زمانی یک پروژه موفق محسوب می‌شود که در زمان مقرر و طبق بودجه در نظر گرفته شده با تحقق اهداف از قبل تعیین شده به ثمر برسد. یکی از عوامل موثر در موفقیت پروژه ریسک پذیر بودن مدیران آن است که در ادامه به آن می پردازیم:
معیارها
- اولین معیار برای کسب موفقیت عملکرد مدیر پروژه و نحوه کنترل آن توسط وی است . برای این کار مدیر نیاز به مهارتهای در این زمینه دارد.
- عامل بعدی فاکتورهایی است که تحت کنترل مدیر پروژه جهت داده می‌شود:
- تیم پروژه: شامل افراد با مهارت و تجربه که کار در تیم را به خوبی آموخته باشند.
- مدیران ارشد سازمان و شرکت باید از پروژه و اجرای آن حمایت کنند.
- تیم پشتیبان که در واقع حمایت عملگرایی از پروژه دارد معین هرگاه کارهای روزانه توسط تیم اجرا نشود این تیم اجرائیات را برعهده می‌گیرد.
- مذاکرات
- مدیریت ریسک پروژه
- برآورد درست از پروژه به لحاظ کمی و کیفی
موفقیت هر مجموعه یا کاری تنها در گرو حرکت همزمان درست و برنامه ریزی شده آن سازمان است و اگر اهداف کامل تحقق نیاید موفقیت‌ها حاصل شده نسبی خواهد بود.
نقش ریسک پذیری در موفقیت پروژه
ریسک‌ها در دو زاویه بررسی می‌شود :
- اثرات منفی
- اثرات مثبت
ریسک در 4 مرحله بررسی می‌شود :
- شناسایی
- اندازه ریسک
- نتایج ریسک
- کنترل ریسک
- شناسایی : ریسک‌ها معمولاً از طوفان فکری و یا استراتژی های مطرح شده نشات می‌گیرد .مانند ریسک تامین منبع مالی، منبع تامین مواد اولیه و ……
- اندازه ریسک:ریسک ها بر اساس کمیت در 4 دسته کم، متوسط، زیاد و بحرانی قرار می‌گیرد.
- نتایج ریسک: مدیران به 3 نحو می‌توانند ریسک مطرح شده را پاسخ دهند:
- ریسک را رد کنند
- ریسک را اجرا کنند
- ریسک را با اصلاحات اجرا کنند.
4.کنترل ریسک : با کنترل مداوم و ارزیابی مستمر می‌توانیم خطرات ناشی از آن را کاهش دهیم.اگر با طی مراحل فوق ریسک انجام شده مورد تائی مشتری و مدیران ارشد سازمان قرار گیرد یعنی گام بزرگ برای موفقیت پروژه برداشته شده است.
ویژگی یک پروژه موفق
اگر یک پروژه خوب برنامه ریزی شود، می توان موفقیت های آن را ارزیابی کرد. همچنین می‌بایست، کیفیت رفتاری و عملکردی افراد سازمان با برنامه ریزی که در نظر گرفته شده ارتقاء یابد. لازم به تاکید است که، برای موفقیت پروژه باید بین 3 اصل مهم آن توازن برقرار گردد. این 3 اصل مهم ترین محدودیت‌های یک پروژه محسوب می‌شوند.
مثلث پروژه موفق
این مثلث به شکلی طراحی شده است، که بدون در نظر گرفتن یک مورد از آن در مورد دیگر قابل اجرا نیست. برنامه ریزی و بودجه و محدوده سه گوشه مثلث هستند. کیفیت در مرکز مثلث قرار دارد. کلیه تصمیمات در درون این مثلث در جهت رسیدن به کیفیت انجام می‌گیرد.
- اگر برنامه ریزی‌ها درست باشد، هزینه نیروی کار کم می‌شود، همچنین معمولا مدیران ارشد با تغییرات حین کار به راحتی همراه نمی‌شوند.
- برنامه ریزی مجدد احتمال شکست پروژه را بالای میبرد و بودجه از بین میبرد.
- اگر تغییرات در دامنه و محدوده پروژه هزینه و قیمت تمام شده پروژه بالا می برد. به عبارتی باعث هدر رفتن بودجه می شود.
گاهی با کم کردن برخی قابلیت‌های پروژه ممکن است پروژه به اتمام برسد. اما چون اهداف پروژه به طور کامل اجرا نشد، پروژه موفقی نخواهد بود. یک مدیر پروژه موفق می تواند بین محدودیت‌های مثلثی به نوعی داد و ستد کند. یعنی برای تسریع در اجرای پروژه و حصول سریعتر نتایج بودجه را افزایش دهد. ولی قابل ذکر است که حتی در داد و ستدهای این چنینی نیز محدودیت وجود دارد. مثلث موفقیت ابزار بسیار مناسبی برای تجزیه تحلیل پروژه است. اما یک الگوی موفقیت محسوب نمی‌شود. چرا که از معایب آن در نظر نگرفتن عواملی چون رضایت مشتری، اثر سرمایه گذاران و سهامداران و…… است.
نقش مذاکره در موفق شدن پروژه
مذاکره ارتباط بین فردی سازمان است. لذا مهارت داشتن در برقراری ارتباط درست با ذی نفعان پروژه، کارکنان و مخاطب‌های آن بسیار مهم و سازنده است . توافقات به کمک این مهارت اتفاق می‌افتد. مذاکره بخش مهم یک معامله تجاری یا صنعتی است. بسیار اثرگذار در موارد محسوص نظیر بودجه بندی، زمان بندی و موارد غیر محسوس نظیر اعتماد سازی کسب دستاوردها و ….. است. به عبارتی میتوان گفت، مذاکرات ناموفق در یک پروژه در برخی موارد به شکست پروژه منجر شود. لذا برای کسب موفقیت می‌بایست توانایی مذاکره کردن از مدیر پروژه تا سایر افراد بالا ببریم.
رعایت چند نکته می‌تواند کوچک به نظر بیاید. اما نقش مهم در موفقیت دارد و مانند قانون 80-20 عمل می‌کند . عوامل کوچک با اثر گذاری های بزرگ.
عوامل مهم موفقیت پروژه
- روی ارزش‌های تغیین شده پروژه کار کنیم.
- نهایت تلاش برای حفظ کیفیت کار بسیار مهم است. چرا که پروژه را حرفه‌ای می‌کند.
- به شکلی عمل کنیم تا حدودی بتوان خلاقانه عمل کرد.
- شفاف بودن برنامه کار می تواند، دوباره‌کاری‌ها را از پروژه حذف کند.
- بکارگیری ابزار مناسب در اجرای پروژه
- بکارگیری افراد شایسته در تیم پروژه
به طور کلی می توان عواملی که در موفقیت یک پروژه اثر گذار هستند، را به 3 گروه تقسیم کرد:
- عوامل اجرایی: از عوامل اجرایی میتوان به مدیر پروژه اعضای تیم پروژه آموزش‌ها اشاره کرد. معمولاً افراد رده بالای پروژه تحت کنترل می‌کنند.
- عوامل استراتژیکی: که می توان به حمایت مدیران ارشد، برنامه ریزی درست، داشتن، برند خوب و……… اشاره نمود. همچنین توسط مدیران ارشد در پروژه معین می‌شوند، اما بیشتر جنبه سازمانی پروژه را مشخص خواهند.
- عوامل تاکتیکی: که می توان به توانمندی تصمیم گیرندگان، روحیه تیمی بالا، انگیزه بالا، بکارگیری نرم‌افزار های کاربردی و …… اشاره کرد. عوامل تاکتیکی بیشتر توسط کارکنان پروژه اجرایی می‌شود.
نکته قابل توجه این است برخی عوامل برای موفقیت یک پروژه عمومی هستند. یعنی در همه پروژه ها می‌بایست رعایت گردد، تا به نتایج مطلوب دست یابیم. اما برخی عوامل تخصصی هستند. یعنی در حیطه همان پروژه و مختص همان پروژه باید مورد بررسی قرار گیرد.
