گزارش نویسی چیست؟ و چه اهمیتی دارد؟

گفته شده است که گزارش نویسی در رشد و پیشرفت همه انسان ها می‌تواند نقش کلیدی داشته باشد.

در هر شرکت یا سازمانی مدیران، تصمیم‌ گیران، مسئولان سازمان و موسسات تصمیمات خود را بر اساس گزارش هایی که در بخش‌های مختلف دریافت می کنند می گیرند، زیرا به کمک تهیه درست و ارائه به موقع گزارش می‌توانیم در سرمایه‌ گذاری‌ها، قضاوت‌ها و عملیات شرکت و همچنین در زمان استخدام کارکنان جدید و پرداخت هزینه های شرکت به درستی عمل کنیم.

به گونه ای که تصمیماتی که در گزارش می گیریم می تواند سرنوشت حال و گذشته سازمان و موسسات را تحت تاثیر خود قرار دهد.

 گزارش چیست؟

 گزارش یا گزارش نویسی به معنای ارائه و تهیه اطلاعات سازمان یافته در ارتباط با رویداد ها و اقدامات انجام شده است که می توانیم بر مبنای آن گزارش ها، تصمیمات دقیق تری اتخاذ کنیم. گزارش در شکل ساده به صورت نوشتاری خواهند بود، اما می توانیم گزارش های گفتاری هم برای موقعیت های مختلف تهیه کنیم.

گزارش در معنای فارسی از واژه های گزار و پیوندش تشکیل شده است. گزار و گزاردن دارای معانی متفاوتی می باشند که در ارتباط با بحث ما معنی تفسیر، تعبیر و توضیح به آن نزدیک تر خواهد بود.

به این ترتیب با توجه به معنای که بیان شده است گزارش دارای واژه‌ای کهن می باشد که در کتاب‌های قدیمی همانند شاهنامه می توانیم نظیر آن ها را دریابیم.

در دوران تحصیل گاهی با واژه مقاله و گزارش مواجه می شویم و اگر توجه کنیم می بینیم که در بسیاری از مواقع این واژه ها جایگزین یک دیگر می شوند اما در محیط علمی و فنی بیشتر از کلمه گزارش استفاده می شود، زیرا تمرکز گزارش بر روی حقایق است.

از گزارش نویسی به عنوان یک سند مفید و مختصر یاد می‌شود، زیرا برای مخاطب و هدف خاص او نوشته می شود.

گزارش ها به تجزیه و تحلیل مشکلات و موقعیت ها به منظور اقداماتی درست برای آینده بهتر می پردازند، این گزارش ها در برگیرنده واقعیت ها هستند پس باید خوش‌ ساخت و شفاف باشند.

گزارش ها برای اولین بار در دادگاه ها، مجالس اجتماعی و سیاسی مورد استفاده قرار گرفته اند اما ریشه اصلی آن ها به زبان فرانسه بر می گردد.

گزارش ها ممکن است شامل همه یا بخشی از موارد زیر شوند:

• ترتیب رویداد ها و موقعیت ها را توصیف می کنند.
• تفسیر درست از مفهوم و اهمیت رویدادها می دهند. البته ممکن است این تفسیر از دیدگاه خودمان باشد.
• نتیجه تحقیق و ارزیابی حقایق.
• نتایج احتمالی اقدامات آتی را مورد بحث قرار می دهند.
• توصیه های ما در مورد اقدامات آتی.
• نتیجه گیری.

البته تمام این موارد در تمامی گزارش ها وجود نخواهد داشت یا به عبارتی دیگر: وجود همگان ضروری نخواهد بود. برای نوشتن یک گزارش کاری باید حتماً توجه شود که آیا از استدلال خاصی پیروی می شود یا خیر.

در زمان گزارش نویسی باید هدف از قبل مشخص شده باشد تا کاملاً به طور واضح بتوانیم آن را درک کنیم.

گزارش باید به گونه ای نوشته شود که برای همگان قابل فهم و درک باشد حتی کسانی که در ارتباط با موضوع هیچ گونه اطلاعاتی ندارند.

پس گزارش نویسی باید به زبانی ساده و کوتاه نوشته باشد و از جملات پیچیده خودداری شود یا به زبان دیگر نباید از اصطلاحات تخصصی استفاده کنیم. (در زمان استفاده از واژه های تخصصی باید به زبان ساده معانی آن ها توضیح داده شود.)

در گزارش با توجه به این که مخاطب چه کسی است باید توجه شود که چگونه او را مد نظر قرار می دهیم و در زمان شروع گزارش از کلمه (شما) استفاده کنیم یا آن را (سوم شخص مفرد) قرار دهیم.

گزارش نویسی در واقع بیان کننده یک خبر یا واقعه است که به صورت تکنیکی پیام‌ها را به خواننده انتقال می دهد.

البته گفته می‌شود گزارش نویسی دارای اهمیت های بسیار زیادی است که در ادامه توضیح خواهیم داد. گزارش نویسی یکی از ابزارهای مهم برای ردیابی و تجزیه و تحلیل عملکرد ها در مدت زمان مشخص است.

به کمک گزارش ‌هایی که در یک مدت زمان مشخص تهیه می‌شوند می توانیم میزان موفقیت و حرکت خود را به سمت اهدافمان مشخص کنیم.

امروزه روش های بسیار زیادی برای گزارش نویسی وجود دارد و از روش‌های متنوعی می توانیم استفاده کنیم که این ابزارها امکان تحلیل دقیق داده‌ها و عملکرد آن ها را برای ما فراهم خواهند کرد.

البته این ابزار ها طبق نظر کارشناسان حرفه‌ای و به پشتیبانی آن ها تهیه شده تا امکان نظارت دقیق تر طرح ها را برای ما فراهم کنند.

 اهمیت گزارش نویسی چیست؟

• گفته می شود گزارش یک سند است که دارای اطلاعات مفید می باشد هر کدام از این اطلاعات دارای محورهای مشخصی می باشند که به منظور ارائه به افراد سازمانی یا فردی خاص تهیه و تنظیم شده اند.
• گزارش، خبر و اطلاعات مربوط به یک رویداد در یک دوره زمانی مشخص است که جمع آوری شده و پس از تفکیک در این قالب ارائه می گردد.
• اطلاعات مندرج شده در گزارش دارای ساختاری  مشخصی می باشد. ساختار هر یک از گزارش ها با توجه به مخاطب آن ها دارای تفاوت‌ های می باشد.
• برای نوشتن یک گزارش حرفه‌ای باید داده های مختلف آن مشخص شود تا بتوانیم به کمک آن مشکلات به وجود آمده در یک سازمان را شناسایی کنیم. در واقع با گزارش نویسی می توانیم مطالبی که در راه رسیدن به هدف برای ما مشکل آفرین بوده‌اند را آسان کنیم.
• در گزارش ها نتیجه عملکرد افراد سازمان که طی یک دوره جمع‌ آوری شده است به صورت نمودار، جدول یا سایر ابزارها نمایش داده می شود، به همین علت مدیران می‌توانند برای اتخاذ تصمیم‌های مناسب و یا ادامه روند فعالیت از این گزارش ها استفاده کنند.
• در بیشتر مواقع تصمیماتی مناسب برای رسیدن به مقصد اتخاذ نمی شود. در این زمان برای تغییر شرایط می توانیم یک گزارش چشم گیر ماهانه که مناسب با روند باشد از آینده و حرکت افراد تهیه کنیم و در صورت لزوم تغییراتی در آن ایجاد شود.
• در صورت وجود یک گزارش حرفه‌ای نظارت و اندازه گیری عملکرد سازمان برای افراد سازمان فراهم خواهد شد. به کمک بررسی داده‌ها و عملکردی که اعضا از خود نشان می دهند می‌توانیم بهترین تصمیمات را در مسیر اهداف اتخاذ نماییم.
• گزارش ها می توانند یک بینش مفید برای مدیریت اطلاعاتی باشند، زیرا نحوه حرکت کسب و کار را گزارش می دهند و به کمک آن ها می توانیم هزینه ها، سود و رشد سازمان را در اختیار مدیران  قرار دهیم. گزارش‌ها به بررسی جزئیات کوچکی خواهند پرداخت که این بررسی‌ها منجر به توسعه برنامه‌های سازمان خواهد شد.

یکی از مهارت های مهم در تولید محتوا گزارش نویسی است که تسلط و یا عدم تسلط بر آن می‌تواند بر سرنوشت و فعالیت های وابسته به تولید تاثیرگذار باشد، به عنوان مثال می تواند شبکه ‌های اجتماعی را دچار تغییرات کند.

همان طور که گفته شده است سند های کوچک سازمان‌ها می توانند گزارش باشند و هر گونه گزارشی که در فضای کسب و کار انجام می شود می تواند جزئی از گزارش نویسی باشد. گزارش نویسی علاوه بر  کاربرد مدیران ارشد می‌تواند اطلاعات تازه و مفیدی را در اختیار تازه واردان شرکت قرار دهد.

هیچ‌ گونه فعالیتی در دنیا نمی تواند در حد گزارش نویسی برای ما مفید باشد و در رشد و پیشرفته شغلی به ما کمک کند.