ویژگی نامه های اداری این است که، هر نوشته‌ای که در بر گیرنده یک یا چند موضوع اداری باشد و به عنوان یک وسیله ی ارتباطی در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد به عنوان یک نامه اداری شناخته می شود.
تعریف نامه اداری
نامه در اصطلاح به معنای مکاتباتی است که در هدفی معین و مشخص در بین اشخاص حقیقی و یا حقوقی در جهت برقراری ارتباط مبادله می شود.
هر نامه‌ای، نامه اداری نخواهد بود، از دیگر ویژگی های نامه های اداری این است که معمولا بین دو شخص حقوقی در دو شرکت، موسسه و یا هر سازمانی نوشته می شود و یا یک شخصیت حقیقی که یک شخص غیر وابسته به یک نهاد و یک شخصیت حقوقی رد و بدل خواهد شد، که در محتوای آن به یک یا چند مسئله اداری اشاره می شود. نامه اداری به عبارت دیگر می تواند به صورت درون سازمانی یا خارج از سازمان ارائه شود.
البته از واژه های دیگری در نوشتار اداری استفاده می شود که عبارتند از:
دست خط یکی از مشخصات نامه اداری است
نام دیگر دست خط، دست نوشته است. در واقع دست خط به نوشته ای گفته می شود که توسط اشخاص نوشته می شود و در مکان های عمومی همانند، ادارات از یادداشت به منظور تسریع در کارهای آن واحد، استفاده می شود.
درگذشته به دلیل عدم وجود ماشین های تایپ نامه در ادارات و سازمان ها این نامه ها توسط اشخاصی خاص همانند، مستوفیان و دبیران نوشته می شد و توسط صاحب امضا، امضا می شد.
گاهی اوقات در جهت بیان برخی موارد با اهمیت و معتبر، صاحب امضا خودشان نامه را می نویسند و سپس امضا می کنند.
مکتوب: هر عبارتی که نوشته می شود به صورت کلی مکتوب در نظر گرفته می شود. تمامی نوشتار اداری همانند صورت جلسات، صورت حساب ها، گزارش ها، نامه ها، یادداشت ها، احکام، دستورالعمل ها، اساس نامه ها، آیین نامه ها و دفاتر اداری و سایر نوشتار مرسوم در یک اداره مکتوب خواهد بود.
مشخصات نامه های اداری
ویژگی‌ها و مشخصاتی نامه های اداری که باعث می شود یک نامه اداری از سایر نامه‌ها متمایز باشد به شرح زیر خواهد بود:
شماره
تاریخ
عنوان واحد گیرنده
عنوان واحد فرستنده
موضوع
نام و عنوان امضاء کننده نامه
امضای نامه توسط شخص صلاحیت دار
تهیه و نگارش نامه ها بر روی کاغذهای اداری
رعایت اصول و ظوابط در نامه نگاری آخرین مورد از مشخصات نامه های اداری است.
زمانی که ما از طرف خود برای یک دوست نامه می فرستیم آن را امضا نخواهیم کرد، زیرا یک نامه دوستانه دارای روابط صمیمانه خواهد بود و نیاز به امضا نخواهد داشت در نتیجه دارای مشخصات نامه ای اداری به صورت کامل نخواهد بود، البته گاهی بر حسب علاقه بر زیر نامه های دوستانه هم امضا زده می شود اما به شماره کردن آن نمی پردازیم. (منظور از شماره، شماره‌ای است که معمولاً به صورت شخصی و فقط برای یک بار به هر نامه سازمانی تخصیص داده می شود و معمولاً در سمت چپ و بالای نامه درج می‌گردد.)
پس در این صورت نامه به یک دوست یک نامه اداری به شمار نخواهد آمد، زیرا دارای مشخصات نامه های اداری نخواهد بود.
وجود یک نامه اداری با توجه به ویژگی نامه های اداری مشخص می شود، پس باید یک نامه مورد بررسی قرار گیرد و در صورت داشتن مشخصات نامه اداری با این عنوان بیان شود.
نامه های ارباب رجوع در ابتدای ورود به اداره، برخی از ویژگی ها همانند: شماره نامه را نخواهند داشت، اما با ورود به اداره و انجام مراحل شماره توسط دبیرخانه اداره، به یک نامه اداری مبدل خواهند شد.
اجزای نامه های اداری چیست؟
هر نامه اداری دارای پنج بخش اصلی می باشد که می خواهیم در ارتباط با هر کدام از آن ها صحبت کنیم.
سرلوحه نامه یکی از ویژگی نامه های اداری است
عده زیادی هنوز سرلوحه نامه را به اشتباه به عنوان سربرگ نامه می شناسند، عموما بیشتر نامه های اداری، دارای آرم الله در قسمت بالا کاغذ می باشد، عبارت جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت خانه و موسسه یا سازمان، بسمه تعالی، شماره، تاریخ و پیوست نامه است.
موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی سرلوحه را عبارت است از آرم جمهوری اسلامی و نوشته های زیر آن می دانند که در بالا و سمت راست کاغذ و تاریخ، شماره و پیوست که به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ قرار دارد.
عناوین نامه، دومین ویژگی نامه های اداری
منظور از عناوین نامه در واقع، عنوان گیرنده نامه، فرستنده نامه و موضوع نامه است که در این بخش قرار می گیرد.
طبق مصوبه دفتر تشکیلات و روش های سازمان امور اداری و استخدامی کشور، بیان شده است که خطاب نامه ها باید شامل به، از و موضوع باشد. اما پس از انقلاب اسلامی، به دلیل وجود شباهت های زیاد این نامه ها به مراتب نامه های نظامی و وجود حالت آمریت در آن، این روش حذف شد، اما این نکته را باید در نظر داشته باشیم که هنوز هم بسیاری از ادارات از این عناوین در روش نگارش نامه های خود استفاده می نمایند.
متن نامه مهمترین ویژگی نامه های اداری است
مهم ترین بخش یک نامه متن آن نامه خواهد بود، متن نامه در واقع بیان کنند شرح مطالبی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه خواهد بود.
متن نامه شامل سه بخش: مقدمه، پیکره و نتیجه خواهد بود که به صورت نامشهود در هم گره خورده است، در نتیجه به یک دیگر مرتبط می شوند. مقدمه نامه در واقع بیان کنند عبارتی همانند: سلام، شروع شده و با اشاره به شماره و تاریخ نامه در پاسخ نامه ها، شماره و تاریخ نامه ی پیشین در نامه های پیش رو، برای آشنا ساختن مخاطب با سوابق موضوع و استفاده از کلماتی عبارت است از «باستحضار می رساند» برای مقامات بالاتر، «به آگاهی می رساند» برای مقامات هم سطح، «به اطلاع می رساند» برای مقامات زیر دست تر. در ادامه نیز موضوع نامه با استفاده از اختصار، ساده نویسی و شفافیت بیان شده و در انتهای یک نامه که به بخش نتیجه گیری مربوط است، با بیان «خواهشمند است» در خصوص تقاضا از مقام بالا دست، «مقتضی است» از مقام های هم ارز و «شایسته است» از مقام های پایین تر و بیان درخواست در ادامه و در نتیجه تشکر از مخاطب خود، نامه را به پایان می رسانیم.
امضای نامه
رکن اساسی یک نامه امضای آن نامه خواهد بود، زیرا بدون وجود امضا، نامه سندیت نخواهد داشت در نتیجه آن نامه نمی تواند در جریان کار قرار گیرد. البته باید توجه داشت که مسئولیت اصلی محتویات نامه بر عهده شخص امضا کننده نامه خواهد بود و به عنوان سندی است که شخص امضا کننده مسئولیت های آن را بر عهده می گیرد.
بخش امضا نیز شامل: نام و نام خانوادگی نویسنده نامه و در سطر بعدی آن عنوان سازمانی آن شخص می باشد. سپس بعد از انجام این مراحل شکل امضای نویسنده است که ترکیبی از نام و خطوط می باشد.
گیرندگان رونوشت
برای انجام اطلاع رسانی به واحدهای سازمانی و اشخاصی که متن و موضوع نامه به آن ها مربوط خواهد شد. نویسنده می گوید بهتر است اشخاص در جریان این مطالب قرار گیرند و برای انجام این امور بهتر است از رونوشت نامه استفاده شود که پایین تر از امضای نامه و در سمت راست نامه ذکر خواهد شد.
در نتیجه طبق آن چه گفته شد یک نامه زمانی می تواند یک نامه اداری تلقی شود که تمام خصوصیات بیان شده را مرتب و در جایگاه خود داشته باشد. البته گاهی برخی سازمان ها طبق مقررات واحد خود ساختاری در همین قالب اما کمی متفاوت تر برای نامه های اداری خود تعریف می کنند.
