پروژه‌ها اغلب برای جهت یابی استراتژیک به کار می‌روند و در بسیاری از سازمانها ابزار پاسخگویی هستند. تعداد افراد و اجرای آن محدودیت ندارد و همچنین زمان نیز می‌تواند محدود یا نا محدود باشد. پروژه ها در قالب یک یا چند سازمان قابل اجرا هستند.
کاربرد پروژه‌ها
- طراحی یک محصول یا دستگاه یا خدمات نوین
- تغییر در ساختار سازمان
- توسعه یا پیاده سازی سیتم نوین
- اجرای روند تجاری نوین
آنچه که زمان پایان را برای پروژه مشخص می‌کند
- وقتی به اهداف رسیده باشیم.
- محرز گردد که به اهداف نخواهیم رسید.
- نیاز به پروژه رفع گردد و آنرا لغو کنیم.
تفاوت پروژه و عملیات
- هر دو توسط افراد اجرایی می‌شوند.
- در تامین منابع هر دو محدود هستند .
- هر دو برنامه ریزی می‌شوند، اجرا می‌شوند و کنترل می‌گردند.
- عملیات تکراری و پاینده است اما پروژه موقتی و منحصر به فرد.
- هدف اجرای پروژه رسیدن به هدف مشخص و بر آوردن مقاصد و سپس اختتام آن است اما عملیات اجرای مداوم یک کار مشخص است که هر بار هدفی تعیین می‌شود و پس از رسیدن به آن دوباره هدفی جدید پیش روی آن قرار می‌گیرد.
سازماندهی پروژه
علوم پروژه ای معمولاً با روش‌های متنوع سازماندهی می‌شوند که یکی از آنها PMBOK است که شامل 2 بخش اصلی است:
- چهار چوب مدیریت: فراهم آوردن ساختار و مبنایی جهت درک مفهوم مدیریت پروژه
- دانش مدیریت: شرح دانش مدیریت پروژه
مستند PMBOK دارای 12 فصل است:
- فصل اول: تعریف واژگان و ا صطلاحات
- فصل دوم: توصیف محیط عملکردی پروژه‌ها ( زمینه مدیریت پروژه)
- فصل سوم: فرآیندهای مدیریت
- فصل چهارم: مدیریت یکپارچگی و هماهنگی اجزاء آن
- فصل پنجم: مدیریت محدوده : حدود تغییرات پروژه و کنترل محدوده آن
- فصل ششم: مدیریت زمان: زمان دادن به هر بخش و کنترل آن.
- فصل هفتم: مدیریت هزینه: برآورد هزینه، بودجه بندی و کنترل هزینه
- فصل هشتم: مدیریت کیفیت: برنامه ریزی کیفی و کنترل کیفیت.
- فصل نهم: مدیریت منابع انسانی: جذب پرسنل و تسعه تیم.
- فصل دهم: مدیریت ارتباط: توزیع اطلاعات و ارائه گزارشات
- فصل یازدهم: مدیریت ریسک: شناسایی، تجزیه و تحلیل و کنترل ریسک
- فصل دوازدهم: مدیریت تدارکات و برنامه ریزی و درخواست ها
PMBOK مواردی نظیر رفتار سازمانی ، پیش بینی مالی و … را تحت پوشش قرار می‌دهد.
حال به بررسی چند مورد از مدیریت ها می‌پردازیم:
مدیریت زمان
- شناسایی فعالیتی که که در پروژه می‌بایست انجام شود.
- توالی فرآیند مورد نظر یعنی ارتباط با موارد قبل و بعد این فرآیند.
- تخمین زمان لازم برای فرآیند.
- کنترل زمان فرآیند با آنچه در قبل برنامه ریزی شد.
مدیریت هزینه
- برنامه ریزی پیرامون منابع مالی
- برآورد هزینه انجام کار
- بودجه ریزی هر مرحله
- کنترل هزینه ها که مطابق برنامه تدوین شده باشد.
مدیریت کیفی
فرآیندهای لازم جهت تضمین برآورده سازی نیازهای پروژه با رعایت خط مشی‌کیفی را در بر می‌گیرد و شامل مراجل زیر است:
- برنامه ریزی کیفی
- تضمین کیفی
کنترل کیفی: نتایج اجرائیات را با آنچه که به عنوان استاندارد پروژه تدوین شده بود قیاس و انحرافات را شناسایی و رفع می‌کنند. استاندارد سازی ISO یکی از استاندارد های اجاری پروژه‌ای است. مدیریت کیفی همزمان با مدیریت پروژه و محصول را باید مد نظر قرار دهد. ناکامی هایی که از کیفیت پایین حاصل می‌شود نتایح و نیمی برای سهامداران به همراه دارد.
در مدیریت کیفی پروژه باید مدیریت کیفی مدرن لحاظ شود تا موارد زیر رعایت گردد.
- رضایت مشتری و برآوردن انتظارات و ….
- انطباق با الزامات تعیین شده
- پیش گیری از بازرسی های متعدد چرا که هزینه پیشگیری از خطا بسیار کمتر از هزینه‌های ناشی از اصلاح آن خطاست.
یکی دیگر از کارهای بخش مدیریت کیفی استقرار برنامه‌های فراگیر بهبود کیفی (TQM) است که محصول را به سمت بهبودی و بهینه شدن سوق می‌دهد.
مدیریت منابع انسانی
فرآیندهای مورد نیاز برای رسیدن به هدف با همراهی افراد حضور یافته در پروژه امکان پذیر است.
- برنامه ریزی سازمان
- جذب پرسنل با تخصص‌های مورد نیاز
- توسعه تیم به منظور اقزایش کارایی
مدیریت ریسک
فرآیند شناسایی و تجزیه و تحلیل و پاسخگویی در خصوص ریسک کردن در پروژه است.
1- برنامه ریزی مدیریت ریسک که تصمیمات مربوط به نحوه رسیدگی به ریسک را مشخص می‌کند.
2- شناسایی ریسک
3- تجزیه و تحلیل ریسک که در واقع ریسک را آنالیز و موقعیت های مربوط به اجرا یا عدم اجرا آن را بررسی می‌کند.
4- کنترل و ارزیابی ریسک :
درواقع ریسک رویدادی نا مطمئن و با موقعیتی احتمالی با در نظر داشتن اثرات مثبت و منفی است.
مدیریت تدارکات
فرآیند تامین کالا و خدمات از محیط خارج از سازمان است.
- برنامه ریزی تدارکات که تعیین می شود چه کالایی چه زمانی تهیه شود.
- برنامه درخواست که نیازها را شناسایی می‌کند.
- انتخاب منبع که طی در نظر داشتن شرایط مالی و نحوه پرداخت ، کیفیت مرغوب و فوریت در تامین سفارش داده می‌شود.
مدیر تدارکات میان فروشنده و خریدار مورد بحث قرار می‌گیرد که این رابطه سطح گشترده ای را در بر می‌گیرد.
مدیریت پروژه
مدیران پروژه وظیفه‌ای سخت تر از سایر مدیران دارند. آنها همه مسائل مربوط به آن را بررسی می‌کنند بر اجرای درست برنامه های تدوین شده در زمان مشخص در بازه بودجه ای که از قبل اختصاص یافته نظارت می‌کنند . برای این کار مدیران باید به قدری توانمند باشند که گواهی دریافت صلاحیت دریافت کنند.
همچنین باید ذهنی خلاق و دارای مهارت ارتباطی بالا باشند و این شغل مناسب برای افرادی است که سخت کوش، پر تلاش پر انرژی هستند.
مدیر در واقع پروژه را تحلیل می‌کند، هدف را مشخص می‌کند برای هر یک از افراد با در نظر داشتن بازه زمانی وظایف تعیین می‌کند. همچنین بودجه بندی برای هر قسمت با در نظر داشتن هدم اتلاف هزینه و پیش بینی هزینه ها را انجام دهد. یکی از روش‌ةای متداول برای زمان بندی موثر‌تر استفاده از روش مسیر بحرانی (CMP) است.
پس از اتمام زمان بندی، بودجه بندی و تقسیم وظایف مدیر پروژه به مدیران برای برخوردار شدن از حمایت مالی و غیر مالی گزارش می‌دهد.
فرآیند مدیریت پروژه
- شروع
- برنامه ریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- پایان
1) شروع initiation : کسب مجوز برای پروژه
2) برنامه ریزی scope planning : بیانه مکتوب از اجرائیات پروژه
3) اجرا پروژه: آنچه برنامه ریزی شده می‌بایست اجرا گردد.
4) نظارت: کنترل اجرائیات با آنچه که تدوین شده بود.
5) پایان: رسیدن به هدف و ختم پروژه
اگرچه هر یک از 5 مورد فرآیند مدیریت پروژه مستقل هستند اما با یکدیگر همپوشانی داشته و روی هم اثر می‌گذارند.
