تقسیم وظایف در کار تیمی به چه معناست؟

همان طور که می دانیم وقتی رهبر یک تیم بخواهد وظایف اعضای تیم برای رسیدن به آن هدفی که علت اصلی شکل گیری تیم بوده است را بین آن ها تقسیم کند باید اهداف و اجرائیات آن را کوچک کرده و سپس با درایت وظایف را به همه محول کند. در نظر داشته باشیم در این مرحله ممکن است اختلاف نظرها پر رنگ گردد که بازهم مدیر یا رهبر تیم می ‌بایست هدایت درستی از اختلاف ها داشته باشد.

وظیفه یا مسولیت

در موارد زیادی ما دو کلمه وظیفه و مسئولیت را یکسان به کار می‌بریم ولی این دو کلمه با معنای کاملاً متفاوت از هم هستند که طبق نظر بلبین وظیفه و مسئولیت در تیم دو درخواست متفاوت از اعضای تیم است و در زیر بررسی می‌کنیم. وظیفه از نظر بلبین یعنی من به شما به طور مشخص و دقیق می‌گویم چه کاری را از چه شیوه و با چه جزئیاتی انجام دهید.

مسئولیت از نظر بلبین یعنی من به شما به طور مشخص و دقیق می‌گویم که چه نتیجه‌ای از شما می‌خواهم و شما در نهایت چه کاری را باید تحویل دهید.

نقش های 9 گانه بلبین

نظریه بلبین یکی از نظریه ها در بحث تقسیم وظایف می باشد که بر مبنای آن، هر تیم باید 9 نقش را در خود جای دهد و آن را بین اعضای تیم درست و کار آمد در خود جای دهد. 9 نقش به شرح زیر است:

• جستجوگر: افراد کنجکاو با ایده‌های خوب هستند که از نظر شخصیتی برون گراها، مشتاق ها و فرصت طلب ها مناسب این نقش هستند.

• حامی: این افراد سعی می‌ کنند علاوه بر کار خود در انجام کار به دیگران هم کمک کنند و گاهی هم کاملا کار دیگری را بر عهده می ‌گیرند چرا که تنها هدف آن ها پیش رفتن کار تیم است و این موضوع را سر لوحه قرار می‌دهند. چرا که ضعف یک بخش را باعث بروز مشکلات در تیم می ‌دانند لذا وقتی کسی نتوانست آن را انجام دهد یا درست انجام دهد جهت حمایت تیم وارد عمل می‌شوند.

• هماهنگ کنندگان: کسانی که تقسیم کار را درجهت اجرای اهداف تنظیم می‌کنند، در واقع متمرکز روی هدف برنامه ریزی ‌ها را انجام می دهند. افراد مناسب برای این نقش باید دارای توانایی بالا در یافتن افراد مستعد و کوشا داشته باشند. همچنین اعتماد به نفس برای این افراد از الزامات است.

• جویا: برای این نقش افرادی مناسب هستند که همواره به دنبال خلاقیت در کار و دارای دید متفاوت نسبت به سایر اعضا هستند آن ها با ایده ‌های خود بسیاری از مشکلات سخت را برای تیم آسان می‌کنند.

• ارزیاب: حضور این نقش بسیار الزامی است، چراکه افراد دارای این نقش کسانی هستند که بدون جانب داری قضاوت می‌ کنند و خصوصیت شخصیتی این افراد داشتن بینش قوی است. آن ها افراد عامل تیم هستند هر چند ممکن است به خاطر اثر گذار بودن و اهمیت تصمیمات و قضاوت های آن ها روی تیم گاهی در تصمیم گیری ها کند عمل کنند.

• متخصص ها: افراد این نقش باید دانشی کافی برای تقسیم وظایف و اجرای اهداف تیم داشته باشند. آن ها افرادی با اراده،‌ با مهارت، با حجم اطلاعات بالا هستند. که گاهی ممکن است فکر کنند عدم حضور آن ها باعث شکست تیم می شود. باید در نظر داشته باشیم که افراد متخصص با سعه صدر این نقش را بر عهده داشته باشند.

• شکل دهنده: کسانی که انگیزه لازم در طی مسیر و حفظ آن را بر عهده دارند و منجر به تمرکز اعضا روی هدف می‌شوند. افراد مناسب برای این نقش باید شجاع و پر انرژی باشند و هیچ مانعی را آنقدر بزرگ نبینند که انگیزه را کم رنگ کنند.

• مجری: مجریان یک تیم کسانی هستند که توانایی اجرای آنچه که قبلا تدوین شده را دارند. نقش مجری را کسی می‌تواند بر عهده گیرد که عمل گرا و معتمد باشد. همچنین توانایی سازماندهی را هم داشته باشد نقش مجری مناسب افراد منعطف نیست.

• تمام کنندگان: کسی که در انتهای مسیر قراردارد و کلیه کارها را در جهات متفاوت مورد بررسی قرار می‌ دهد. به عبارتی کنترل کیفی نهایی تیم توسط نقش تمام کننده انجام می‌شود. فرد مناسب برای این نقش باید سخت کوش، وظیفه شناس باشد و با یافتن خطا آن را اصلاح کند و اگر می ‌تواند به اتمام برساند.

فردی باید این نقش را بر عهده گیرد که دارای حساسیت و وسواس بودن در کار باشد که دقت عمل وی را بالا ببرد. اما نباید شکل آزار دهنده یا بهانه جویانه به خود بگیرد. مراقب باشیم که این نقش اصلا مناسب افراد کمال گرا نیست.

نظریه بلبین در تقسیم وظایف

از نظر بلبین وظیفه یعنی روش انجام کار برای اعضای تیم تعریف شده باشد و مسئولیت یعنی نتیجه کار مهم است و خود فرد تعیین می‌کند آن را چگونه انجام دهد. در ابتدای شروع کار تیمی همه ما فکر می‌کنیم حرف‌ ها و وظایف یکدیگر را به خوبی شناخته‌ ایم و بدون مشکل در ادامه کار می ‌کنیم در صورتی که این موضوع بسیار متفاوت است.

لذا برای عدم بروز مشکلات در آینده بلبین پیشنهاد می ‌کند که در تیم به جای وظیفه یا مسئولیت برای افراد نقش تعیین کنیم وی اعتقاد دارد که این نقش ها باعث عملکرد موثر، نتایج بهتر شده ولازمه یک تیم موفق تعیین شدن این نقش هاست.

وی 9 نقش را برای یک تیم تعریف کرده است البته در نظر داشته باشیم که 9 نقش مستلزم حضور 9 نفر در گروه یا تیم نیست، بلکه یک فرد می‌تواند با توجه به توانایی مهارت خود بیش از یک نقش را بر عهده گیرد. اما حضور نقش در تیم الزامی است.

این موضوع به قدری حائز اهمیت است که گاهی می توان علت کاهش کارایی تیم ها را مربوط به تقسیم نادرست کار دانست. نکته بعدی در محول کردن نقش های تیم باید در نظر داشته باشیم این است که هر فردی دارای نقاط قوتی است که بر تیم اثرات مثبتی دارد و در عین حال دارای نقاط ضعفی است که می ‌بایست توسط دیگر اعضای تیم پوشش داده شود.

پس توانایی افراد تیم را با محول کردن نقش ‌ها زیر سوال نبریم و در تقسیم وظایف با اهمیت دادن زیادی به یک وظیفه و فردی که آن را بر عهده دارد و بی اهمیت جلوه دادن کار دیگر که عضو دیگری از تیم وظیفه اجرای آن را بر عهده دارد به تیم آسیب نزنیم. همان طور که قبلا اشاره کردیم تقسیم وظایف باید به نحوی انجام شود که بار روانی کمتری برای تیم به همراه داشته باشد.

عملکرد مدیر تیم در تقسیم وظایف

یک رهبر یا مدیر موفق در تیم باید با توجه به تجربه خود، تجربه اعضای تیم رفتارهای فردی اعضا مهارت های بالقوه آن ها و همچنین تخصص اعضای تیم تقسیم وظایف انجام دهد.

لذا در زیر چند نکته را که می‌تواند به مدیران تیم برای این کار مهم کمک کند را بررسی می‌کنیم.

• ترس مهم مدیر تیم در تصمیم گیری برای این موضوع این است که اعضا نتوانند در اجرائیات کار محوله آن طور که باید عمل کنند و به کل تیم آسیب وارد شود. لذا برای شناخت توانایی و مهارت افراد جهت اجرای برنامه‌های از پیش تعیین شده از آن ها با کمک آزمون هایی نظیر MBTI ،DISC و Belbin استفاده کنیم.

• به عنوان رهبر تیم وظیفه ما است که به اعضای تیم انگیزه لازم را بدهیم حتی به عضوی که علاقه‌ ای به وی نداریم! ممکن است کسی در تیم باشد که ما نتوانیم با او ارتباط برقرار کنیم اما حضور وی به تیم کمک می‌ کند. پس در این قسمت باید احساس خود را مدیریت کرده و با رعایت احترام واقعی کار را رو به جلو پیش ببریم.

برای کنترل این حس می‌توانیم روی کاری که باید انجام شود تمرکز کنیم نه اعضای تیم. کنترل احساسات، مدیریت اعضا و بهبود روابط بین آن ها بیانگر قدرت یک مدیر خوب است و تنها در تیم‌ های حرفه ای ما شاهد حضور آن ها هستیم.

• کار تیمی هر روز دارای اهمیت بیشتری می ‌شود و تیم های کاری بیشتری در حال شکل گیری هستند. این موضوع اهمیت مبحث تقسیم کار را بیشتر از پیش نمایان می کند. لذا سازمانی که افراد خود را تیم ‌های کاری متفاوت سازماندهی می‌ کنند و تقسیم وظایف مناسب تری انجام می دهند، نتایج کمی و کیفی بهتری را خواهند داشت. حتی در برخی از آن ها در نظر داشتن مهارت کار تیمی جز الزامات ورود به سازمان است.

مقالات مرتبط با این نوشتار :