چگونه با اولویت بندی برنامه ها، زمان را مدیریت کنیم؟

بر اساس تحقیقات صورت گرفته 95 درصد از رفتار، احساسات و تفکرات ما از عادت های ما نشأت می گیرد، اغلب کارهای ما در طول روز بر اساس عادت های ما صورت می گیرد، در نتیجه موفقیت ها و ناکامی های ما ریشه در عادت های ما دارد، از این روی یکی از عادت های مهم جهت تحقق برنامه ها و رسیدن به اهداف، مدیریت زمان است.

مدیریت زمان یکی از مهارت های مهم است که در همه ی ابعاد زندگی کاربرد دارد، به گونه ای که امروزه اهمیت زمان و مدیریت آن بر کسی پوشیده نیست و افراد هدفمند می کوشند با برنامه ریزی و اولویت بندی کارها، بیشترین بهره را از زمان برده و به این ترتیب مدیریت زندگی و کنترل روند رویدادها را در دست بگیرند.

در واقع مدیریت زمان، هنر استفاده بهینه از زمان و فرصت های زندگی است، به طوری که می توانیم بر اساس اولویت های خود، زمان های خاصی را به برنامه های خاص تخصیص دهیم، مدیریت وظایف مهم ترین بخش برای مدیریت زمان است و افرادی قادر به مدیریت زمان هستند که توانایی اولویت بندی وظایف و برنامه ها را داشته باشند.

ریشه های کمبود زمان چیست؟

پیش از آن که تکنیک های مدیریت زمان را بیاموزیم باید به ریشه های وقوع کمبود زمان آگاه باشیم تا از آن اشتباهات دوری کنیم. در ادامه به شناسایی این دلایل می پردازیم.

ضعف تصمیم گیری و اولویت بندی

افرادی که اهداف و رویاهای بزرگ در سر دارند، بسته به میزان بزرگی هدفی که دارند در تله ی کمبود زمان گرفتار می شوند و گمان می کنند که در زمان محدودی که دارند به سختی به آن هدف می توانند دست یابند، یکی از علل اصلی کمبود زمان، عدم الویت بندی فعالیت ها است، برخی مواقع به دلیل تعدد اهداف مهم قادر به تعیین اولویت‌ها و کنار گذاشتن بخشی از فعالیت ها و اهداف نیستیم، در نتیجه فوبیای تصمیم گیری داشته و از به کارگیری قانون حذف هراس داریم، به طور مثال مدیری که برنامه‌ریزی می‌کند تا ارتباطات برون سازمانی خود را با شرکت در جلسات و دیدارها تقویت کند، نظارت مستمر بر بخش‌های درون سازمانی داشته باشد و به موازات آن به ادامه تحصیل نیز پرداخته و  در خانواده هم حضور پررنگ داشته باشد به دلیل این که همه امور از اهمیت و اولویت بالایی برخوردارند، اولویت‌بندی برای او چالش برانگیز و دشوار می باشد، در چنین شرایطی در بیشتر مواقع تصمیم می گیریم با مدیریت زمان و استفاده از حداکثر ظرفیت و توانایی خود به تمام امور رسیدگی کنیم، که در نهایت با محدودیت زمان مواجه خواهیم شد.

عدم تفویض اختیار

گاهی کمبود زمان ممکن است ناشی از عدم واگذاری انجام کارها به دیگران باشد، در بسیاری از شرایط به دلیل جلوگیری از دوباره کاری و صرف وقت جهت اصلاح کارهای واگذار شده به دیگران، ترجیح می دهیم خودمان تمامی فعالیت‌ها را به انجام برسانیم و سعی می کنیم از طریق مدیریت زمان، ظرفیت خود را افزایش دهیم.

کمال طلبی

یکی دیگر از علل اصلی کمبود وقت، کمال طلبی است که ما را به مدیریت زمان هدایت می‌کند، افراد کمال طلب همیشه در صدد هستند که کارها را صددرصد کامل به انجام برسانند، به همین دلیل زمان زیادی برای انجام هر کاری صرف می کنند که در نهایت مجبور به مدیریت زمان می شوند.

چگونه با قانون 80/20 زمان را مدیریت کنیم؟

قانون 80/20 یکی از قوانین مهم و اثربخش در مدیریت زمان است، این قانون در سال 1895 توسط ویلفرد پارتو اقتصادان ایتالیایی مطرح شد به همین دلیل به نام اصل پارتو نیز شناخته شده است، بر اساس اصل پارتو، 20 درصد از فعالیت های ما 80 درصد نتیجه و خروجی به همراه خواهد داشت و به عبارتی دیگر 20درصد از فعالیت های اجرایی، 80 درصد ارزش کار را مشخص می کند.

این تعاریف به این معناست که اگر ما لیست روزانه ای متشکل از 10 برنامه داریم، یک یا دو مورد از برنامه های این لیست ارزشی به اندازه 8 کار دیگر روی هم دارند، بی شک آن 10 یا 20 درصد برنامه مهم، از سخت ترین و پیچیده ترین برنامه های لیست می باشند، اغلب افراد کارهایی که در این بخش می گنجد را به تعویق می اندازند و با اهمال کاری و صرف زمان برای کارهای کم اهمیت و یا بی اهمیت، زمان طلایی خود را از دست می دهند، به همین دلیل است که برخی افراد با وجود تلاش بسیار در طول روز به خروجی های لازم نمی رسند و همواره نتایج اندکی دریافت می کنند.

برای تعیین مهم ترین و با ارزش ترین کار باید به پیامدها و تبعات انجام یا عدم انجام کارها توجه کنیم، کاری که بالاترین اولویت را دارد کاری است که بیشترین تاثیر را در اهداف بلند مدت دارد. هنگامی که به روشنی و وضوح پیامدهای مثبت و بزرگ یک کار و یا عمل را در نظر می گیریم، انگیزه و اراده ی ما برای انجام سریع تر و دقیق تر آن عمل بیشتر شده و از اهمال کاری و تعویق انداختن آن عمل اجتناب می کنیم.

یکی از عادت های موثر افراد موفق، عادت انجام کارهای با ارزش و مهم در آغاز هر روز است، در نتیجه دستاوردهای بزرگ تر و متفاوت تری به دست می آورند، با مرور برنامه روزانه مشاهده می کنیم که زمان لازم جهت انجام کارهای مهم و کارهای بی اهمیت برابر است، اما بازدهی و بهره وری زندگی ما پس از انجام آن ها برابر نخواهد بود، پس با اولویت بندی برنامه و مدیریت وظایف، می توانیم استفاده بهینه از زمان داشته و به مدیریت آرزوها و اهداف بپردازیم.

چگونه با استفاده از ماتریس آیزنهاور، زمان را مدیریت کنیم؟

ماتریس آیزنهاور یا ماتریس فوری و مهم، ابزاری قدرتمند و کارآمد برای اولویت بندی کارها و مدیریت زمان است، این ماتریس توسط دوایت دیوید آیزنهاور طراحی و معرفی شد و بر اساس چهار اصل تشکیل شده است که در ادامه تشریح می شود.

دسته اول، شامل وظایف و کارهای فوری و مهم در لیست برنامه ریزی ما است، در واقع وظایفی در این دسته قرار می گیرند که نقش مهمی در دستیابی به اهداف بلندمدت زندگی دارند و تعلل در انجام آن ها، پیامدهای سنگینی در آینده خواهد داشت، به طور مثال، شرکت در جلسه مصاحبه شغلی، آماده سازی طرح پیشنهادی کاری در مهلت مشخص و مطالعه کتب مشخص جهت شرکت در آزمون استخدامی که به زودی برگزار خواهد شد، از جمله اقدامات فوری و مهمی هستند که انجام آن ها به مشخص شدن وضعیت شغلی ما کمک خواهد کرد.

دسته دوم، وظایفی هستند که فوری نیستند، اما مهم هستند و ما باید آن ها را حتما در برنامه ریزی خود بگنجانیم، وظایفی مثل نظافت منزل، ورزش روزانه، تفریح و گذراندن زمان با خانواده از جمله وظایف مهمی هستند که مهلت مقرر و شرایط اضطراری ندارند.
برنامه های این دسته نیز در راستای اهداف بلند مدت زندگی می باشند و به تعادل در چرخ زندگی منجر می شوند. باید آگاه باشیم که با برنامه ریزی مناسب برنامه ها و وظایف این دسته را به موقع اجرا کنیم تا با گذشت زمان به حالت فوری و اضطرای (دسته اول) منتقل نشوند.

دسته سوم، وظایف فوری هستند که مهم نیستند و قابلیت به تعویق انداختن و یا انتقال به دیگری را دارند، زیرا این وظایف در راستای اهداف بلند مدت زندگی نبوده و موجب کاهش بهره وری می شوند، کارهایی مثل پاسخگویی به تلفن ها و ایمیل های بی اهمیت و حضور در جلساتی که خروجی مناسب ندارند، در دسته سوم قرار می گیرند.

دسته چهارم، وظایفی هستند که نه مهم هستند و نه فوری، در نتیجه موجب اتلاف وقت و انرژی شده و عامل عدم تمرکز در جهت دستیابی به اهداف بلند مدت هستند، کارهایی مثل مشاهده تلویزیون، گذراندن وقت در شبکه های اجتماعی، مطالعه روزنامه، گفت و گوی طولانی مدت با همکاران در محیط کار که در کوتاه مدت سرگرم کننده هستند، اما در درازمدت موجب از دست رفتن فرصت های زندگی می شوند.

متاسفانه اغلب افراد، بخش عمده زمان خود را در این دسته صرف می کنند و توجهی به عواقب این رویکرد ندارند، اما افراد موفق و هدفمند حداقل زمان ممکن را به این بخش اختصاص می دهند تا بهره وری بیشتری را در زندگی تجربه کنند.

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، ابتدا لیستی از کارهای اصلی، ماهانه، هفتگی و روزانه را تهیه کرده و بر اساس ماتریس سازماندهی می کنیم، لیست باید ابتدا با کارهای فوری و مهم آغاز شود، سپس کارهای غیر فوری و مهم، در ادامه برنامه های فوری و غیر مهم و در پایان، برنامه های غیر فوری و غیر مهم را شامل شود.

چگونه با تکنیک ABCDE زمان را مدیریت کنیم؟

تکنیک ABCDE یک تکنیک کاربردی و موثر در اولویت بندی کارها است. روش کار به این صورت است که ابتدا لیستی از کارهای روزانه برای روز بعد تهیه شده و بر اساس اولویت آن ها به ترتیب از A تا E  دسته بندی می کنیم.

کاری که اهمیت بالاتری دارمد از نوع A خواهند بود و در صورتی که چندین کار مهم داشته باشیم با قرار دادن عدد در کنار حرف A، آن ها را اولویت بندی می کنیم. مانند A1، A2 و غیره.
کارهای نوع  A با اهمیت ترین کار در لیست می باشند و تا زمانی که کارهای این دسته به اتمام نرسد، سراغ کار های دسته ی B نمی توانیم برویم.
کارهای نوع B، کارهایی هستند که اثربخشی کم تری نسبت به نوع A در زندگی دارند، اما باید انجام شوند.
کارهای نوع C، کارهایی هستند که انجام و یا عدم انجام آن ها تبعاتی ندارد، اما انجام شان بهتر است.
کارهای نوع D، کارهایی هستند که می توانیم انجام آن را به فرد دیگری بسپاریم، به این ترتیب وقت بیشتری جهت انجام کار نوع A خواهیم داشت.
کارهای نوع E، کارهایی هستند که پیامدهای مثبتی برای ما ندارند و انجام آن ها باعث هدر رفتن وقت و انرژی ما می شود، در نتیجه کارهای این دسته را از لیست روزانه حذف می کنیم.

در واقع تشخیص اولویت ها، یک ابزار فکری قوی در تحقق اهداف می باشد، در این مقاله 3 روش مهم و کاربردی جهت اولویت بندی برنامه و مدیریت زمان ارائه شد، یکی از روش ها را انتخاب و به مدت سه هفته، همه روزه چند دقیقه ای را در سکوت و تنهایی، اولویت ها را در لیست برنامه ها اعمال کنیم، پس از مدتی به اولویت بندی و انجام کارهای مهم روزانه عادت کرده و شاهد خروجی های بزرگ در زندگی خواهیم بود، ضمن این که در لحظات تنهایی و سکوت، ایده های موثری در خصوص کارها در ذهن شکل می گیرد که در ارتقاء سرعت و کیفیت انجام کار تاثیر بسزایی دارد.