دستورالعمل و فرم های اداری درایران چیست؟

دستورالعمل و فرم های اداری دو بخش باقی مانده از مکتبات اداری در ایران است که در این مقاله می خواهیم به بررسی و کاربرد هر یک از آن ها بپردازیم.تا با مفهوم نامه های اداری بیشتر آشنا شویم.

دستورالعمل چیست؟

دستورالعمل در واقع به عبارتی گفته می شود که: از ترتیب انجام کار شروع شده و تا ترتیب و توالی اجزای آن ادامه خواهد یافت که به صورت مکتوب تدوین شده و بر اساس موازین خاصی در جهت اجرا به وسیله مقامات صلاحیت دار و در حد وظایف و مسئولیت آن ها به متصدیان ابلاغ می شود.

دستورالعمل هم معنای واژه ی شیوه و روش می باشد و گاهی اوقات دستورالعمل به معنا و مفهوم آیین نامه نزدیک خواهد شد به گونه ای که واژه مزبور در جایگاه او می نشیند.

 فواید و کاربرد دستورالعمل

 تنظیم و تدوین روش های انجام کار ابتدا تنظیم و تدوین شده و سپس به صورت دستورالعمل اجرا می شود.

انجام هریک از وظایف سازمانی چه در زمان حال و چه در آینده امری ضروری و انکار ناپذیر خواهد بود. روش های انجام کار در واقع اجزای یک سیستم را تشکیل می دهند که این اجزا شامل برخی از وظایف و عملیات و ماموریت ها است که از یک یا چند نفر از کارکنان تشکیل می شود.  روش های مربوط به صدور احکام مرخصی ها، احکام استخدامی و بازنشستگی و…. نمونه ای از یک سیستم است که در مجموع سیستم کارگزینی را تشکیل می دهند.

البته بهتر است بدانیم هر یک از سیستم های تدارکاتی همانند: سیستم های مالی-محاسباتی، بازرگانی، فنی و اختصاصی و….شامل تعدادی از روش های انجام کار خواهند بود که در نهایت سیستم های یک سازمان را به وجود می آورند. 

 انواع دستورالعمل

 دستورالعمل های که در نظام اداری رواج دارند عبارت است از: قانونی، اداری و فنی.

دستورالعمل قانونی

 استفاده از این دستورالعمل ها به منظور اجرای مفاد و مواردی قانونی به طور خاص و یا عام منتشر می شود.

دستورالعمل اداری

در این دستورالعمل ها روش های انجام کار در اختیار کارکنان سازمان قرار خواهد داشت.

دستورالعمل فنی

از این دستورالعمل ها به منظور آموزش و راه اندازی و بهره برداری از ماشین های فنی در صورت لزوم استفاده می شود.

البته خوب است بدانیم دستورالعمل های اداری از یک نظر دیگر به دو شیوه عادی و ویژه تهیه خواهند شد.

که در دسته اول بدون نیاز به فرم و مقررات خاص ایجاد می شود ولی در قسمت دوم دارای فرم های ویژه و خاص می باشند.

ارکان دستورالعمل

  دستورالعمل ها دارای ارکانی می باشند که عبارت است از: اهداف، مستندات قانونی، دستور دهنده، دستور گیرنده، استفاده کنندگان، شیوه اجرا، مقررات مورد عمل و فرم های مورد عمل.

مراحل تنظیم دستورالعمل

تعیین هدف یا اهداف مربوط به دستورالعمل .    

تعیین مستندات قانونی، یا وظایف و ماموریت های سازمانی مربوط. 

تعیین دامنه و محدوده عمل استفاده کنندگان.   

اولویت بندی در تنظیم مراحل کار و بیان مطالب بر اساس اهمیت اجرایی در دستورالعمل.   

تعیین سرفصل های اصلی، فرعی و جزئی از آغاز کار و تعیین آن در دستورالعمل  

جمع آوری اطلاعات لازم در ارتباط با مراحل کار دستورالعمل به روشی دقیق و کامل.

 به کمک فرم های استاندارد می توانیم به تدوین دستور العمل ها برای انجام کار سازمان و امور استخدامی بپردازیم.

فرم های اداری و دفاتر

پس از دستورالعمل ها به سراغ فرم های اداری می رویم.در اصطلاح فرم های اداری به نوشته ای گفته می شود که به وسیله آن یک فرد به وسیله مقامات صلاحیت دار در یک سازمان و یا دستگاه اداری به سمتی خاص می رسد و یا انجام کاری بر عهده او قرار می گیرد.

این حکم ها به دو روش احکام استخدامی و یا احکام ماموریت کارکنان دستگاه اجرایی تهیه و تنظیم خواهند شد.

ارکان فرم های اداری

–   نام  و مشخصات گیرنده  یا اجرا کننده حکم    

–   موضوع و هدف تدوین حکم

–   تاریخ شروع و پایان دستورات و یا مدت زمان اعتبار حکم  

–   نام، مشخصات سازمانی و امضای مقام صلاحیت دار  

–   شماره و تاریخ دفتر اندیکاتور سازمان مربوطه

فرم اداری در واقع یک کاغذ با عنوان مخصوص خواهد بود که برخی قسمت های آن به منظور ثبت اطلاعاتی از قبیل نام، مشخصات، تاریخ و سایر جزئیات توصیفی خالی خواهد بود.

فرم های اداری همانند دستورالعمل ها دارای مزایای بسیار زیادی خواهند بود لکه برخی از این مزایا عبارت است از:

• کمک به مدیر و کارکنان یک سازمان در جهت اخذ تدابیر صحیح اداری 
• جلوگیری از بلاتکلیفی و سرگردانی ارباب رجوع درباره مشکلاتشان
• تسریع در جریان امور و فرآیندهای اداری    
• ایجاد هماهنگی در جهت روش های انجام کار
• سهولت در ضبط کتبی اطلاعات به هنگام جمع آوری و سهولت در استخراج اطلاعات گردآوری شده  

• صرفه جویی در وقت و هزینه های اداری

انواع فرم های اداری که در نظام اداری مورد استفاده و بهره برداری قرار می گیرد شامل روش های زیر می شود:

فرم های اداری عمومی

به آن دسته از فرم ها گفته می شود که در تمامی دستگاه های اداری و با در نظر داشتن موضوع خاص تهیه و توزیع می شود، همانند: فرم حکم استخدامی و فرم تقاضای مرخصی

فرم های اداری اختصاصی

به فرم هایی خاص در سازمان گفته می شود که این فرم های مشخص به منظور اهداف ویژه تدوین می شوند، همانند فرم پیگیری نامه و یا درخواست وام که به دو صورت دائم و موقت تهیه می شوند.

فرم نامه

فرم نامه به معنای فرم های اداری یک نواختی است که بخش های مختلف آن مشخص شده و از قبل به چاپ رسیده است، در این صورت فقط افراد به پر کردن سایر بخش ها می پردازند، همانند: فرم های درخواست کالا و یا خدمات در ادارات و سازمان ها.

فرم های ویژه

به آن دسته از فرم های نامتعارفی گفته می شود که توسط واحدهای اداری و یا ادارات مشخصی تهیه و استفاده می شود و عمومیت مکانی و زمانی نخواهد داشت، همانند: فرم اطلاعات تماس مربوط به گیرندگان  و فرم اطلاعات دفتر مدیرکل اداری و مالی.

در واقع دفاتر اداری به آن دسته از دفاتری گفته می شود که در ادارات و سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد و عموما دفاتر اندیکاتور، ارسال مرسولات، دفاتر مالی و سایر دفاتر دیگر را شامل می شود.

 بهترین روش این است که در نوشتن فرم های اداری از خطی خوش و خوانا استفاده شود تا دقت کافی در آن به عمل آید در این صورت در زمان دریافت اطلاعات لازم، مشکلات کمتری برای مراجعه کنندگان پیش خواهد آمد. با به وجود آمدن رایانه و نرم افزارهای رایانه ای، استفاده از دفاتر دیگر رایج نخواهد بود و جایگاه خود را به اتوماسیون های اداری داده اند.