک همچنین بعنوان مجموعه ایی از دانش، قواعد و بهترین شیوه ها در نظر گرفته می شود که منجر به مدیریت منابع انسانی اثر بخش می شود

وائر منز و ون ولد هوون، مدیریت منابع انسانی الکترونیک را به عنوان پشتیبانی اداری از کارکرد منابع انسانی در سازمان ها بوسیله استفاده از فناوری اینترنت تعریف می کنند اما همچنین بر اهمیت درک این نکته تاکید دارند که مدیریت منابع انسانی الکترونیک ممکن است منجر به تغیر در محتوا و موضع گیری نقش منابع انسانی شود.

درس پیشنهادی: چطور می توانیم منابع انسانی توانمندی داشته باشیم؟

اتخاذ فناوری های مبتنی بر وب برای کارکرد منابع انسانی شامل ترکیب دو جزء می باشد:

1ـ استفاده از رسانه الکترونیکی  2ـ مشارکت فعال افراد در این فرآیند
(Voermans & Van reldhoven,2007)

این افراد جزء اصلی در پشت فناوری می باشند. این افراد هستند که نوعی فناوری را به کار می گیرند که به سازمان ها کمک می کند تا هزینه های اداری را کاهش دهند، رضایت ارتباطات کارمندان را بهبود بخشند، امکان دسترسی به موقع به اطلاعات را فراهم سازند در حالیکه بطور همزمان هزینه و زمان پردازش را کاهش می دهند.

مدیریت منابع انسانی الکترونیک همچنین بعنوان فصل مشترک بین مدیریت منابع انسانی و فناوری اطلاعات می باشد. واشون وایات، این مفاهیم را به عنوان استفاده از هر نوع فناوری که مدیران و کارمندان را در جهت دسترسی مستقیم به منابع انسانی و دیگر خدمات محیط کار برای ارتباطات، عملکرد و گزارش دهی، مدیریت سیستمی، مدیریت دانش و یادگیری توانا می سازد، تعریف می کند.
تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت منابع انسانی را می توان در سه مرحله از کاربرد آن مورد بررسی قرار داد:

1ـ مفهوم مدیریت منابع انسانی الکترونیک – اتوماسیون یا خودکار شدن:

در این مرحله از فناوری اطلاعات به منظور مکانیزه کردن سیستم های دستی و کاهش نیاز به افراد برای انجام کارهای روزمره استفاده می شود که حجم کارهای روتین اداری را کاهش میدهد.
افراد فرصت بیشتری برای فکر کردن پیدا کرده و میتوانند قابلیت های شناختی خود را بکار بگیرند و بیشتر به تفسیر اطلاعات بپردازند در این حالت فناوری اطلاعات میتواند از طریق به جریان انداختن امور عملیاتی و کاهش بار اداری، بر جنبه های عملیاتی منابع انسانی تاثیر بگذارد و ساختار آن را تغیر دهد.
مثلاً پیشرفتهای فناوری اطلاعات موجب شده که سازمان ها از طریق واگذاری برخی فعالیت ها به متخصصان خدمات فناوری اطلاعات، این خدمات را به نحوی کارآمدتر و اثر بخش تر از داخل سازمان تامین کنند.

2ـ اطلاع رسانی واطلاعات:

وقتی فن آوری اطلاعات، اطلاعات را ارائه می دهد فراتر از مرحله خودکار شدن و اتوماسیون ظاهر می شود تا اثر بخشی را افزایش دهد. اطلاع رسانی فناوری اطلاعات سطح شفافیت فعالیت ها، حوادث و اهداف را بالا می برد. زیرا افراد اطلاعات بیشتر وعمیق تری درباره فرآیندهای اساسی تولید و اداره سازمان کسب می کنند و در مورد آنچه در سازمان یا واحدشان رخ می دهد، بیشتر می دانند.

در این حالت فناوری اطلاعات با افزایش سطح کیفیت خدمات و کاهش زمان دسترسی می تواند بر جنبه های ارتباطی منابع انسانی تاثیر بگذارد.

3ـ مفهوم مدیریت منابع انسانی الکترونیک – تحول آفرینی:

فناوری اطلاعات شرکت را به عملیات و اقدامات تجاری جدید مجهز می کند و تحول آفرینی، خلاقیت، دانش و اطلاعات،منابع عمده و اصلی سازمان می شود. در این بعد، فناوری اطلاعات در ابقاع محصول، خدمت و استراتژیک مشارکت می کند، همانگونه که در افزایش انعطاف پذیری و مزیت رقابتی مشارکت دارد. در این حالت فناوری اطلاعات امکان برقراری ارتباط با فراسوی مرزهای جغرافیایی و سهیم شدن در اطلاعات آنها را فراهم می کند به عبارتی محدودیت های زمان و مکان حذف می شود در نتیجه مدیران منابع انسانی با یک فرآیند جدید مواجه شده و خارج از چارچوب کنونی فکر می کنند و نوع آوری های جدیدی شکل می دهند. مدیریت منابع انسانی الکترونیک در راستای اتوماسیون تراکنش ها، فناوری اطلاعات را به عنوان  ابزار کاربردی در اختیار گرفته و از طریق طراحی زیر سیستم های زیر پتانسیل مناسب را در اختیار مدیران قرار داده است:

ـ زیر سیستم انتصابات و مدیریت مسیر شغلی 
ـ زیر سیستم الکترونیکی پرداخت براساس عملکرد
ـ زیر سیستم الکترونیکی مدیریت آموزش
ـ زیر سیستم الکترونیکی استخدام و انتخاب
ـ زیر سیستم الکترونیکی مدیریت عملکرد
ـ زیر سیستم الکترونیکی مدیریت مهارت
ـ زیر سیستم الکترونیکی مدیریت انضباط و تخلفات

در خصوص اینکه چرا مدیریت منابع انسانی به فناوری اطلاعات نیاز دارد و آنرا به کار می گیرد، می توان سه دلیل کلی و اصلی را بیان کرد که در شکل 1 ارائه شده است.

افزایش و بهبود کارایی اداری و استفاده از ابعاد گوناگون فناوری به مدیران منابع انسانی این اجازه را می دهد تا از پرسنل کمتری استفاده کرده سهم و نقش ارزش زای بیشتری در سازمان خود ایفاء کنند. تکامل سریع سیستم های ارائه خدمات الکترونیک منابع انسانی سبب شده است تا اطلاعات، بیشتر به شکل مناسب تری در اختیار کارکنان و مدیران قرار گیرد و آنها بتوانند از این اطلاعات در راستای منابع سازمان بهره بگیرند. مدیریت منابع انسانی الکترونیک در واقع با بهره گیری از فناوری های پیشرفته و به همراه داشتن مطلوبیت های بسیار، خاص و پشتیبان مدیریت منابع انسانی است.

شکل 1 دلایل نیاز مدیریت منابع انسانی به استفاده ازفن آوری اطلاعات

مقایسه مدیریت منابع انسانی سنتی و مدیریت منابع انسانی الکترونیک

مدیریت منابع انسانی سنتی دارای تفاوت هایی با مدیریت منابع انسانی الکترونیک می باشداین تفاوت ها را می توان در فرآیند های اصلی منابع انسانی شامل کارمندیابی، جبران خدمات و پاداش دهی، توسعه منابع انسانی، ایمنی و خدمات کارکنان و حفظ و نگهداری منابع انسانی خلاصه کرد. با توجه به زیر شاخصه های این فرآیندها که در جدول زیر آمده است می توان این دو رو از هم تفکیک کرد.

*تمرین: آیا مدیریت منابع انسانی الکترونیک در سازمان ها توانسته به مدیران راهکار های مناسب جهت رفع چالش های پیش رو را ارائه دهد؟