سه عنصر مهم برای یک مذاکره موفق چیست؟

هر چقدر هم که هدف و مقصود ما مشخص باشد، تا زمانی که ندانیم از چه راهی باید به این مقصد برسیم فرقی با کسی که هیچ هدفی ندارد، نداریم. به عنوان مثال، فرض کنیم که ما را در یک جاده‌ی بی نام و نشانی رها کرده‌اند که در آن مسیر های پر پیچ و خم فراوانی وجود دارد، با وجود این که ما می‌دانیم مقصد نهایی کجا است تا زمانی که نتوانیم مسیر درست رسیدن به آن را پیدا کنیم دائما سردرگم خواهیم بود و آن هدف تنها در حد یک آرزو برای ما باقی خواهد ماند.
حال می خواهیم بدانیم مذاکره چیست و چگونه می توانیم به کمک عناصر آن یک رابطه را به درستی به موفقیت و پایداری برسانیم.

مذاکره موفق چیست؟

معمولا وقتی افراد دچار اختلاف می‌شوند برای حل‌ مشکلات‌ خود به مذاکره می‌ پردازند، مذاکره بهترین روش برای مصالحه و رسیدن به توافق با فرد مقابل است، زیرا به کمک آن می توانیم بدون درگیری، اختلاف و مشاجره به اهداف‌ خود در ارتباط با دیگران برسیم.

هنگام بروز اختلافات، بین دو شخص یا  حتی دو شرکت، مذاکره تنها راه رسیدن به هدف و پایان درگیری‌ است. زمانی‌ که منافع هر دو طرف مذاکره تأمین شود و طرفین در حین گفت و گو به درخواست‌های طرف مقابل خود توجه نشان دهند، در آن صورت مذاکره به نتیجه مطلوب و موفقیت خواهد رسید.

اختلافات معمولا به دلیل خواسته‌ها، اهداف و باور‌های مختلف افراد به وجود می آید که بدون مذاکره ممکن است هر اختلاف نظری به بحث‌، خشم و ناراحتی تبدیل شود که در نتیجه‌ی‌ آن یک فرد یا همه‌ی افراد حاضر در گفت و گو احساس نارضایتی خواهند کرد.
از نکات مهم در ارتباط با مذاکره این است که به وسیله‌ی آن افراد می‌توانند بدون ایجاد مانع در ارتباطات آینده، با یکدیگر به توافق برسند.

سه عنصر مهم در مذاکره چیست؟

فارغ از تمام تکنیک‌ های مذاکره تا زمانی که نتوانیم سه عنصر اصلی مذاکره را در ذهن خود نقش ببندیم و با استفاده از آن مسیر مذاکره‌ی خود را طراحی کنیم، وارد یک سر درگمی می‌شویم که معلوم نیست چه نتیجه‌ای را در پایان برای ما خواهد داشت.

اگر بخواهیم در مذاکره به مهم‌ترین عناصر یادگیری بپردازیم، می‌توانیم این سه عنصر رانام ببریم. یادگیری دقیق و عمیق این سه عنصر، از یادگیری هزاران تکنیک واجب‌تر است.

هرب کوهن، در کتاب خود موسوم به “می توان در مورد همه چیز مذاکره کرد ” سه عنصر حیاتی هر مذاکره ای را به روش زیر بیان می کند.

• زمان
• اطلاعات
• قدرت

شاید برای کسانی که فقط منتظر کسب نتیجه برنده – بازنده در میدان مذاکره هستند توجه به عناصر بالا اهمیت چندانی نداشته باشد و بخواهند تنها یکی از عناصر حیاتی مثلا، قدرت را به کار ببرند، اما بهتر است که هنرمندانه از تمامی عناصر سه گانه جهت تحقق نتیجه برنده در مذاکرات خود بهره ببریم.

زمان

بسیاری فرآیند مذاکره را رویدادی در نظر می گیرند که تاریخ شروع و پایان مشخصی دارد، به علاوه افراد تصور می کنند مذاکره با فرآیند تعامل حضوری میان دو طرف شروع می شود و خاتمه می یابد. این تصور به هیچ عنوان صحیح نیست، زیرا اکثر افراد در این باره فکر نمی کنند که باید زمان و تلاش را در شمار هزینه ی مذاکره ی خود قرار دهند، در صورتی که بسیاری از مذاکره کنندگان بهای سنگینی بابت عدم درک این موضوع پرداخته اند.

قانون هشتاد بیست در مذاکره

زمان در مذاکرات نقش حیاتی دارد، اغلب اوقات، مذاکرات در بیست درصد انتهایی زمان در نظر گرفته شده پایان می یابد، این جنبه از مذاکرات تابع قانونی است که به ظاهر در هر عرصه ی زندگی حکم فرما است. این قانون را 20/80 یا قانون پارتو (به یاد ویلفرد پارتو، اقتصاددان و جامعه شناسی که این قانون را تدوین کرد) می نامند.
این قانون می گوید: بیست درصد آن چه انجام می دهیم، هشتاد درصد نتایج را رقم می زند و در مقابل، هشتاد درصد آن چه انجام می دهیم فقط بیست درصد نتایج را به بار می آورد. در مذاکره، این قانون بدان معنا است که به طور کلی هشتاد درصد نتایج در بیست درصد انتهای زمان ما بدست می آید.

پارتو می گوید: چند سال قبل یکی از دوستانم که تاجر برنج بود با من تماس گرفت و گفت در مذاکره با کشاورزان یک روستا برای خرید برنج دچار مشکل شده است و تقاضای کمک از من  داشت. قضیه از این قرار بود که آن سال کشاورزان پس از دروی برنج با هم متحد شدند و به یکباره قیمت را به طور نا متعارف بالا بردند و بر نظر خود پافشاری داشتند، پس از بررسی جوانب مختلف و دریافت اطلاعات کافی به دوستم گفتم فعلا خرید نکن و منتظر بمان تا زمان خرید را به تو بگویم. از جمله مواردی که می توانست ورق را به سمت دوستم برگرداند این بود که روستاییان انبار کافی و مناسب برای نگهداری بلند مدت از برنج را نداشتند، تمام درآمد آن ها فروش سالیانه برنج بود و باید پس از فروش برنج وام های سلف خود را تصویه حساب می کردند و چند تن از آن ها موعد عروسی فرزندان شان بود و حتما به پول نیاز داشتند. از این اطلاعات نتیجه گیری کردم که آن ها توان لازم برای نگهداری بلند مدت برنج را ندارند و نهایتا می توانند دو ماه صبر کنند. ما منتظر ماندیم و پس از یک ماه به دوستم گفتم پیشنهاد قیمت خود را مجددا ارائه کن، اما فقط به سه خانواده ای که تا یک ماه دیگر عروسی دارند، آن ها پیشنهاد را نپذیرفتند، ولی در نهایت دو هفته بعد خودشان با دوستم تماس گرفتند و پیشنهادش را قبول کردند، پس از آن اتحاد روستاییان شکسته شد و بقیه اهل روستا هم با قیمت مورد نظر ما حاضر به فروش شدند.( لازم به ذکر است که ما تماما پایبند به اخلاق بودیم و با قیمت مناسبی محصولات را خریدیم. )

عامل تعیین کننده در این معامله، ارزش زمان و قانون 20/80 بود، زیرا 80 درصد زمان ما فقط به صبر کردن گذشت تا برای 20 درصد انتهایی زمان بتوانیم بهترین نتیجه را بگیریم.

اطلاعات

طرفی که بهترین درک و شناخت را از آن چه که باید انجام شود دارا باشد، قدرت بیشتری در مذاکره دارد.

قدرت

هیچ وقت قدرت را به طرف مقابل خود واگذار نکنیم، با توجه به این مطالب هر یک از عناصر مذاکره را به صورت فشرده، این‌گونه مورد بحث قرار می دهیم: بیشتر افراد بر این باورند که مذاکره با انجام ملاقات بین طرفین شروع شده و پایان می یابد، در حالی که واقعیت این نیست، برای انجام یک مذاکره موفق، هفته ها، ماه ها و گاهی سال ها باید وقت بگذاریم.
زمان مورد نیاز پیش از انجام مذاکره، به طور عمده به جمع آوری اطلاعات در مورد هدف ها، نیازمندی ها و سبک های مذاکره‌ای طرف مقابل و طراحی فرآیند مذاکره اختصاص می یابد، البته زمان صرف شده، در اصل انجام مذاکرات اهمیت زیادی دارد.

آخرین عنصر در مذاکره، قدرت است. هر چند بسیاری با شنیدن واژه قدرت مفهوم منفی از آن برداشت می‌کنند، اما قدرت در جایگاه خود، نه خوب است نه بد. آن چه که بد تعبیر می شود سوء استفاده از قدرت است، زیرا گونه‌های مختلفی از قدرت می تواند بر نتیجه مذاکره اثر بگذارد، همانند قدرت مقام، قدرت دانش و تخصص، قدرت پاداش و  قدرت شخصیت، اما اگر از قدرت برخوردار باشیم، ولی از آن بهره نگیریم، این قدرت ارزشی ندارد.