مراحل گزارش نویسی چیست؟

مهارت چهار گانه گزارش نویسی و ترتیب آن ها را باید به خوبی درک کنیم و هیچ گاه نباید مراحل گزارش نویسی حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، حتی نباید مرحله ای را با مرحله دیگر اشتباه کنیم.
عدم رعایت هر یک از مهارت های چهارگانه گزارش نویسی باعث می شود که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سر و ته و مغشوش در آید.
در این صورت نه گزارشگر راضی خواهد بود و نه فایده ای برای خواننده گزارش دارد و نتیجه کار درست نخواهد بود، در نتیجه  این کار موجب صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد شد.

گزارش نویسی چیست؟

گزارش نویسی در واقع به معنای نوشتن اخبار، اطلاعات، رویدادها و تجزیه و تحلیل آن ها به شکل کوتاه با رعایت دو اصل مهم ساده نویسی و درست نویسی است.
یک گزارش باید به گونه ای نوشته شود که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین گفتار بیان کند.

مهارت گزارش نویسی یکی از مهم ترین مهارت‌هایی است که تمامی انسان ها بر اهمیت آن تاکید دارند، اما زمان زیادی را به یادگیری و بهبود این مهارت اختصاص نمی‌دهند، اما خوب است بدانیم اخمیت گزارش نویسی کمتر از اهمیت مهارت ارتباطی نخواهد بود و گزارش نویسی نقش کلیدی در پیشرفت و رشد افراد دارد.

انواع گزارش چیست؟

در ادامه با انواع گزارش آشنا خواهیم شد.

 گزارش خبری

گزارش خبری در واقع به تشریح، توضیح و توصیف یک رویداد خبری می پردازد و اطلاعات تازه ای را به شیوه ای توصیفی ارائه می دهد و حس کنجکاوی مخاطب را با مطرح کردن پرسش ها، اقناع می سازد.

گزارش از اشخاص

گزارش از افرادی که کار بزرگی انجام داده اند همواره مورد توجه مخاطبان قرار می گیرد.

گزارش از سفر

این گزارش به صورت ترکیبی است که با توصیف و تشریح شکل می گیرد. در این نوع گزارش گزارش گر از محوریت خارج می شود.

گزارش مصور

گزارشی است که در آن عکس نقش اصلی و اساسی دارد و با شرح عکس نویسی و صفحه آرایی تکمیل می شود.

گزارش تحلیلی

دیدگاه هایی است که درباره یک رویداد خاص از یک روند اجتماعی ،سیاسی و اقتصادی نوشته می شود.

نمونه گزارش فایل وورد ( word ) 

در ادامه چند نمونه از گزارش از پیش نوشته شده، شامل گزارش اداری، گزارش کار، گزارش اداری و گزارش خبری و … در قالب یک فایل word برای شما آماده شده است.

مراحل مهارت چهار گانه گزارش نویسی چیست؟

چهار مرحله مهم که برای گزارش نویسی باید رعایت شود عبارت است از:

١. مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات

٢.مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش

٣. مرحله نگارش

٤. مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی

اولین مرحله از گزارش نویسی چیست؟

در ادامه اولین مرحله از مهارت های چهار گانه گزارش نویسی را با هم بررسی می کنیم.

برنامه ریزی

مرحله ی برنامه ریزی زیر مجموعه مرحله اول مهارت چهار گانه گزارش نویسی است.

هرچه در ارتباط با کارایی برنامه ریزی برای انجام امور سخن بگوییم بسیار کم است، فردی که در کارهایش برنامه ریزی نداشته باشد، مسلماً به فراهم آوردن یک برنامه شکست خورده در کارها پرداخته است.

زمانی که بدون برنامه کار می کنیم، همانند پری هستیم که در هوای طوفانی مسئله زندگی به این طرف و آن طرف می رویم.

 برنامه ریزی برای تهیه گزارش، بر حسب نوع آن متفاوت است. در این موارد می توانیم تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نخواهد بود، اما اگر هدف ما جست و جوی واقعیت و اعمال دقت باشد، روشی که محققان و پژوهشگران به کار می برند یکی از بهترین روش ها برای انجام این امر است که به روش علمی مشهور است.

 گزارش های اداری و فنی  به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید می باشند و سعی می کنند در مرحله برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات از این روش استفاده کنند.

مرحله تدارکات و تهيه مقدمات

مرحله ی تهیه و تدارک زیر مجموعه ی مرحله اول مهارت چهار گانه گزارش نویسی است.
قبل از آن كه شروع به نوشتن گزارش كنيم، بايد تمام اطلاعات، حقايق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در ارتباط با خود سازمان جمع آوری کنیم، هدف را پیدا کرده و بدانيم كه خوانندگان گزارش چه کسانی هستند و به چه اطلاعاتي از موضوع نیاز دارند، تا بتوانیم در فهم مقصود، آن ها را ياري کنیم و  اطلاعاتي که برای رسیدن به نتیجه نهایی نیازمند است را در اختیار آن ها قرار دهیم.
دانشمندان معتقدند که فكر کردن همان، ترتيب دادن به امور معلوم است که براي رسيدن به مجهول و به عبارت ديگر ترتيب دادن به مقدمات، براي رسيدن به نتيجه انجام می شود، به این معنا که اگر يكي از مقدمات يا اجزاي فكر ناقص باشد، نتيجه مطلوب حاصل نخواهد شد.

فکر کردن خود دارای علل چهارگانه می باشد.

علل چهارگانه فكر

همان گونه كه براي ساختن هر چيز مادي چهار علت وجود دارد، براي فكر کردن نيز چهار عللت وجود خواهد داشت.

1- علت مادي فكر: در واقع به ترتيب امور معلوم می پردازد، مانند، چوب براي ميز.
2- علت صوري فكر: در جهت  سازمان دادن و تنظيم امور معلوم و سپس صورت گري هر یک از آن ها به کار می رود که بر علت صوري فكر دلالت دارد، مانند، شكل و صورت ميز.
3- علت فاعلي فكر: چون هر كاري از فاعل سر مي‌زند و هر ترتيبي دلالت بر ترتيب ‌دهنده دارد، پس نيروي فكر كه در موارد معلوم تصرف كرده، به آن ها شكل و صورت محسوس مي‌بخشد، علت فاعلي، فكر است، مانند، نجار براي تهيه ميز.
4- علت غايي فكر: در واقع زمانی است که به مجهول می رسیم و از آن نتيجه می گیریمف مانند، استفاده از ميز.

دومین مرحله مهارت گزارش نویسی چیست؟

دومین مرحله ی مهارت چهار گانه گزارش نویسی همان مرحله تهیه و سازمان دهی گزارش است.
این موارد زمانی اتفاق می افتد كه گزارش بسيار ساده است و احتياج به تهيه افكار ندارد، اما بايد بدانیم كه بيشتر گزارش ‌هاي اداري، فني، اجتماعي و فرهنگي نياز به ترتيب منطقي دارند.

هر زمانی که به صورت کامل با فن گزارش ‌نويسي، آيين نگارش و كسب مهارت در تنظيم گزار‌ش‌ ها آشنا شدیم، می توانیم كار را به صورت عادت دنبال کنیم، به این صورت که افراد نویسنده به یک نظم خاص دست پیدا می کنند و به وسیله آن می توانند توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت کنند.

همان طور که گفتیم مرحله اول گزارش‌ نويسي و مرحله دوم با هم پیوند ناگسستني دارند، به این معنا که در مرحله اول مهارت چهار گانه گزارش نویسی به جمع آوری مطالب و در مرحله دوم مهارت چهار گانه گزارش نویسی، به ترتيب و توالي منطقي آن ها پرداخته می شود، اين دو مرحله شامل مراحل دقت و تمركز فكر می شوند و در نهایت موجب تکوین گزارش خواهند شد.

این مراحل پايه و اساس گزارش را تشكيل مي‌دهند و در زمان محقق شدن اين مرحله ها می توانیم گزارش خود را با اطمينان خاطر روي صفحه كاغذ بنویسیم.
موفقيت در هر گزارشي وابسته به نحوه طرح ‌ريزي آن می باشد، بنابراين طرح هر گزارش بايد پاسخ گوي نيازهاي زير باشد.

1- كليه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث قابلیت ارائه داشته باشد.
2- نظم منطقي مطالب بر اساس رعايت تقدم، تأخر و طبقه‌ بندي صحيح آن ها انجام شود.
3- خوانندگان بتوانند با صرف کمترین زمان مطالب و مفاهيم اصلي گزارش را به آساني و روشني به دست آورند.

 

سومین مرحله مهارت چهار گانه گزارش نویسی چیست؟

مرحله نگارش، سومین مرحله ی مهارت چهار گانه گزارش نویسی است.

خوب انديشيدن و تمركز داشتن یکی از مراحل نگارش است، نگارش خوب به یک سری سرمايه‌ هاي علمي، آگاهي، دقت و تمرين  نياز دارد که در غیر این صورت گزارش اثر بخش نخواهد بود.

برای داشتن یک گزارش خوب باید به شیوه های زیر بپردازیم:

1.فكر كردن قبل از نوشتن.
2- توجه به هدف، موضوع و طرح منطقي.
3- در نظر گرفتن خواننده.
4- آگاهي به نكات دستوري و جمله ‌بندي در حدی که لازم باشد.
5- ترجيح ساده‌ نويسي به پيچيده‌ نويسي.
6- پرهيز از به كار بردن لغات و تركيباتی که خارج از  ذهن ما است.
7- به كار بردن لغات و اصطلاحات يا عباراتي كه دارای معانی قطعي و مشخص می باشند.
8- بيان حقايق، بي آن كه قصد برانگيختن احساسات را داشته باشيم.
9- دانستن فن گزارش ‌نويسي.

 این مهارت از مهارت چهار گانه گزارش نویسی به ما می آموزد نويسنده و گزارشگر قبل از هر چيز بايد متوجه هدف موضوعي باشد كه قرار است درباره  آن گزارش تهيه كند، در این زمان برای شروع حرکت به هدف نیاز داریم، زیرا در زمان فراموش شدن هدف، قادر به ابلاغ پيام خويش نخواهیم بود، نبايد فراموش کنیم كه هر جمله از گزارش می تواند حامل پيام باشد و زماني می توانیم به مقصود برسیم كه هدف و موضوع در منافذ جمله‌ها حضور داشته باشد.
گزارش ها چه ساده باشند و چه پيچيده، در هر دو صورت بايد هدف و مقصودي داشته باشند و قبل از آغاز كار بايد دارای اهداف زیر باشند.

• برانگيختن علاقه خواننده.
• اثر گذاشتن روي حالاتِ روحي خواننده.
• دادن پاره‌اي اطلاعات.
• حل و فصل یک مساله پيچيده و يا ساده.
• اعلام نتیجه یک مأموريت فردي يا گروهي.
• اعلام نتیجه یک  تحقيق علمي، اقتصادي و اجتماعی
• ارزيابي به وسیله خواننده و صدور حكم نهايي.
  
  

هر مقدمه داراي سه وظیفه اصلي است:

1- روشن ساختن موضوع گزارش براي خواننده.
2- مشخص نمودن هدف نويسنده از نوشتن گزارش.
3- به دست دادن طرح و نقشه ارائه مطلب.

چهارمین مرحله از مهارت چهار گانه گزارش نویسی چیست؟

 مرحله تجديد نظر و اصلاح گزارش، چهارمین مرحله از مهارت چهار گانه گزارش نویسی است.

پس از نوشتن گزارش، لازم است گاهی در آن تجديد نظر شود و با مرور دقيق و دوباره نوشته، آن چه به ذهن ما نیامده را دوباره يادداشت و در جاي خود درج کنیم و یا به حذف موارد زاید بپردازیم، اگر تجديد نظر خود را با دقت و حوصله انجام دهیم، تمام اشتباهات و نقايص برطرف خواهد شد.

طبق نظر علما انجام دادنِ سه كار در این مرحله واجب است:

1- گزارش را به يكي از همكاران بدهيم تا او بخواند و از زاویه ديد خود نظرش را نسبت به گزارش بیان کند تا در این زمان اگر مانع يا نقصي مشاهده شد، بتوانيم آن را جبران كنيم.
2- گزارش را بلند بخوانيم تا از راه گوش و چشم، معايب و كمبودهای آن مشخص شود و سپس به برطرف کردن آن ها بپردازیم.
3- گزارش را پس از یک استراحت كامل از اول بخوانيم تا كاستي‌ها و مطالب اضافي بيشتر خود را نشان دهند و بهتر بتوانيم گزارش خود را اصلاح كنيم.