به چه نامه های اداری گفته می شود؟ + مراحل تهیه ی انواع نامه های اداری

انواع نامه های اداری دارای شکل های مختلف و همچنین کاربردهای متفاوتی می باشند، از این جهت برای این که بتوانیم به بررسی بهتر این نامه ها بپردازیم می توانیم این نامه ها را در دو دیدگاه ماهیت کار و سطوح سازمانی تقسیم بندی کنیم و سپس در هنگام تنظیم عنوان آن ها به ضوابط یاد شده بپردازیم.

[aparat id=”9ap2d”]

مکاتبات اداری چیست؟

همه ما در طول زندگی خود نیاز به نوشتن داریم و اگر این نوشتن برای مثال در ادارات و سازمان ها انجام شود، به آن مکاتبات اداری گفته می شود.

مکاتبات اداری دارای انواع متفاوتی می باشد که در ادامه به بررسی چهار مورد از آن ها می پر دازیم.

حکم

این کلمه در واقع به معنای دستور دادن،  امر و فرمان است اما در مکاتبات اداری به نامه هایی گفته می شود که از طرف مقامات صلاحیت دار و مدیران سازمان برای کارکنان فرستاده می شود و طی آن جایگاه و وضع اشتغال کارمندان مشخص می شود. 

 دستور

در فرهنگ لغت ما این واژه به معنای اجازه، قانون و عادات و رسوم تعریف شده است، اما در نامه های اداری دستور نوشته هایی است که مقام بالادست برای کارکنان یا مدیران زیردست خود می‌نویسد و بیشتر مواقع به  به جای استفاده از واژه دستور، از واژه فارسی پی نوشت استفاده می شود.

دستور العمل 

این بخش با دستور در مکاتبات اداری متفاوت است، یعنی پیام ها کوتاه نخواهد بود، بلکه توضیح و تفسیری است که در باره مقررات داده می شود و نحوه و روش انجام کار را توضیح می دهد. 

بخشنامه

در فرهنگ لغت معین، این واژه حکم یا دستوری است که از طرف وزارتخانه یا سازمان در نسخه های متعدد ابلاغ می شود. بخشنامه معمولاً به اطلاع رسانی معروف است و این نوع از نامه های اداری برای شخص یا واحد خاصی تهیه نمی شوند. بلکه به صورت کلی و برای همه کارکنان ارسال خواهد شود. 

 انواع نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار به چند دسته تقسیم می شوند؟ 

انواع نامه های اداری از نظر ماهیت کار به چهار دسته تقسیم خواهند شد: 

نامه های خبری

 نامه هایی که به وسیله آن ها می توانیم نتیجه کار و یا آغاز و پایان کاری را به دیگران اطلاع دهیم.

نامه های بازدارنده

 این نامه ها  از انجام کار و یا بروز حادثه ای کوتاه مدت یا دائمی جلوگیری خواهند کرد. 

نامه های دستوری یا درخواستی

 نامه هایی که در آن ها ارتباط عمودی حاکم خواهد بود، همانند درخواست از مقام بالا و یا دستور مقام بالاتر به کارمندان زیر دست خود.

نامه های هماهنگی

 این دسته از نامه ها همانند، بخشنامه های است که در جهت هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه می شود.

نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی  به چند دسته تقسیم می شوند؟

انواع نامه های اداری از دیدگاه سازمانی به دو دسته تقسیم می شود که گاهی در داخل یک سازمان جریان دارد که به عنوان نامه های داخلی شناخته شده اند و یا به روشی دیگر از سازمانی به سازمان دیگر تهیه و ارسال خواهند شد و که به این دسته از نامه ها، نامه های خارجی گفته می شود

.

انواع نامه های اداری داخلی چیست؟

انواع نامه های اداری داخل ادارات، بر اساس سطوح ارتباطی به دسته های زیر تقسیم خواهند شد.

1. انواع نامه های داری بین دو واحد هم سطح

نامه هایی که به منظور ایجاد ارتباط و هماهنگی بین واحدهای داخلی یک سازمان جا به جا می شوند، همانند، ارتباط بین واحد اداری با واحد امورات و یا واحد مالی با واحد اداری و یا واحد اداری با منابع مالی، زیرا این واحد به امور مالی نیاز دارد.

2.نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر

این نامه ها به دو صورت جریان پیدا می کنند:
اولی حاشیه نویسی بر روی نامه های وارده از خارج سازمان که به منظور اطلاع و نظرخواهی و یا اقدامی صادر می شود و دومی انواع نامه های اداری که برای انجام اموری خاص از سوی مقام بالاتر به مقام پایین صادر می شود.

1.نامه یک کارمند به واحد اداری

 این نامه ها شامل درخواست کارمندان از واحد خود یا سایر واحدها می باشد که در صورت ارائه گزارش، اطلاعاتی است که درباره ماموریت خود به سرپرست خود می دهد.

2.نامه واحد اداری به کارمند

 احکام ماموریت، همانند: تشویق نامه، توبیخ نامه و یا پاسخ نامه هایی است که کارمندان به اداره داده اند.

 انواع نامه های اداری خارجی چیست؟

انواع نامه های ادرای که از سوی سازمان یا ادارات و سازمان های دیگر انجام می شود به عنوان مثال؛

1.نامه به یک واحد مشخص از سازمان

 زمانی از این دسته از نامه ها استفاده می شود که با آن اداره به خوبی آشنا هستیم و مستقیما به آن اداره نامه می نویسیم.

2.نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان

 اگر با واحد های داخلی یک سازمان آشنایی نداشته باشیم و نتوانیم بازگو کنیم که درخواست ما به کدام بخش از سازمان مرتبط است، از عنوان کلی آن سازمان استفاده خواهیم کرد.

3.نامه به یک شخص حقیقی

 در واقع این دسته از نامه ها به تقاضای فرد و یا صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ نامه و ابلاغ به یک فرد نوشته می شود. 

4.نامه به یک شخص حقیقی در بخش خصوصی

 نامه ای که در صورت ضرورت ارتباط بین سازمان دولتی با بخش خصوصی ایجاد می شود و برای مدیر آن موسسه نوشته می شود.

مراحل تهیه ی انواع نامه های اداری

باید توجه داشته باشیم که صدور و وجود هر یک از انواع نامه های اداری در نظام اداری دارای مراحل حقوقی، مالی و اداری متفاوتی خواهد بود و امکان برگرداندن نامه پس از صدور و ارسال نامه وجود نخواهد داشت، پس باید در تهیه انواع نامه های اداری توجه و دقت کافی داشته باشیم.
مراحل تهیه هر یک از انواع نامه های اداری، دارای سه بخش می باشد که شامل: شناخت، نگارش و آماده سازی نامه می باشد.

در مرحله اول: برای شناخت با توجه به شرایط حاضر باید بدانیم آیا نوشتن نامه ضروری است و یا فقط به دلیل داشتن یک نسخه در بایگانی تهیه می شود؟ یا به جای انجام این عمل می توانیم از وسیله دیگر برای اطلاع رسانی استفاده کنیم و پس از دریافت جواب صحیح در این بخش، می توانیم به پیرامون موضوع انواع نامه های اداری پی ببریم، یعنی در واقع نامه ای که در حال نگارش آن هستیم از چه ویژگی هایی برخوردار است؟ و خیلی از سوالات متداول دیگر.

بررسی عناصر شش گانه به ما کمک می کند تا در نوشتن انشاء، انتخاب واژه ها و واژه گزینی به خوبی عمل کنیم و در حقیقت از موضوع رقم خورده از تمامی جهت ها حتی آثار نوشته مطلع می شویم. حال می توانیم تصمیم بگیریم که بنویسیم یا ننویسیم؟

نامه ای با این تفاصیل تهیه می شود که پایه و اساس نامه طی مراحل نگارش از ابتدا تا پایان کار انجام شده باشد، برای تهیه پیش نویس نامه، دو بخش در نظر گرفته می شود که در بخش اول به آماده سازی مقدمات نگارش نامه و در بخش دوم به تدوین نامه پرداخته می شود.

مقدمات نگارش انواع نامه های اداری

رای نگارش نامه مقدماتی بسیار مهم است، زیرا بر اساس آن، نامه با محتوای مناسب تهیه می شود. منابع مناسب برای استفاده در تدوین یک نامه عبارت است از: بخشنامه ها، قوانین، آیین نامه ها، دستورالعمل ها، پرونده ها و منابع مکتوب و منابع شفاهی

پس از این که اطمینان پیدا کردیم محتوا نامه صحیح و قوی است، باید به تنظیم فهرستی از مطالبی مفید برای نامه بپردازیم و آن ها را اولویت بندی کنیم. برای انجام این کار ابتدا باید تمام مطالب را یادداشت برداری کنیم.

موارد مورد نیاز در بیان مسئله  را بنویسیم و سپس از روی این عناوین یادداشت برداری شده به تعیین اولویت در جهت بیان آن ها در نامه بپردازیم و پس از آماده سازی مطالب برای نگارش نامه، به بیان نکته ای مهم در خصوص تدوین بخش های مختلف یک نامه خواهیم پرداخت

تدوین نامه

مهم ترین بخش های نامه، عناوین و متن نامه خواهد بود که به ایجاد فهم بین نویسنده و مخاطب می پردازد. همان گونه که در بخش های قبل گفتیم استفاده از عناوین صحیح، دقیق و مطمئن در عناوین نامه از یک سو و استفاده از متون پیچیده، طولانی و نامفهوم در متن نامه باعث عدم ارتباط مناسب بین نویسنده و مخاطب می شود و در نتیجه نویسنده نمی تواند نتیجه دلخواه را بدست آورد.

 پس از تهیه پیش نویس برای این که مطمئن شویم متن نامه از کفایت و کارآیی و تاثیر مطلوب برخوردار است، بهتر است به بررسی نهایی نامه بپردازیم. این بررسی باید در قالب یک چک لیست انجام شود تا تمامی موارد لازم برای تهیه نامه ای مطلوب برقرار باشد.

 پرسش های که در فهرست بررسی مطالب مطرح می شود به سلیقه خود نویسنده و با توجه به موقعیت و خواسته  یک سازمان تهیه می شود که ساختار این پرسش به صورت فهرست، باید از قبل توسط سازمان تهیه و در معرض دید شخص نویسنده نامه های سازمان قرار گیرد تا به وسیله آن نامه های اداری سازمان تهیه شود.

نمونه نامه اداری در word و pdf

در این بخش چند فایل ورد ( word ) و pdf برای دانلود قرار داده ایم. این فایل ها نمونه نامه های داری هستند که می توانید از آن ها برای نوشتن نامه های اداری الگو بگیرید و در محیط کار استفاده نمایید.

 

مقالات مرتبط :