مکتوبات اداری در ایران بسیار زیادن اما مهمترین آن ها مربوط به بخش نامه ها خواهد بود. نامه ها به تنهایی نمی توانند برای انجام فرآیندهای اداری کافی باشند، پس لازم است از اسناد و مکتوبات دیگری استفاده شود.
مهم ترین مکتوبات اداری در ایران عبارت است از: بخش نامه، صورت جلسه، دستورالعمل و احکام، فرم های اداری و دفاتر.
حال می خواهیم هر یک از این مکتوبات اداری در ایران را مورد بررسی قرار دهیم.
بخش نامه مهمترین مکتوبات اداری در ایران است
یکی از انواع نامه های اداری در ایران بخش نامه خواهد بود که مخاطب آن بیش از یک نفر است، زیرا بخش نامه دارای کارایی متفاوت تری نسبت به یک نامه اداری می باشد.
به کمک صدور بخش نامه می توانیم به ایجاد هماهنگی و آموزش رویه های یک نواخت به منظور انجام امور و مقررات بپردازیم.
هدف از صدور بخش نامه به عنوان مکتوبات اداری در ایران چیست؟
ابلاغ قوانین و مقررات.
انتصاب.
تغییر رویه.
ابلاغ دستورالعمل.
درخواست گزارش.
ابلاغ رویه های کاری در جهت انجام هماهنگی.
انجام آموزش های لازم در جهت اجرای یک نواخت امور.
تدوین بخش نامه
در نامه های اداری در ایران در قسمت بخش نامه بر خلاف نامه های اداری از عناوین به، از و موضوع استفاده نخواهد شد. در این نامه ها در وسط سطر و در قسمت بالای بخش نامه کلمه (بخش نامه) درج می شود و در سطر بعدی عناوین گیرنده بخش نامه نوشته خواهد شد و در ادامه به نوشتن متن بخش نامه می پردازیم.
پس از این که بخش نامه و تایپ آن به اتمام رسید توسط مقام مسئول امضاء می شود و در صورت لزوم به تعداد مورد نیاز تکثیر خواهد شد.
متن بخش نامه دارای سه قسمت مقدمه، اصل پیام و اختتام یا نتیجه گیری می باشد که در این مورد با نامه های اداری هیچ تفاوتی نخواهد داشت.
تنها تفاوت بخش نامه در این قسمت با نامه اداری این است که در بخش نامه هر واحد به صورت مستقل عمل خواهد کرد.
به این معنا که هر بخش دارای آغاز و پایان خاصی برای خود می باشد. بخش مقدمه با جملات توضیحی آغاز می شود که بیان کننده علت صدور بخش نامه خواهد بود. پس از مقدمه در قالب یک پاراگراف جداگانه پیام اصلی بخش نامه توضیح داده می شود. البته به دلیل وجود افراد مختلف که گیرنده بخش نامه خواهند بود، باید از متنی استفاده شود که مناسب شخصیت آن ها باشد. در قسمت پایانی بخش نامه، باید روال اصلی بخش نامه بر اساس عادت رعایت شود و از چند جمله به عنوان بخش پایانی استفاده شود.
انواع بخش نامه
در نظام مکاتبات اداری در ایران مهمترین بخش نامه ها به دو دسته زیر تقسیم می شوند:
از دیدگاه محتوای مطالب
از دیدگاه محتوا اهداف بخش نامه ها در مکاتبات اداری در ایران به دسته های زیر تقسیم می شود که عبارت است از: بخش نامه درخواستی، دستوری، هماهنگی، ابلاغ قوانین و مصوبات داخلی سازمان.
از دیدگاه سطح سازمانی
از دیدگاه سطح سازمانی بخش نامه ها را می توانیم به دو سطح:
بخش نامه خارجی
که شامل: بخش نامه های مربوطه از یک وزارتخانه خاص به سایر وزارتخانه ها یا موسسات و شرکت ها می باشد.
بخش نامه های داخلی
که شامل: بخش نامه های یک وزارتخانه یا سازمان است که با امضای وزیر ابلاغ خواهد شد و یا توسط واحدهای داخلی و به عنوان شیوه نامه اداری نشر داده می شود.
صورت جلسه دومین مکتوبات اداری در ایران است
از نظر معنای لغوی صورت جلسه عبارت است از: نوشته ای که در آن خلاصه گفتگوهای اعضای جلسه به صورت خلاصه بیان می شود. که به عنوان مهمترین مکتوبات اداری در ایران شناخته شده است.
اما از دیدگاه حقوقی صورت جلسه برگه ای خواهد بود که یک شخصیت دارای مقام رسمی، یک عمل قضایی یا خارجی را برای اثبات یک واقعه کیفری و یا اداری ثبت می کند.
با توجه به آن چه تعریف شده می توانیم بگویم صورت جلسه، نوشته ای است که مطالب مطروحه را دربر می گیرد، این مطالب شامل، تمامی تصمیماتی است که در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری اتخاذ شده است.
ارکان جلسه
جلسه در واقع به معنای دور هم جمع شدن مسئولان و صاحب نظران با توجه به وظایف و مأموریت های محوله به آن ها در یک مکان و زمان مشخص خواهد بود که در جهت رسیدگی به یک مسئله اداری و یا اجتماعی تشکیل خواهد شد.
برای این که یک جلسه به درستی تشکیل شود باید تمامی ارکان آن رعایت شود.
اعضای جلسه
به اشخاصی که در یک جلسه رسمی حضور دارند، اعضای جلسه می گویند. علت اصلی حضور آن ها در جلسه به دلیل وظیفه قانونی آن ها در رابطه با مسئولیتی است که بر عهده دارند.
دستورجلسه
اهداف و موضوعاتی که جلسه به منظور رسیدن به آن تشکیل می شود، که در صورت مشخص بودن آن اشخاص مجبور به مطالعه و تحقیق در خصوص اهداف جلسه می باشند.
زمان جلسه
تاریخ و ساعت آغاز و پایان جلسه برای اعضای جلسه دارای اهمیت بسیار زیادی است، پس شخص برگزار کننده جلسه موظف است اطلاعات را در قالب دعوت نامه جلسه به مدعوین اطلاع دهد.
مکان جلسه
محلی است برای برگزاری جلسه که اشخاص به منظور حضور در جلسه و برنامه ریزی نیاز به اطلاع از این مکان دارند که در دعوت نامه این رکن ذکر خواهد شد.
ارکان صورت جلسه در مکتوبات اداری در ایران چیست؟
برای این که یک جلسه رسمی به صورت موفقیت آمیز در قالب مکتوبات اداری در ایران تحقق یابد، نیازمند به تنظیم یک صورت جلسه قوی و استاندارد خواهیم بود تا بتوانیم تصویری بهتر از جلسه را انعکاس دهیم.
تمامی صورت جلسه ها دارای ارکان می باشند که باید تمامی این ارکان ها ذکر شود، این ارکان عبارت است از:
مشخصات فرد شرکت کننده
منظور مشخصات فردی و شغلی افراد به همراه ثبت شماره معرفی نامه و ثبت مشخصات شخص جایگزین و شخص اصلی به همراه توجیهی در صورت عدم حضور فرد اصلی.
امضای شرکت کنندگان
در پایان صفحه صورت جلسه با ثبت نام و پست سازمانی افراد شرکت کننده و در آخر امضای آن ها رسمیت پیدا خواهد کرد.
اگر این صورت جلسه ها مربوط به امورمالی و حقوقی باشد امضای تمامی صفحات توسط اعضاء شرکت کننده الزامی خواهد بود.
دستور جلسه
هدف جلسه که از قبل از طریق دعوت نامه به اطلاع اعضای شرکت کننده رسانده شده.
مطالب مطرح شده
نوشتن مذاکرات یا خلاصه ای از مطالب عنوان شده در جلسه.
زمان و مکان جلسه
مکان دقیق برگزاری جلسه به همراه تاریخ و ساعت برگزاری جلسه.
انواع صورت جلسه
گفته می شود در ایران استاندارد خاصی برای انواع صورت جلسات وجود نخواهد داشت، اما صورت جلسات متداولی که مورد استفاده قرار می گیرد عبارت است از:
صورت جلسه مشروح
از این صورت جلسات معمولا در بیان مذاکرات مشروح همانند، مذاکرات اعضای جلسه مربوط به دادگاه، جلساتی که اهمیت بسیار زیادی دارد و جلسات مجالس شورای اسلامی، خبرگان رهبری و حتی جلسات شورای نگهبان استفاده می شود.
صورت جلسه نیمه مشروح
از صورت جلسه نیمه مشروع به منظور بیان مطالب به صورت کوتاه و یا خلاصه ای از مذاکرات انجام شده استفاده می شود. البته باید نام بیان کننده مطالب هم درج شود و تمام تصمیمات با توجه بر اولویت آن ها در پایان همان جلسه با امضای اعضای حاضر در جلسه به پایان رسد.
صورت جلسه خلاصه
در قسمت صورت جلسه خلاصه رئوس مطالب بیان می شود و خلاصه ای از مذاکرات بدون بیان نام شخص گوینده مطلب و نوشتن تصمیمات گرفته شده و در انتها امضای اعضای جلسه در پایان جلسه انجام می شود.
جلسه به شکل فرم
در این صورت جلسات، تمامی موارد لازم به شکل فرم ساخته شده و فقط مشخصات جدید در آن قید می شود.
