اهمیت اولویت بندی و زمانبندی اهداف در دستیابی به زندگی ایده آل چیست؟

اولویت بندی اهداف، یعنی چگونه به صورت آگاهانه اهداف مهم تری برای خود در نظر بگیریم و سایر اهداف را به تعویق بیندازیم، اولویت بندی و سازماندهی اهداف نقش مهمی در تحقق اهداف و در نتیجه افزایش بهره وری زندگی و کسب و کار دارد، یکی از دلایل این که افراد با وجود فعالیت های زیاد و ساعات کار طولانی در طول روز، خروجی چشمگیری ندارند و به دستاوردهای بزرگ نمی رسند، تعدد اهداف، عدم سازماندهی و عدم تمرکز بر آن ها است.

منابع مالی، انرژی و زمان ما محدود است، پس هر هدفی که در نظر می‌گیریم، بخش مهمی از منابع را در اختیار می‌گیرد و با تعدد اهداف، منابع در بین اهداف تقسیم شده و در نهایت سرعت حرکت ما در مسیر رشد و موفقیت کاهش می یابد و برخی مواقع نیز مانع حرکت می شود، برای این که به موفقیت برسیم باید تمام نیروهای درونی و منابع بیرونی را جهت دستیابی به اهداف اصلی صرف کنیم. در دنیای متنوع و رنگارنگ امروزی یک اراده قوی می تواند چشم ما را بر روی سایر اهداف ببندد و فقط به اهداف اصلی متمرکز کند، ما همواره نیاز به اولویت بندی و گاهی حذف برخی از اهداف و آرزوها در برهه‌ای از زمان داریم.

دنیس ویتلی می گوید: “ وقت را مدیریت نکنید، بلکه اولویت ها را مدیریت کنید، اهداف اصلی خود را به اولویت های کوچک تر تقسیم کنید هر اولویت کوچک در راه رسیدن به هدف نهایی به خودی خود به یک هدف کوچک تبدیل می شود!“

چگونه اهداف خود را سازماندهی کنیم؟

پس از این که لیست آرزوها و اهداف خود را نوشتیم، باید ببینیم آن هدف مربوط به کدام یک از حیطه های چرخه زندگی است، با این کار اولویت بندی راحت تر و درست تر انجام می شود و در فرایند سازماندهی، اهداف هم جهت را در یک دسته قرار می دهیم، یعنی می توانیم اهدافی که به خروجی یکسانی می انجامند را تجمیع کرده و به یک هدف اصلی تبدیل کنیم، منظور از اهداف هم جهت و هم راستا، اهدافی هستند که با دستیابی به آن ها، بخش مهمی از اهداف دیگر نیز محقق می شود.

به طور مثال، اهدافی مانند، کم کردن وزن، ایجاد عادت ورزش روزانه، ایجاد عادت صرف غذای سالم و کاهش استرس، اهدافی هستند که در حیطه سلامتی چرخ زندگی قرار می گیرند و با انجام ورزش روزانه و صرف غذای سالم، تا حدود زیادی هدف کم کردن وزن و کاهش استرس نیز محقق می شود، بنابراین در این بخش می توانیم 4 هدف را به 2 هدف کلی تبدیل کنیم.

چگونه اهداف با اولویت بندی محقق می شوند؟

پس از سازماندهی و دسته بندی اهداف، باید اولویت و درجه اهمیت هر یک از اهداف را مشخص کنیم. با اولویت بندی اهداف می توانیم به صورت آگاهانه، هدف یا اهداف کوچک را قربانی اهداف اصلی کنیم تا به دستاوردهای بزرگ تری دست یابیم، همچنین با تحقق آن اهداف به صورت هوشمندانه به سوی اهداف دیگر حرکت کنیم، با توجه به این که منابع ما محدود است و مدیریت منابع یکی از مهم ترین مهارت ها در دستیابی به زندگی ایده آل است، با اولویت بندی اهداف قادر خواهیم بود منابع خود را متمرکز بر اهداف اصلی کنیم. در  ادامه روش های اولویت بندی را بررسی خواهیم کرد.

اولویت بندی اهداف بر اساس ارزش ها

ارزش های فردی، مهم ترین معیار عملکرد افراد بوده و در واقع قطب نما و جهت دهنده زندگی هستند. جان دمارتینی در کتاب عامل ارزش ها می گوید: “توانایی قابل توجه انسان در غلبه بر موانع، تغییر چالشی ترین موقعیت ها و پیدا کردن عمیق ترین مفهوم در زندگی اش است، ولی کلید این تغییر هر بار و همیشه عامل ارزش ها است.”

با این تعریف می بینیم که ارزش ها، معنای زیستن و چگونگی زندگی ما را تعیین می کنند و بدون آن ها حتی لذت موفقیت های خود را به معنای واقعی نخواهیم چشید، از این روی مهم است که پس از این که لیست ارزش های خود را تعیین کردیم، بر اساس آن ها هدف گذاری کنیم و در مرحله بعد تعیین کنیم که کدام یک بیشتر با ارزش های ما تطبیق دارند و آن ها را اولویت زندگی خود قرار دهیم. هدف گذاری و اولویت بندی بر اساس ارزش ها و حرکت به سوی آن ها منجر به رضایت خاطر درونی و شادمانی فرد خواهد شد.

الویت بندی اهداف بر اساس فوریت

اولویت بندی مشخص می کند که اهداف بر اساس شرایط تا چه میزان نیازمند برنامه ریزی و تحقق هستند، در این اولویت بندی باید به این سوال پاسخ دهیم که کدام اهداف امکان به تعویق انداختن دارند، به طوری که در آینده فرصت انجام را داشته باشیم؟ در واقع باید بررسی کنیم که به مهلت زمانی کدام اهداف نزدیک هستیم و اگر آن اهداف را در آستانه زمان مقرر، برنامه ریزی نکنیم آیا تبعات و هزینه های سنگینی برای ما خواهند داشت یا خیر؟

تمامی این اهداف نیاز به منابع مالی و در نتیجه صرف انرژی بیشتر دارند، پس امکان تحقق همزمان آن ها برای فردی که درآمد معمول دارد نیست، از این روی در فرایند اولویت بندی بر اساس فوریت به هر هدف از 1 تا 10 امتیاز می دهیم”، به طوری که فوری ترین هدف نمره 10 و کم اهمیت ترین هدف  نمره یک و سایر اهداف امتیازی در این بازه را خواهند داشت.

 اولویت بندی اهداف بر اساس مدیریت زمان

اولویت بندی اهداف در مدیریت زمان بسیار حائز اهمیت است. در فرایند مدیریت زمان در صدد هستیم که با تلاش متوالی و فعالیت های فشرده، زمان بیشتری برای انجام برنامه ها و اهداف خود بدست آوریم، بسیاری از مواقع زمان با ارزش ما در میان فعالیت های روزانه به دست فراموشی سپرده می شوند. یکی از روش های اولویت بندی اهداف که به مدیریت زمان برای دست یابی به اهداف بلند مدت انجام می شود، لیست کردن اهداف با اهمیت و فوری است که برای تحقق آن ها به انرژی چندانی نیاز نیست، از این روی در بازده ی زمانی کم، بهترین خروجی حاصل خواهد شد که منجر به بهره وری بیشتر زندگی و در نهایت هموار شدن مسیر برای دستیابی به سایر اهداف خواهد شد.

اولویت بندی اهداف بر اساس منابع مورد نیاز

پیش از شروع اولویت بندی به این روش، منابع موجود خود را ارزیابی می کنیم و بر اساس امکانات و منابع، اهداف را اولویت بندی کرده و به این ترتیب، در بهترین موقعیت خود در جهت تحقق اهداف تلاش می کنیم، ضمن این که برای تامین منابع و امکانات، نسبت به سایر اهدافی که در شرایط فعلی قابلیت برنامه ریزی دارند، اقدام می کنیم، به عنوان مثال اگر فردی در مقطعی اهدافی مثل یادگیری مهارت جدید، تقویت ارتباط خانوادگی، مسافرت به خارج از کشور و ترفیع شغلی را در نظر داشته باشد، ولی در حال حاضر منابع مالی محدودی داشته باشد، نمی تواند مسافرت را در شرایط فعلی محقق کند، در نتیجه با تمرکز بر سایر اهداف و تحقق آن ها منابع مالی و شخصی خود را توسعه داده و هزینه های مسافرت نیز تامین خواهد شد.

چگونه اهداف، با زمانبندی محقق می شوند؟

پس از دسته بندی و اولویت بندی اهداف، برای دستیابی به آن ها زمان تعیین می کنیم. زمانبندی منجر به ایجاد فوریت و اقدام می شود، بر اساس میزان زمان تعیین شده، اهداف بلند مدت و کوتاه مدت مشخص می شوند. اهدافی که تحقق آن ها یک تا سه سال زمان نیاز دارد اهداف بلند مدت، اهدافی که بین 6 ماه تا یک سال قابلیت دستیابی دارند اهداف میان مدت و اهدافی که در کمتر از 6 ماه محقق خواهند شد اهداف کوتاه مدت هستند.

در فرایند زمانبندی اهداف از آخر به اول حرکت می کنیم، یعنی ابتدا هدف بلند مدت را تعیین می کنیم، سپس مشخص می کنیم که در 6 ماه آتی در چه منطقه ای خواهیم بود و در ادامه با تعیین اهداف کوتاه مدت یک ماهه، 15 روزه، 7روزه و 1 روزه، خواسته های خود را زمانبندی می کنیم.

زمانبندی درست اهداف، نقش مهمی در تحقق آن ها دارند، زیرا اگر زمان طولانی برای آن ها در نظر بگیریم، باعث اتلاف زمان، تلاش کمتر و در نتیجه کاهش سطح انرژی و انگیزه خواهیم شد و اگر زمان کمی برای تحقق آن ها منظور شود در  اثر استرس و فشار حجم کار، دچار فرسودگی و بعضی از مواقع دلزدگی و رها کردن هدف در نیمه راه خواهیم شد. به طور مثال، در نظر بگیرید که پیشنهاد همکاری به دوست مان در نوشتن کتابی بی نظیر می دهیم که خودمان در آن حوزه خبره هستیم و تحقیقات خوبی را به عمل آوره ایم، اما برای انجام این کار زمانی را در نظر نگرفته ایم، بی شک دوست مان مشتاقانه آماده همکاری در این پروژه شده و با شور و اشتیاق پیگیر شروع کار می شود ولی از جانب ما اقدامی صورت نمی گیرد چون بازه زمانی خاصی برای این کار در نظر نداریم، در نتیجه پس از مدتی مطمئنا آن دوست اشتیاق خود را از دست خواهد داد و تمایلی به همکاری نخواهد داشت.

بنابراین زمانبندی اهداف در حفظ انگیزه و مدیریت منابع نقش مهمی دارد، برای این که بدانیم زمانی که در نظر گرفتیم درست است یا نه، بهترین روش، مطالعه و بررسی زمان صرف شده توسط افراد موفقی است که قبلا این مسیر را پیموده اند. به طور مثال برای نوشتن یک کتاب خوب در حوزه توسعه فردی، نویسندگان موفق 6 ماه الی یک سال زمان صرف کرده اند، بنابراین تعیین زمان در حد فاصل این بازه، مناسب است. در طی مسیر  روند پیشرفت را با میزان زمان سپری شده ارزیابی کرده و مشخص می کنیم که مثلا در ماه آینده در چه مرحله ای از فرایند خواهیم بود و بر اساس آن اقدامات لازم را انجام می دهیم.