نگارش نامه های اداری به مجموعه ای از قواعدی گفته می شود که رعایت آن ها علاوه بر آسان سازی کار خواننده و نویسنده به ایجاد ارتباط بهتر و زیبایی نوشته کمک بسیار زیادی خواهد کرد. این قوانین دو بخش را شامل می شود: واژه بندی و نشان گذاری.
آغازگر هر نوشتاری از ترکیب واژگان با یکدیگر به وجود خواهد آمد، زیرا از ترکیب واژگان جملاتی ساخته می شود و از ترکیب این جمله ها یک بند یا پاراگراف به وجود می آید.
خوب است بدانیم هر پاراگراف بخشی از یک نامه و یا نوشتار دیگر است. از مجموع پاراگراف ها، می توانیم کتاب ها و نوشتار زیادی در قالب های متفاوت و مختلف به وجود آوریم.
پس هر نویسنده باید در ابتدای امر استفاده به جا و مناسب از واژگان متناسب و زیبا را بلد باشد.
انتخاب واژگان مناسب می تواند برای نامه نگاری بسیار با اهمیت باشد، انتخاب واژه مناسب به میزان دانش، تجربه ،شخصیت، سلیقه نویسنده بستگی خواهد داشت.
بسیاری از واژه ها خود به تنهایی زیبا هستند، اما باید تاثیر آن را در جمله مورد توجه قرار دهیم، زیرا در ترکیب جمله معنای بسیار بدی در ذهن ایجاد خواهند کرد. در نگارش نامه های اداری بهتر است با استفاده از واژگان زیبا، ساده و روان، متنی را به خواننده تحویل دهیم تا او با چند گانگی معنایی، پیچیدگی متن و سطحی بودن مطالب مواجه نشود.
نشانه گذاری و صفحه آرایی در نگارش نامه های اداری
نشانه گذاری نوعی نگارش نامه های اداری است. نشانه ها در واقع علائمی هستند که به خواننده کمک می کند تا به منظور نویسنده پی ببرد.
استفاده از این نشانه ها به ما کمک می کند تا از لغزش در خواندن جلو گیری کنیم.
درک مفاهیم به طور کامل را نشانه گذاری می گویند که در تمامی زبان های نوشتاری قابل استفاده می باشد. استفاده صحیح و به جا از نشانه ها و یا عدم بکارگیری صحیح آن ها در جایگاه مناسب می تواند بر مسائل و مطالب یک اداره تاثیر بسیار زیادی داشته باشد.
نشانه گذاری در ادبیات نوشتاری بسیار مهم و تاثیرگذار می باشد.
فواید نشانه گذاری در نگارش نامه های اداری
- ایجاد سهولت در امر برقراری ارتباط به شیوه ای صحیح از نظرگاه تفهیم
- انتقال پیام به طور صحیح از پیام دهنده به پیام گیرنده
- انتقال و انعکاس آهنگ گونه های گفتار به نوشته
- آراستن شکل ظاهری نوشته برای ایجاد جاذبه لازم در امر مطالعه
- تصحیح متن قدیمی و تبدیل آن به سبکی جدید و به روز
نشانه های رایج زبان فارسی
یک نقطه(.)
این علامت به عنوان مکث کامل و یا نشانه پایان جمله است که در نگارش نامه های اداری جملات مستقل را از یکدیگر جدا خواهد کرد.
سر کج(،)
به معنای مکث یا درنگ کوتاه که به صورت واو معکوس در نگارش نامه های اداری نشان داده خواهد شد، معادل فرانسوی آن ویرگول نام دارد و نام انگلیسی آن کاما می باشد.
سر کج نقطه (؛)
نشانه درنگ، توقف و مکث خواهد بود. این نشان توقفی کوتاه است که از توقف کوتاه، بلندتر و از توقف کامل کوتاه تر است. در واقع در حد متوسط و وسط قراردارد.
دو نقطه(:)
نشان دهنده شرح وهشدار نما خواهد بود، که از دو نقطه عمود برهم تشکیل می شود و با عناوین نشان شرح، هشدار نما و توضیح بیشتر مطالب به کار برده می شود. این نشان در واقع بیان کننده مکثی بلندتر و بیشتر از یک نقطه خواهد بود.
خط فاصله(-)
نیم خط یا خط فاصله. این نشان مکمل دو نقطه خواهد بود و کارایی آن همانند دو نقطه در نگارش نامه های اداری عمل خواهد کرد.
خط پیوند(_)
به عنوان نشان تفکیک در نگارش نامه های اداری استفاده می شود. این خط از خط فاصله بزرگتر خواهد بود. خط فاصل به اندازه سه نقطه بررسی شده و خط پیوند به اندازه پنج نقطه خواهد بود.
خط کشیده(—–)
بزرگ نما=خط زیرین. برای برجسته کردن یا مشخص نمودن قسمتی از نوشته به صورت دستی یا ماشینی از این علامت در نگارش نامه های اداری به کار برده می شود. طول خط کشیده به مقدار عبارتی بستگی دارد که باید برجسته یا مشخص شود.
نشانه پرسش(؟)
علامت پرسش یا پرسش نما. که معمولا پس از جملات پرسشی و پرسش مستقیم از آن در نوشتار نامه های اداری استفاده می شود. اگر در میان پرانتز قرار گیرد، بیانگر تردید و گمان است.
نشان تعجب(!)
هیجان نما، نشان شور و احساسات که بیانگر شور، احساسات، هیجانات تند، عواطف درونی، تاثر و…. خواهد بود که به شخص نویسنده کمک می کند تا احساسات خود را در میان نوشتار نامه های اداری به خواننده انعکاس دهد.
گریزنما()
یعنی همان دو کمان، دو قوس، نشان حشو و پرانتز که برای موارد خاص استفاده خواهد شد.
افزوده نما []
به شکل قلاب، دو نبش و کروشه. که برای رفع نارسایی و کلمات افتاده از متن قدیمی یا کلمات حذف شده استفاده می شود و کلمات در این قالب نوشته می شوند.
دو سر کج« »
نشان نقل قول، گیومه. که در موارد آغاز و پایان نگارش نامه های اداری از نقل و قول استفاده می شود.
افتادگی نما(…)
بیان کننده چند نقطه، سه نقطه و نشان حذف که به جای کلمات حذف شده در نگارش نامه های اداری بکار گرفته می شود. این نشانه های به دو شکل سه نقطه و چند نقطه کاربرد خواهد داشت که از سه نقطه به منظور حذف یک کلمه استفاده می شود.
بازهم(“)
نشان دهنده علامت تکرار سطر بالا در نگارش نامه های اداری خواهد بود، برای این که بتوانیم در زمان صرفه جویی کنیم و از تکرار کلمات مشابه در نوشتار به صورت ستونی و زیر هم جلو گیری کنیم از این روش استفاده می شود.
آماده نمودن نوشته برای ارائه
برای این که نوشته خود را کامل کنیم، باید ابتدا حاصل کار را مورد بازیابی و بررسی قرار دهیم تا با انجام روش های حک به اصلاح آن ها پرداخته و آن ها را مرتب و تصحیح کنیم.
با انجام این کار به رفع نارسایی ها و برطرف کردن برش ها و سایر موارد می پردازیم تا از ابهام نوشته و از اعتبار آن کاسته نشود. ضمنا ساختن شکل ظاهری نوشته به منظور آراستن آن نیز بسیار لازم و با اهمیت است که موجبات زیبایی و جذابیت بیشتر نوشته خواهد شد. در مرحله بعدی اصلاح نوشته، به ویرایش نامه و یا نوشته پرداخته می شود که شامل مراحل زیر خواهد بود:
– انتخاب بهترین واژگان ادبی و اداری و قرار دادن در جای متفاوت و متناسب با موضوع.
– رعایت قواعد مربوط به املای فارسی و پرهیز از غلط های املایی با تکیه و مراجعه متفاوت بر کتاب های واژگان
– رعایت اصول دستوری در زبان فارسی
– استفاده مناسب هر یک از نشانه گذاری ها و مشخص کردن محدوده های متنی مهم
– رعایت آیین مربوط به جمله بندی
– برطرف کردن کمبودهای موجود در قالب نوشتاری و اضافه کردن موارد مورد نیاز
– حذف موارد اضافی و موارد تکرار شده
– رفع نارسایی ها و برش های غیر لازم
– مراقبت در کفایت منطقی اجزای نوشته
– بررسی نحوه استفاده از منابع و مآخذ:
داشتن برداشتی صحیح از منابع و درج صحیح منابع
پردازش نوشتار
پردازش به معنای وجود آراستگی و خوش آیندی میباشد که در اصطلاح کلی جلا دادن و مرتب نمودن نوشته نامیده می شود.
موردی که باید در بخش پردازش نوشتار مورد توجه قرار گیرد و از آن ها استفاده شود حاشیه گذاری است.
حاشیه گذاری
به معنای تنظیم فاصله های مناسب از بالا، پایین، چپ و راست کاغذ و قطع مناسب کاغذ خواهد بود.
– تنظیم فاصله بین هر یک از سطرها
– رعایت آیین مربوط به بخش پاراگراف بندی
– نشان گذاری به روشی صحیح و منطقی
– استفاده از خط خوش و خوانا
