مراحل مصاحبه استخدامی چیست؟

یک مصاحبه استخدامی استاندارد، فرآیندی کاملا برنامه ریزی شده است و از اصول خاصی تبعیت می کند. هنگامی که یک سازمان، قصد برگزاری مصاحبه شغلی جهت استخدام نیروهای کارآمد و شایسته را دارد، می بایست از این اصول پیروی کرده و قواعد مربوط به یک مصاحبه استخدامی را نکته به نکته رعایت کند. درصورتی که مراحل مصاحبه استخدامی، سیر طبیعی و حرفه ای خود را طی کند، می توانیم به خروجی این جلسات خوش بین بوده و نسبت به استخدام کارآمدترین داوطلبان، اطمینان حاصل کنیم.

اصلی ترین مراحل مصاحبه استخدامی کدامند؟

در ادامه به بررسی مراحل اصلی مصاحبه استخدامی می پردازیم.

مرحله آمادگی

 دراین مرحله، وظیفه اصلی سازمان برگزارکننده مصاحبه و هم چنین مصاحبه کنندگان، کسب حداکثر اطلاعات ممکن از مصاحبه شوندگان و داوطلبانی است که خود را برای تصدی، مشاغل مدنظر آن سازمان، واجد شرایط می دانند. یکی از کاربردی ترین منابع اطلاعاتی که مصاحبه کنندگان می توانند به آن استناد کنند، مطالعه دقیق رزومه ارائه شده توسط داوطلبان می باشد. نمایندگان سازمان با اطلاع از نیازهای پرسنلی و کمبودهایی که در برخی از بخش های سازمان از نظر نیروی انسانی وجود دارد، به بررسی و آنالیز دقیق مشخصات، توانمندی ها و مدارک تحصیلی متقاضیان پرداخته و میزان همپوشانی توانایی ها و قابلیت های داوطلبین و نیازهای سازمان را تعیین می کنند. پس از آن مصاحبه کنندگان می توانند به نوعی داوطلبان را  بر اساس رزومه ای که ارائه داده اند الویت بندی کرده و سوالات هریک از آنان را بر اساس سوابق و مستندات ارائه شده طراحی نمایند.

چه بسا ممکن است برخی از متقاضیان در همین مرحله و پس از مطالعه دقیق رزومه ای که ارائه داده اند، کنار گذاشته شده و به مرحله مصاحبه استخدامی وارد نشوند، به این دلیل که فاقد ویژگی های مورد نیاز آن سازمان یا اداره می باشند. مرحله آماده سازی، به نوعی اولین فیلتر در فرآیند مصاحبه شغلی می باشد که از طریق آن، تعدادی از متقاضیان حذف شده و جلسه حضوری مصاحبه، با تعداد کمتری از آنان برگزار می شود.

این موضوع موجب کاهش قابل ملاحظه هزینه های سازمان شده و طراحی سوالات و مکانیزم برگزاری جلسه را نیز برای مصاحبه کنندگان تسهیل می سازد. یکی دیگر از اقداماتی که در این مرحله انجام می شود، تعیین بهترین زمان و مکان، برای برگزاری جلسات مصاحبه حضوری می باشد، با توضیحاتی که داده شد این نکته مشخص می گردد که تنظیم رزومه توسط متقاضیان، موضوعی بسیار مهم و حیاتی بوده و چه بسا باعث تعیین سرنوشت شغلی افراد می گردد. پس لازم است که داوطلبان، رزومه خود را با کمال دقت و صداقت تنظیم کرده و آن را در اختیار مسئولین مربوطه قرار دهند.

مرحله آغاز مصاحبه و ایجاد ارتباط

 در این مرحله اولین اطلاعات در خصوص مهارت های ارتباطی و توانایی برقراری ارتباط موثر توسط متقاضیان، در اختیار مصاحبه کنندگان قرار می گیرد. نوع پوشش ظاهری و نحوه برقراری ارتباط کلامی، به دقت توسط مسئولین برگزاری، بررسی شده و شناخت های اولیه حاصل می گردد.

البته این از وظایف اصلی یک مصاحبه کننده حرفه ای است که در این مرحله با بررسی شرایط متقاضی، محیط را برای وی از نظر روحی و روانی فراهم نموده و تنش ها و نگرانی های وی را تا حد زیادی برطرف سازد تا مصاحبه شونده از این طریق به آرامش نسبی دست پیدا کرده و با خاطری آسوده، پاسخگوی پرسش های آنان باشد. برخورد اولیه مصاحبه کنندگان، در این خصوص نقشی تعیین کننده ایفا می کند. به محض ورود متقاضی، مصاحبه کنندگان از وی استقبال نموده و با رویی گشاده و لبخندی بر لب به او خوشامد می گویند و حس صمیمیت و آرامش زا به او القا می کنند.

سپس برای یخ شکنی اولیه، کمی در خصوص مسایل حاشیه ای و بعضاً نامربوط نسبت به موضوع اصلی، با متقاضی به گفتگو پرداخته و موانع و نگرانی های اولیه در برقراری یک ارتباط موثر را از پیش رو بر می دارند. سپس مصاحبه کننده، به معرفی مختصری از سازمان و اهداف و انتظارات آن اشاره نموده و پس از آن به صحبت های اولیه مصاحبه شونده گوش فرا داده و به یادداشت برداری می پردازد.

مصاحبه شونده نیز باید به اهمیت این مرحله از مصاحبه استخدامی که نقشی بسیار تعیین کننده دارد، واقف بوده وبا ظاهری بسیار آراسته و رعایت مسائل اساسی آداب معاشرت، وارد جلسه شود.

مرحله مصاحبه اصلی

در این مرحله و با توجه به جمع آوری اطلاعات لازم از مراحل قبلی، ساختار و روش مصاحبه تعیین شده و سوالات مناسب و بعضاً از پیش تعیین شده توسط مصاحبه کننده مطرح می گردد. در این مرحله تبادل اطلاعات صورت می گیرد، نه این که صرفاً مصاحبه شوندگان، اطلاعات خود را در اختیار سازمان قرار دهد. سپس با طرح پرسش های هدفمند، میزان اطلاعات خود را نسبت به توانمندی ها و ویژگی های متقاضیان به میزان قابل توجهی افزایش می دهند.

معمولاً سوالات مطرح شده در این مرحله، قابل پیش بینی بوده و در اکثر مصاحبه های شغلی مورد استفاده قرار می گیرند. برای آشنایی بیشتر با این سوالات می توانید به مقاله 42 پرسش هدفمند در مصاحبه های شغلی مراجعه فرمائید. دراین مرحله مصاحبه کننده باید با طرح سوالات باز، داوطلبان را به چالش کشیده و حداکثر اطلاعات را در خصوص توانایی ها و قابلیت های آنان، بدست آورد. گوش دادن فعال و موثر، یکی از مهم ترین مهارت های ارتباطی دو طرف مصاحبه می باشد. در صورت استفاده از این مهارت، علاوه براین که اطلاعات بسیار ارزشمندی ازطرف مقابل بدست می آید، این باور نیز در وی شکل خواهد گرفت که مورد توجه مخاطب قرارگرفته و سخنانش بادقت، مورد توجه و بررسی قرار می گیرد. در واقع این اقدام، نوعی ادای احترام به حساب می آید.

 پایان مصاحبه

در این مرحله پرسش های نهایی مطرح و صحبت های طرفین جمع بندی می شود. در این مرحله ممکن است برخی پرسش ها، به سبب اهمیت برخی از آن ها و یا همچنین راستی آزمایی مصاحبه شوندگان، مجدداً مطرح گردند. با استفاده از این تکنیک می توانیم میزان صداقت مصاحبه شونده را در بوته آزمایش قرار داده و تصمیم بهتری را اتخاد کنیم.

برای نشان دادن پایان وقت مصاحبه بهتر است از روش های غیرکلامی استفاده نمائیم. مثلاً به ساعت خود نگاه کنیم یا پرونده و مدارک پیش روی خود را جمع آوری کرده و کنار بگذاریم. از این طریق مصاحبه شونده متوجه می گردد که وقت مصاحبه رو به اتمام است. درنتیجه، مسائل و موضوعات مد نظر خود را جمع بندی و با سرعت بیشتری در اختیار مصاحبه کنندگان قرار دهد. هرگز مصاحبه کننده نباید نتیجه نهایی را دراین مرحله اخذ یا اعلام نماید.

ممکن است یک متقاضی به خوبی از پس مصاحبه شغلی بربیاید. خواسته های مسئولین برگزاری را تا میزان قابل ملاحظه ای تامین کرده باشد. ولی یک مصاحبه کننده حرفه ای هرگز در این مرحله نظر نهایی خود را اعلام نمی کند. زیرا ممکن است نفرات بعدی که هنوز در جلسه مصاحبه شرکت نکرده اند، از قابلیت و شایستگی بیشتری برخوردار باشند. شاید بتوانند در برآورده سازی نیازهای سازمان، کمک بیشتری کرده و نقش موثری را به عهده بگیرند. درانتهای جلسه به خوبی از داوطلب قدردانی کرده و با رفتاری خوب و شایسته، از او بدرقه گرمی بعمل می آوریم.

مرحله نتیجه گیری

 در این مرحله، مصاحبه کنندگان اطلاعات جمع آوری شده از هر داوطلب را گردآوری می کنند. سپس تجزیه و تحلیل می نمایند. برای هر یک ازمصاحبه شوندگان گزارشی جداگانه تهیه می گردد. در اختیار مسئولین سازمان یا اداره متبوع خود قرار می دهند. تهیه گزارش ها می بایست به دور ازهرگونه جانبداری و با رعایت عدالت کامل صورت گیرد.علایق شخصی درآن نقشی نداشته باشند. گزارش های نهایی می بایست با توجه به استانداردهای یک استخدام درست و اصولی باشد.با در نظر گرفتن منافع و نیازهای سازمان تنظیم گردد.از این طریق می توان شایسته ترین افراد را گزینش نموده و در جهت دستیابی به اهداف سازمان بکار گرفت.

رعایت مراحل مصاحبه استخدامی، امری کاملاً ضروری و حیاتی است. اگر دراجرای هریک ازاین مراحل، اهمال و قصوری صورت پذیرد، نتایج نهایی بدست آمده از این دست مصاحبه ها مورد تردید واقع می شود. ممکن است خروجی آن، پاسخگوی رفع نیازها و خواسته های سازمان برگزار کننده نباشد. برگزاری یک مصاحبه شغلی استاندارد و گزینش شایسته ترین افراد، از وظایف اصلی تصمیم گیرندگان و تصمیم سازان هر سازمان، اداره و یا شرکت می باشد.