مدیر مسئول کار دیگران است و مدیریت هنر یک فرد برای هدایت و هماهنگی یک مجموعه تا رسیدن به هدف است.
یک مدیر عالی با در اختیار داشتن منابع مادی و غیر مادی تا رسیدن به اهداف فعالیت دارد. یک مدیر در دو بخش داشتن منابع انسانی مناسب و اجرا کردن امور به نحو مطلوب مسئول است. در واقع یک مدیر با طرز فکر و عملکرد خود باعث وجه تمایز بین سازمان موفق و غیر موفق می‌شود.
هر فردی در ذهن خود پیش فرضی از مدیر و وظایف او در ذهن دارد. که در ادامه به آن می‌پردازیم.
برخی مدیریت را بکارگیری منابع مادی و غیر مادی تا تحقق اهداف سازمان می‌دانند اما مدیریت یعنی هنر بکارگیری و هدایت همزمان منابع مادی و غیر مادی و ایجاد هماهنگی بین آن ها که لازمه آن داشتن مهارت اجتماعی انسانی توسط مدیر مجموعه است.
مدیر شخص است که ابتدا به دستیابی اهداف به عنوان مهمترین نقش یک ساز مان می پردازد.این فرد مسئولیت اداره تمامی جریان ها، پروزه ها و فعالیت ها را با همراهی و همکاری افراد شرکت بر عهده دارد. مدیر وظیفه دارد به مدیریت فرآیند ها و کارکنان نظارت کند و همچنین به تصمیم گیری درست در ارتباط با امور مختلف سازمان بپردازد.
در ابتدا به تعریف مدیر و وظایف او می پردازیم:
تعریف مدیر
کسی می تواند مدیر باشد که در وهله اول نسبت به زندگی خود احساس مسئولیت کند و توانایی مدیریت زندگی خود را داشته باشد. با این اوصاف همه ما به نوعی مدیر هستیم و اگر بخواهیم سطح مدیریتی خود را بالا ببریم باید مهارت‌هایی را بیاموزیم. برخورد با چالش‌ها که یک عامل مهم و تعیین کننده در موفقیت یا ناموفق بودن مدیر است. منیتربرگ نویسنده کتاب مدیریت کردن درباره مدیر می‌گوید: “مسؤل کل سازمان، بخش تفکیک شده و قابل تشخیص آن با مدیر است و با بکارگیری ترفند‌های خاص خود می‌تواند یک مدیر موفق باشد.”
او باید به نظارت، ایجاد انگیزه در کارمندان و پیشرفت سازمان مدیریت کند و بسته به جایگاه خود در هر سطح از سازمان به ایفای نقش بپردازد. این شخص باید این توانایی را داشته باشد که به صورت بهینه از تمامی منابع ها استفاده کند و بهترین بهره را از آن ها ببرد.
آن چه که کار یک مدیر را ارزشمند می کند
کمک به اعضای تیم برای رسیدن به هدف
گرد آوری منابع، سازماندهی آن ها، ترکیب آن ها تا رسیدن به هدف از وظایف مهم مدیر مجموعه است. یک مدیر عالی با اعضای تیم خود در ارتباط است و با توجه به رفتار اعضا که ممکن است یک روز پر انرژی باشند یا یک روز بی حوصله و .. بنابراین باید بداند که با آن ها چگونه برخورد کند به طوری جایگاه خود را برای کارکنان تثبیت می‌کند با آن ها ارتباط معقول و مناسبی داشته باشد.
کاهش هزینه و مدیریت منابع مالی
یک مدیر می‌بایست از منابع خود خروجی عالی بگیرد. یعنی از مدیران داخلی، کارشناسان و متخصصان به گونه ای استفاده کند که مهارت، دانش و تلاش آن ها بالاترین سود را برای سازمان فراهم کند. همچنین کمترین هزینه را برای سازمان رقم بزند.
اداره تیم به شکل متعادل و سالم
ساختار سازمانی سالم را تنها یک مدیر برای سازمان به ارمغان می‌آورد. که می‌بایست با اهداف از پیش تعیین شده آن، هم راستا باشد. مدیر عالی مشخص می‌کند که چه کسی مافوق است! چه کسی مسؤل است و … در واقع یک مدیر با شفاف سازی وظایف، جایگاه افراد را در سازمان معین می‌کند. همچنین هر تغییر در سازمان باید زیر نظر مدیر سازمان باشد و سازگار کردن مجموعه با گوناگونی تقاضای بازار، با نیازهای مخاطبان سازمان که منجر به رشد و بقای مجموعه می‌شود از وظایف مدیر مجموعه است.
ویژگی مدیر خوب
با رعایت چند اصول ساده و آموزش دیدن در زمینه مدیریتی می توانیم یک مدیرعالی موفق در هر سنی باشیم. به چند نمونه از مواردی که می تواند کمک کننده باشد می‌پردازیم:
- داشتن مشاور
- شناخت کارمندان از نظر نقط ضعف و قوت و احترام به آن ها
- تقویت هوش
- انجام کارهای گروهی
- قاطع بودن در کار
- تشویق اعضای تیم
ویژگی های فردی برای مدیر بودن
- اولین ویژگی کسی که می خواهد مدیر باشد این است که باید یک تصمیم گیرنده قوی باشد. تا بتواند زمان بروز مشکلات و لحظات سخت تصمیمات درست اتخاذ کند.
- فردی که به عنوان مدیر انتخاب می‌شود خود رای نیست و فضایی را هم برای مشورت کردن و ارتباط گرفتن فراهم می‌کند.
- یک مدیر می‌بایست توانایی بکارگیری درست از کلمات را در زمان نصیحت کردن، در زمان مشخص کردن اهداف و استراتژی سازمان داشته باشد.
- کسی که سمت مدیر بودن را می‌پذیرد، باید بداند که یک مدیر همواره باید در حال تقویت نقاط قوت خود و سازمان باشد.
انواع واکنش های مدیر
واکنش و عملکرد ما به عنوان مدیر بسته به جایگاه و موقعیتی که داریم متفاوت است:
- دیکتاتوری
- غیر قابل کنترل
- دموکرات
- جدی و مهربان
6 وظیفه کلیدی یک مدیرعالی
مدیران می بایست جهت ارتقا و پیشرفت سازمان خود را ملزم به رعایت و انجام وظایف خاص کنند. در ادامه چند نمونه را ذکر می کنیم:
برنامه ریزی
طرح ریزی برای رسیدن به اهداف و مشخص کردن راه‌های آن
سازماندهی
تقسیم وظایف بین اعضای سازمان و ریز کردن اهداف بزرگ و قابل دستیابی کردن آن ها
نظارت
قیاس آن چه که طرح‌ریزی کردیم با آن چه که اجرا کردیم و رفع مشکل یا اصلاح در صورت نیاز
هدایت
نفوذ بر اعضای سازمان و سوق دادن آن ها و عملکردشان به سمت اهداف
برقراری ارتباط
برقراری ارتباط بین بخش‌های متقاوت سازمان و افراد مربوطه و حفظ سلامت آن ارتباط
تصمیم گیری
مهم ترین وظیفه یک مدیر است که مشخص می‌کند چه مسیری، چه راه حلی و چه عملکردی باید انجام گیرد.
مالکاهی مدیر عامل زیراکس می گوید:
” حفظ روحیه و انگیزه مهم ترین عامل به نتایج برتر است که باید توسط مدیر مجموعه انجام گیرد.”
انواع مدیر از نظر عملکرد
مدیران عملکرد های متفاوتی در اداره سازمان دارند. در زیر به چند نمونه اشاره می کنیم:
دیکتاتورها
چنین مدیرانی از همکاران خود نظر خواهی نمی‌کنند و یک محوری عمل می‌کنند، دستورات شان همواره با خشونت صادر می‌شود و عیب بزرگ این روش این است که، افراد مجموعه احساس تعلق نمی‌کنند. تنها چیزی که برای چنین مدیرانی مهم است مهارت، تخصص و تفکر خودشان است.
غیر قابل کنترل ها
چنین مدیرانی کنترلی روی مشکلات و چالش‌های پیش آمده ندارند و همواره حل کردن آن ها بر عهده کارکنان است. عیب مهم این روش این است که در سازمانی با چنین مدیری روابط جای ضوابط را می‌گیرد و باعث چند دسته شدن و تشکل‌های غیر رسمی در سازمان می‌شود.
دموکراتیک ها
در این گروه مدیران خود را عضو تیم می‌دانند و در جلسات کاری ارتباط خوبی با همکاران برقرار می کنند. در واقع آن ها هدایت سازمان را به خوبی انجام می‌دهند.
جدی و مهربان
این مدیران افراد مسئولیت پذیری اند که با بحث و مشاوره با افراد مربوط به آن چالش، مسائل را حل می‌کنند. آن ها مدیرانی هستند که همواره در صحنه حضور دارند در چنین سازمانی با چنین مدیرانی همواره تصمیم گیری کارکنان و خلاقیت در آن ها بسیار حائز اهمیت است.
انواع مدیر با ویژگی شخصیتی آن ها
بررسی دیگری که می‌تواند بسیار مهم باشد این است که مدیران را از نگاه دیگر مورد بررسی قرار دهیم:
مدیرانی که دیده نمی‌شوند
چنین مدیرانی در زمان بروز مشکلات حضور ندارند و همواره برای عدم حضور خود بهانه تراشی می‌کنند. پرتوقع هستند چرا که همیشه از کارمندان خود انتظار دارند. از ابتکار و خلاقیت افراد بهره می گیرند و مشکلات را خودشان حل می کنند. چنین مدیرانی را همواره با کمک چند واسطه می توان یافت.
مدیرانی که همه چیز را باهم می‌خواهند
آن ها افراد کمال گرایی هستند و به سختی می توان آن ها را راضی کرد. به خاطر کمال گرایی بالای خود همواره می‌خواهند خودشان کارها را انجام دهند و از این که مسئولیت را واگذار کنند حس خوبی ندارند و حساسیت نشان می‌دهند. آن ها مدیرانی هستند که همه چیز باید منظم باشد و خصوصیت خوب آن ها این است که کمتر مداخله می‌کنند و در اجرائیات دخالت‌های ناچیزی دارند. کسی که بتواند سلیقه و نیاز چنین فردی را برآورده کند نزد او بسیار محترم خواهد بود.
مدیرانی که نظم ندارند
علت بی‌نظمی این مدیران عدم تمرکز ذهنی کافی و کارهای عقب افتاده این مدیران است. معمولاً آن ها نسبت به افراد پر انرژی سازمان بسیار خوب عمل می‌کنند.
آن ها نمی‌توانند کارهایی با حجم بالا را خوب انجام دهند، چنین فردی نمی‌تواند حجم کاری با کاغذ را بپذیرد. برای بهره بهتر گرفتن از توانایی چنین افرادی باید وظایف او به عنوان مدیر را کم کم و کنترل شده به او محول کرد.
پس با در نظر داشتن موارد ذکر شده و تقویت نقاط قوت می‌توانیم یک مدیر موفق باشیم.
