یک مذاکره تاثیرگذار و کارآمد به ما کمک می‌کند تا هنگامی که خواسته‌های ما با طرف مقابل در تعارض است، برای رسیدن به توافق، راه‌حل مناسبی پیدا کنیم، زیرا هدف از انجام مذاکرات برد برد دستیابی به راه حلی است که مورد پذیرش هر دو طرف مذاکره باشد.
هنگامی که در معاملات با ریسک بالا مذاکره می کنیم، باید با دقت به جزئیات بپردازیم، کسانی که درگیر معاملاتی می شوند که در آن فروش‌هایی با حجم و ارقام بزرگ صورت می‌گیرد، با بدست آوردن مهارت و تجربه‌ی کافی در مورد موضوع مد نظر، سعی می‌کنند به هر نحو ی که شده مذاکره را به نفع خودشان به پایان برسانند.
چگونه مذاکره کنیم؟
با توجه به این که اختلاف نظرهای زیادی میان طرفین مذاکره وجود دارد، روش‌های آماده‌سازی می‌توانند ما را در جهت دستیابی به یک مذاکره‌ی موفق کمک کنند.
در مواقعی که اختلاف نظر چندانی بین طرفین مذاکره وجود ندارد، آماده‌سازی قبل از مذاکره ضروری نخواهد بود، زیرا ممکن است نتیجه ای معکوس داشته باشد، اما اگر اختلاف نظر چشمگیری بین ما و طرف مقابل وجود دارد، قبل از ورود به مذاکره باید از داشتن آمادگی قبلی، اطمینان کامل حاصل کنیم.
در ادامه به بررسی 5 موارد که قبل از هر مذاکره‌ای و برای آمادگی بیشتر باید انجام دهیم، می پردازیم.
- اهداف، هدف از این مذاکره به دست آوردن چه چیزهایی است؟
- داد و ستد، چه چیزهای برای مبادله با یکدیگر داریم؟
- گزینه‌های جایگزین، اگر بر سر گزینه ای با طرف مقابل به توافق نرسیدیم، گزینه‌های جایگزین ما چیست؟
- روابط، روابط ما با طرف‌مقابل به چه صورت است؟ آیا این رابطه می‌تواند بر مذاکره ما تاثیر بگذارد؟
- دستاوردهای مورد انتظار، انتظار دو طرف از انجام مذاکره، به دست آوردن چه نتایجی است؟
در یک مذاکره‌ی مورد توافق، طرفین باید پس از پایان مذاکره نسبت به آن احساس مثبت داشته باشند.
مذاکره، یعنی یک اکتشاف دقیق در مورد چگونگی موقعیت ما و طرف مقابل ما، برای بدست آوردن یک توافق که مورد پذیرش دو طرف باشد، تا از طریق آن هر دو طرف به خواسته و اهداف خود برسند.
برنامه ریزی درست و موثر از جمله عوامل مهم و تعیین کننده در نتیجه بخش بودن فرآیند مذاکره است. اگر برنامه ریزی دقیقی انجام نداده ایم و خودمان هم نمی دانیم در مذاکره به دنبال چه هستیم، نباید انتظار داشته باشم در مذاکره به نتیجه قابل قبولی دست پیدا کنیم.
برنامه ریزی برای مذاکره از جمله مراحل مهمی است که متاسفانه اکثر مذاکره کنندگان به دلیل تنش های زیادی که بر مذاکرات حاکم است، آن را فراموش کرده و مستقیما و بدون آمادگی قبلی وارد فرایند مذاکره می شوند. مذاکره کننده ای که برای مذاکره، برنامه ریزی نکرده و یا برنامه ریزی ضعیفی انجام داده، در طول مذاکره با مشکلات متعددی مواجه می شود.
زمانی که طرف مقابل پیشنهاد هایی را روی میز می گذارد، نمی تواند به سرعت، در مورد ارزش این پیشنهاد ها قضاوت کند. برای چنین مذاکره کنندگانی، بسیار پیش می آید که در مذاکره ای به توافق دست می یابند، اما زمانی که طرف مقابل پیشنهاد مناسبی را مطرح می کند، مذاکره کننده بیش از حد تردید و تأخیر از خود نشان می دهد، به گونه ایی که طرف مقابل، طاقت خود را برای ادامه مذاکره از دست داده و یا پیشنهاد خود را اصلاح می کند. پیشنهاد می کنیم مقاله 5 تکنیک و ترفند کلیدی برای مدیریت زمان در نتیجه مذاکره را در این خصوص حتما مطالعه نمایید.
فرآیند تبادل امتیازات در مذاکره، فرآیندی بسیار مهم است که معمولا در مدت زمان نسبتا کوتاهی انجام می گیرد. مذاکره کنندگانی که از قبل برای این شرایط آمادگی کامل کسب نکرده باشند دچار سردرگمی شده و نمی توانند در فضای حاکم بر جلسه مذاکره، با دقت و سرعت مناسب در مورد فرآیند تبادل امتیازات تصمیم بگیرند.
با توجه به این که بخش قابل توجهی از فعالیت ذهنی مذاکره کننده در طول مدت مذاکره، به تحلیل مواضح و پیشنهادات مطرح شده اختصاص می یابد، کمتر می توان انتظار داشت که هم زمان ترفندها و توصیه های دیگر ذکر شده در خصوص مذاکره، به درستی و در زمان مناسب به کار گرفته شوند.
شنیدن حرف های جدید که قبلا احتمال مطرح شدن آن در طی مذاکره پیش بینی نشده است، گاهی باعث از دست دادن اعتماد به نفس مذاکره کننده و در نتیجه عدم حصول موفقیت خواهد شد.
برنامه ریزی و هدفگذاری مذاکره کنندگان موفق
این دسته از افراد برای انجام مذاکرات خود موارد زیر را در برنامه ریزی های خود قرار می دهند.
- گزینه های بیشتری را طراحی و بررسی می کنند.
- بیشتر در پی یافتن زمینه های مشترک هستند.
- زمان بیشتری را صرف جنبه های بلند مدت مذاکره می کنند.
- در مورد هر یک از پارامترها و موضوعات مورد مذاکره، به جای تعیین یک نقطه خاص، محدوده ای از گزینه های قابل قبول را تعیین می کنند. مثال، به جای این که بگویند من این کالا را به قیمت …خواهم فروخت می گویند من برای قیمت گذاری این کالا، محدوده …تا … را مد نظر دارم.
برنامه ریزی و هدفگذاری صحیح برای مذاکره
نخستین گام در طراحی و برنامه ریزی یک مذاکره، تعیین اهداف است. مذاکره کننده باید هدف های خود را پیش بینی کرده و روش هایی برای دست یابی به هر یک از این اهداف طراحی و برنامه ریزی نماید.
اهداف مورد توجه در یک مذاکره را می توان به 3 دسته زیر تقسیم بندی کرد.
1. اهداف مادی
اهداف مادی یعنی هر آن چه که به صورت فیزیکی و مادی می خواهیم در مذاکره به دست بیاوریم، تخفیف بیشتر، قیمت فروش بالاتر، شرایط پرداخت بهتر، هزینه های حمل و نقل. بیشتر صحبت ها در مذاکره در خصوص این چنین اهداف می گذرد.
2. اهداف نامشهود
برخی اهداف در مذاکره ماهیت مشهود ندارند همانند، حس برنده شدن، دفاع از شهرت و آبروی شرکت
3. اهداف رویه ای
نظم جلسه مذاکره، حل و فصل موضوعات و مشکلات می تواند حال ما را در روند مذاکره خوب کند، یک مذاکره کننده حرفه ای، قبل از انجام مذاکره اهداف و خواسته های خود را مشخص می کند و آن ها را اولویت بندی می کند تا دقیقاً بداند باید بر سر کدام خواسته خود بیشتر پا فشاری کند و کدام خواسته اهمیت چندانی ندارد و می تواند از آن بگذرد.
مذاکره کننده باید این اهداف را به طور مشخص و روشن تعریف کند و پس از تعریف، هدف ها به صورت مرتب، اولویت بندی شوند، همچنین ممکن است در صورت پیچیده بودن موضوع مذاکره، اهداف دسته بندی شده و به صورت چند بسته پیشنهادی، مورد توجه قرار گیرند.
در تعیین اهداف به نکات زیر توجه داشته باشیم
- اهداف با آروزها فرق دارند، همه ما آرزوهای فراوانی داریم که علاقه مند هستیم روزی به واقعیت تبدیل شوند، اما زمانی که از اهداف صحبت می کنیم باید واقع گرا بوده و چیزی را به عنوان هدف تعیین کنیم که واقعاً دست یابی به آن امکان پذیر باشد، در غیر این صورت به احتمال زیاد مذاکره به بن بست منتهی خواهد شد.
- اهداف کار، اهداف طرف مقابل به یکدیگر مرتبط است و از تعامل بین این اهداف و وجود همین ارتباط است که موضوعاتی برای مذاکره شکل می گیرد.
- برای اهداف حد و حدودی وجود دارد و تجاوز از آن حد و حدود، ما یا طرف مقابل را مجبور به ترک مذاکره خواهد کرد، بنابراین همیشه تلاش کنیم اهداف خود را در چارچوب حد و حدود منطقی و شرایط تحلیل شده از جانب محیط تعریف نماییم.
9 جزء اصلی فرآیند برنامه ریزی برای مذاکره
پس از تعیین اهداف مناسب نوبت به برنامه ریزی برای مذاکره می رسد، اجزای اصلی فرآیند برنامه ریزی برای مذاکره به شرح ذیل می باشد.
1. موضوعات اصلی مورد بحث در مذاکره
در نخستین مرحله برنامه ریزی برای مذاکره، باید موضوعات قابل بحث بر سر میز مذاکره، مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند. در برخی از مذاکره ها، بحث تنها بر سر یک موضوع متمرکز است، اما برخی از مذاکره ها، پیچیده تر هستند و موضوعات متعددی در آن ها مورد بحث قرار می گیرد.
بر اساس تعداد موضوعات مورد بحث در یک مذاکره و نیز با توجه به نوع رابطه ای که بین طرفین وجود دارد، می توان استراتژی مناسب برای مذاکره را انتخاب کرد. یکی از مهارت های مذاکره این است که در مذاکره هایی که در آن ها صرفاً یک موضوع اصلی وجود دارد، می توانیم موضوعات دیگری را در کنار موضوع اصلی قرار دهیم تا ساختار مذاکره شکل یک مذاکره برنده به خود بگیرد.
2. ترکیب کردن موضوعات و دسته بندی آن ها
پس از تعریف موضوعات مورد بحث در مذاکره ،گام بعدی ترکیب این موضوعات و دسته بندی آن ها برای تسهیل فرآیند مذاکره است. این دسته بندی به ذهن مذاکره کننده نظم بخشیده و پیشبرد فرآیند مذاکره را محصل می کند.
3. تعریف منافع
بعد از تعریف موضوعات مهم در مذاکره، مذاکره کننده باید در مورد خواسته ها و منافع مربوط به هر یک از موضوعات، تصمیم گیری کند. خواسته ها، چیزهایی هستند که بر سر آن ها مذاکره می کنیم و منافع، دلیل خواستن آن خواسته ها محسوب می شوند.
بار دیگر تاکید می کنیم اگر در شرایطی لازم دانستیم، شرح دهیم که چرا بر هر یک از خواسته های خود اصرار داریم حتماً از قوی ترین دلیل آغاز کنیم. همچنین توصیه می شود منافع خود را نیز مانند خواسته ها اولولیت بندی نماییم.
4. تعیین حد و مرزهای مربوط به هر یک از موضوعات
اگر طرف مقابل، بخشی از خواسته های ما را تایید نکند چه می کنیم؟ اگر خواسته هایی داشت که آن ها را در برنامه خود پیش بینی نکرده بودیم چه عکس العملی باید نشان دهیم؟ مذاکره کننده موفق باید دو پارامتر را به خوبی بشناسد و قبل از حضور در جلسه مذاکره آن ها را تعیین کند. که در ادامه این دو مورد را توضیح خواهیم داد.
نقطه ترک مذاکره
نقطه ای است که اگر مذاکره در یکی از موضوعات به آن برسد، از سودهای حاصل از مذاکره پیشی می گیرد، تعیین نقاط ترک مذاکره به عنوان بخشی از برنامه ریزی های قبل از شروع مذاکره، از اهمیت بالایی برخوردار است.
بهترین انتخاب جایگزین مذاکره
نکته دیگری است که باید مورد توجه مذاکره کننده قرار گیرد وقتی مذاکره کننده ای در طول فرآیند مذاکره، به نقطه ای می رسد که انتخاب های دیگر برایش جذاب تر از نتیجه حاصل از مذاکره است، دلیلی نخواهد داشت که به فرآیند مذاکره ادامه دهد.
5. انتخاب نقطه هدف و نقطه شروع مذاکره
بعد از تعیین موضوعات حائز اهمیت و نیز دسته بندی و اولویت بندی این موضوعات، نوبت به تعیین نقطه هدف و نقطه شروع اولیه برای هر یک از موضوعات مورد نظر خواهد رسید. در مورد تعیین نقطه شروع مذاکره و نقطه هدف به نکات زیر توجه داشته باشیم.
الف: برای هدف گذاری به خواسته های خود توجه کنیم.
ب: برای ارائه بسته های پیشنهادی آماده باشیم.
ج: در ارزیابی موضوعات به تفاوت دیدگاه های خود با طرف مقابل دقت کنیم.
6. شرایط محیطی مذاکره را در نظر بگیریم
عوامل زیادی هستند که بر مذاکره تاثیر گذارند، بنابراین در زمان برنامه ریزی و قبل از شروع مذاکره باید بکوشیم پاسخ پرسش های زیر را مشخص کنیم.
- چه کسی یا کسانی باید در هنگام مذاکره در تیم من حضور داشته باشند. مثال، بهتر است یک وکیل، کارشناس، حسابدار یا اشخاص دیگری را نیز در تیم قرار دهم؟
- طرف مقابل من چه کسانی خواهند بود؟
- زمینه تخصصی آن ها چیست؟ سمت آن ها چیست؟
- در چه زمینه ای تجربه دارند ؟
- فرآیند تصمیم گیری در طرف مقابل چگونه است؟
- آیا یک فرد مشخص مسئول تصمیم گیری یا به صورت تیمی انجام می شود؟
- آیا تصمیم گیری را به جلسه دیگری موکول می کند؟
- چه کسانی این مذاکره را می بینند؟
- چه کسانی از نتیجه مذاکره مطلع می شوند؟
- آیا سهامداران دو طرف از نتیجه مطلع می گردند؟
- سایر شرایط محیطی حاکم بر مذاکره چیست؟
7. تحلیل موقعیت طرف مقابل
تمام آن چه در مراحل نخستین در مورد تعیین موضوعات مذاکره، اولویت بندی آن ها، تعیین نقاط ترک مذاکره و پیشنهادهای اولیه در مورد هر یک از موضوعات مطرح شده باید در مورد طرف مقابل نیز مورد مطالعه و بررسی قرار گیرد. اگر قبلا این فرصت فراهم نشده تا با طرف مقابل روبرو شده و از او شناختی داشته باشیم، پس بهتر است بکوشیم خود را به جای وی گذاشته و تمایلات و خواسته های احتمالی او را کشف کنیم.
8. نحوه مطرح کردن موضوعات برای طرف مقابل
یکی از مراحل مهم در مذاکره، ارائه مطالب و اطلاعات برای طرف مقابل و توجیه خواسته ها است، معمولا این موضوع در حوزه علم ارتباطات مورد بحث قرار می گیرد.
9. چارچوب کلی دستور جلسه و قرارداد
قبل از حضور در جلسه مذاکره، مذاکره کنندگان باید در مورد دستور جلسه، یعنی هر یک از موضوعات و ترتیب مطرح کردن آن ها، تصمیم بگیرند. در شرایطی که دو طرف مذاکره از قبل با یکدیگر در ارتباط بوده و یکدیگر را می شناسند. دستور جلسه می تواند با هماهنگی قبلی، تعیین و تعریف شود. تدوین دستور جلسه می تواند به افکار و گفته های ما نظم بخشد.
