سیستم مدیریت هدف چیست؟

اهداف با وجود این که واضح و شفاف هستند، مسیرشان کاملا واضح نیست و اغلب افراد در آغاز راه و یا در مسیر از حرکت باز می مانند و یا این که از مسیر منحرف می شوند، به عنوان مثال در نظر بگیرید که در یک شهر ناآشنا به یک آدرس باید برسیم و با نرم افزار مسیریاب در حرکت هستیم اگر یک کوچه و یا چهار راهی را به اشتباه وارد شویم، نرم افزار مسیریاب هشدار داده و مسیر اصلاحی جدیدی را برای حرکت تعیین می کند تا ما را در کمترین زمان ممکن به مقصد برساند.
مسیر دستیابی به هدف هم به این شکل است و اغلب در مسیر به دلایل مختلف از جمله وجود موانع، تهدیدها و حتی شاید وقوع شرایط بحرانی، دچار انحرافاتی می شویم، در این حالت نیاز به سیستمی است که مانند مسیریاب جاده ای، ما را در مسیر درست هدایت کند.
سیستم مدیریت هدف همان مسیریاب جاده ای است که ما را به موفقیت می رساند، این سیستم شامل فرایند برنامه ریزی، عمل، ارزیابی و بهبود است.
کنفوسیوس می گوید: “وقتی واضح است که نمی توان به هدف ها رسید، اهداف را تنظیم نکنید مراحل اقدامات رسیدن به آن را تنظیم کنید!“

نقش گانت چارت در سیستم مدیریت هدف چیست؟

زمانی که اهداف خود را به گام های کوچک، دقیق و روشن تقسیم و بر اساس اهمیت و ضرورت شان، آن ها را اولویت بندی کردیم، به مرحله پیاده سازی می رسیم، برای این که بتوانیم طرح عملی خود را پیاده سازی کنیم، باید اطلاعات دقیقی در رابطه با هر گام داشته باشیم تا بتوانیم بر اساس آن اطلاعات، برنامه را هدایت و رهبری کنیم.

اطلاعاتی که در این بخش باید گردآوری شود، عبارت است از:

• محاسبه جدول زمانی، از شروع تا پایان برنامه
• تعیین مدت زمان انجام هر فعالیت
• شناسایی منابع مورد نیاز در فعالیت
• تعیین شخص انجام دهنده فعالیت
• شناسایی مشکلات و محدودیت ها و رفع آن ها
• شناسایی ارتباط هر فعالیت با سایر فعالیت ها و رعایت تقدم و تاخر و یا همزمانی آن ها

نمودار گانت، ابزاری است که تصویری از روند اجرا و فرآیند برنامه بر اساس اطلاعات داده شده ارائه داده و از این طریق هدایت و کنترل پروژه تسهیل می گردد، این نمودار ابزاری موثر در برنامه ریزی و کنترل پروژه بوده و با ارائه تصویری شفاف به صورت بصری، می توانیم درک بهتری از مراحل انجام هر فعالیت داشته باشیم.

در محور عمودی این نمودار، لیست فعالیت ها و در محور افقی زمان انجام هر فعالیت مشخص می شود. با مشاهده چارت می توانیم اطلاعات جامعی از فعالیت ها، از جمله موقعیت فعلی هر فعالیت، تاریخ شروع و پایان، مسئول اجرا، هزینه ها و منابع مورد نیاز، روابط و ارتباطات میان فعالیت ها را بدست آورد.
با استفاده از این ابزار تمام فرایند و ترتیب توالی برنامه ها به صورت بصری قابل پیگیری بوده و در صورتی که تاخیری در اجرای یک فعالیت وجود داشته باشد، در این نمودار به سرعت قابل تشخیص و اصلاح می باشد، همچنین قادر خواهیم بود در هر برهه زمانی، مسئول انجام فعالیت را شناسایی و میزان کارکرد او در ارتباط با فعالیت را ارزیابی کنیم. به کمک این نمودار روند حرکت مطابق برنامه راحت تر بوده و به سادگی می توان اقدامات به انجام رسیده را بررسی و ارزیابی نمود.

این نمودار که ابزار مدیریت قوی نیز محسوب می شود به مدیران کمک می کند که به فعالیت تیم خود در هر زمانی دسترسی داشته و کارکرد افراد مسئول در رابطه با هر فعالیت را ارزیابی و در صورتی که مسئولیت بیش از حد و یا کمتر از حد انتظار به شخصی محول شده باشد، بررسی و اقدامات اصلاحی انجام گیرد.

اهمیت ارزیابی در سیستم مدیریت هدف چیست؟

اغلب افراد ارزیابیی از اقدامات خود ندارند و بی وقفه به فعالیت می پردازند و در نتیجه دستاورد چندانی در زندگی نخواهند داشت. ما نیاز باید رفتارها و اعمال خود را ارزیابی کنیم و ببینیم در چه نقطه ای هستیم و در صورتی که در موقعیت نادرستی بودیم با رفتار اصلاحی در مسیر درست قرار بگیریم.

با توجه به این که روند کارهای روزانه باید در راستای اهداف ما باشد تا بتوانیم آرزوهای خود را به حقیقت تبدیل کنیم، ضروری است که اقدامات روزانه خود را در انتهای روز ارزیابی کنیم تا ببینیم کدام فعالیت ها به خوبی انجام شدند و کدامیک روند مناسبی نداشتند، در واقع در این ارزیابی باید رفتارها و عادت های روزانه و همچنین موانع را ارزیابی کنیم، با این کار تعهد ما به اجرای برنامه روزانه بیشتر شده و در طول روز سعی می کنیم مطابق با برنامه پیش رفته تا در انتهای روز ارزیابی موفقی داشته باشیم. در پایان هر هفته، ارزیابی هفتگی باید صورت گیرد و نتیجه ارزیابی های روزانه را با هم تجمیع کرده و ببینیم آیا در طول هفته گذشته در راستای برنامه ریزی اصلی پیش رفته ایم یا خیر.

در این ارزیابی، دستاوردها، موانع و ناکامی هایی که در طول هفته داشته ایم را مشخص نموده و برای رفع موانع راهکارهایی در نظر می گیریم تا در هفته آینده شاهد تکرار ناکامی ها نباشیم. آماده سازی این گزارش، تصویر واضحی از عملکرد ما دارد که بر اساس آن می توانیم فرایند اصلاح را به درستی انجام دهیم.

ترسیم جدولی مطابق با جدول زیر کمک می کند که ارزیابی دقیقی از عملکرد روزانه و هفتگی خود داشته باشیم، پس باید سعی کنیم در فرایند ارزیابی به کمیت برسیم تا دید واقعی نسبت به عملکرد خود داشته باشیم.

در طول هفته اگر روزی باشد که برای هدف تعیین شده کاری نکرده باشیم، باید عدم عملکرد در آن برنامه را با خودکار قرمز مشخص کنیم. اگر یک روز کاری یا اقدامی در راستای هدف صورت نگیرد، مشکلی به وجود نمی آید، اما اگر بیش از یک روز در هفته این اتفاق تکرار شود باید به دنبال عامل محدودیت بگردیم و آن را رفع کنیم.

 

هدف:                                                   محدوده زمانی هدف:                                     شماره هفته:
رفتار/اقدام	شنبه	یکشنبه	دوشنبه	سه شنبه	چهارشنبه	پنج شنبه	جمعه	عملکرد	استاندارد	اختلاف
شکرگزاری و مراقبه	*	*	−	−	*	−	*	4	7	3
ورزش صبحگاهی	*	*	*	*	*	*	*	7	7	0
30دقیقه مطالعه	*	−	*	*	−	*	−	4	7	3
نوشتن مقاله	*	−	−	*	−	*	−	3	3	0
مشاهده30 دقیقه کلیپ آموزشی	*	*	−	*	−	−	*	4	5	2
8ساعت استراحت	*	*	*	–	*	*	*	6	7	1
صرف زمان برای خانواده	*	*	*	*	*	*	*	7	7	0
نظافت منزل	*	–	–	*	–	–	*	3	4	1
تهیه گزارش روزانه	*	*	*	*	*	*	*	7	7	0
								45	53	8

اهمیت رشد فردی در سیستم مدیریت هدف چیست؟

رشد و بهبود مستمر یکی از مهم ترین فرایندهای سیستم مدیریت هدف است. هماهنگی مهارت ها و نقاط قوت با اهداف شخصی موجب ایجاد احساس اعتماد به نفس و کارآیی شده و نیروی محرکه ای جهت آغاز حرکت می باشد، زیرا با تقویت و بهبود توانمندی ها و ارتقاء سطح کیفی، ثبات و تعهد ما در مسیر اهداف بیشتر می شود.

پت رایلی می گوید: “اگر شما در حال بهتر شدن نباشید پس در حال بدتر شدن هستید.”

ضعف و ناکارآمدی در بخشی از مسیر هدف کافی است که ما را از حرکت باز نگه داشته و مانع پیشروی در مسیر شود. هر هدف بزرگی که داریم نیاز به مهارت های خاص، تقویت و تعمیق دانش و تخصص دارد که همه با تلاش و سخت کوشی قابل دستیابی هستند، تفاوت انسان های موفق و معمولی در این است که انسان های موفق برای بهبود و رشد خود سرمایه گذاری مالی و زمانی کرده و اهداف خود را با تعهد و رشد فردی محقق می کنند.