چگونه جلسه مصاحبه کاری را هدایت کنیم؟

برگزاری جلسه مصاحبه استخدامی و انتخاب پرسنل جدید، برای هر سازمان، اداره و یا شرکتی از درجه اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. مسئولان برگزاری مصاحبه شغلی، می بایست اطلاعات جامع و دقیقی از نیاز ها و کمبود های سازمان متبوع خود از بعد نیروی انسانی داشته و با علم به آن ها، در انتخاب شایسته ترین و مناسب ترین افراد از میان داوطلبان استخدامی، دقت بسیاری به خرج بدهند.

چرا که یک انتخاب اشتباه، ممکن است خسارات جبران ناپذیری را به آن سازمان یا اداره تحمیل نماید. به همین سبب برگزاری جلسات مصاحبه استخدامی می بایست با بالاترین کیفیت و کمترین ضریب اشتباه صورت پذیرد تا دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده از طریق آن میسر گردد.

این جاست که اهمیت هدایت صحیح جریان یک مصاحبه شغلی از مهم ترین وظایف یک مصاحبه کننده محسوب شده و باعث خواهد شد تا جلسه با بهترین کیفیت برگزار شده و خروجی مناسب را نیز داشته باشد.

مهم ترین مسايل برای هدایت درست مصاحبه شغلی کدامند؟

در این مقاله به مهم ترین مسائلی که می بایست رعایت گردد تا مسیر مصاحبه شغلی به درستی هدایت گردد آشنا خواهیم شد:

• یک مصاحبه کننده در درجه نخست باید بداند که دقیقا دنبال چیست؟ برای روشن شدن این موضوع، او می بایست به طور کامل با خصوصیات و نقاط قوت و ضعف کارکنان قبلی سازمان در پست مورد نظر آشنا بوده و از طریق بررسی آن ها، نیاز ها و خواسته های فعلی سازمان را شناسایی نماید و جریان مصاحبه و سوالات طراحی شده را به سمت حل این نیازها، هدایت کند و اجازه ندهد تا روند جلسه از مسیر صحیح خارج شده و به بیراهه برود.

• مصاحبه کننده با مطالعه رزومه متقاضیان و همچنین آشنایی اولیه با آن ها در ابتدای جلسه، می بایست روش طراحی سوالات را بر مبنای شرایط و خصوصیات روحی و قابلیت‌های آنان، انتخاب نماید. سوالات می توانند به روش های مختلفی مثل رفتاری، کلی، تحت فشار و یا موقعیتی طراحی شده و برحسب ضرورت در طول جلسه تغییر نمایند. البته نیازی نیست که تمامی سوالات از پیش تعیین شده در زمان برگزاری جلسه مطرح گردند .این هنر یک مصاحبه کننده حرفه ای است که کنترل جلسه را در دست گرفته و با طرح سوالات متنوع، آن را به سمت مسیر صحیح هدایت کند.

• یکی دیگر از وظایف مصاحبه کننده این است که کنترل رفتار و کنش‌های مصاحبه شوندگان را درجلسه در دست بگیرد. یعنی بتواند میزان استرس و هیجان آن ها را به حداقل رسانده و از برخی حرکات و رفتارهای آنان مثل زیاده گویی و یا ایجاد بحث و جدل جلوگیری نماید.
•  یکی از مهم ترین وظایف یک مصاحبه کننده این است که بتواند در طول مدت زمان برگزاری جلسه مصاحبه شغلی، علاوه بر بررسی و تحلیل مهارتهای سخت داوطلبان، مهارت های نرم آنها را نیز به چالش کشیده و مورد آزمون قرار دهد. مصاحبه کننده می بایست به نحوی جریان مصاحبه را تحت کنترل بگیرد تا بتواند از طریق آن، مهارت هایی همچون اعتماد به نفس،مسئولیت پذیری، صداقت و .. متقاضیان را مورد سنجش قرار دهد.

•  یکی دیگر از مسائلی که باعث خواهد شد مصاحبه کننده، جریان مصاحبه را در مسیر اصلی آن حفظ کرده و کنترل هدایت آن را در دست داشته باشد، انتخاب یک ملاک سنجش مناسب در خصوص قابلیت های داوطلبان است. مثلاً می‌تواند برای هر قسمت از روند مصاحبه، امتیاز خاصی را تعیین کند و در انتها با جمع بندی امتیازات، بتواند مصاحبه شوندگان را بر اساس امتیازات کسب شده، اولویت بندی نماید.
•  مسئول برگزاری جلسه مصاحبه شغلی می بایست از طریق سخنان خود، موضوع بحث را در جهت خاصی که مد نظر خودش می باشد هدایت کند. ولی باید دقت نماید که نباید این کار را با زیاده گویی و حاشیه روی به انجام برساند. زیرا این موضوع سبب خواهد شد که موضوع مورد بحث از مسیر اصلی، فاصله بگیرد.
• مصاحبه گر باید سعی کند در بیشتر زمان مصاحبه، فرصت صحبت کردن را به مصاحبه شونده بدهد تا از این طریق بتواند با تمرکز بیشتری به تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف او بپردازد و سوالات بعدی را با توجه به اطلاعاتی که از این طریق کسب می‌کند  انتخاب نماید.
• یک مصاحبه گر، به خصوص در پایان مصاحبه شغلی می بایست این فرصت را به مصاحبه شوندگان بدهد تا آن ها نیز سوالات مد نظر و البته مرتبط خود را مطرح نمایند. به این ترتیب رابطه بهتری بین طرفین مصاحبه شکل گرفته و جلسه با شرایط مساعد تری جمع‌بندی شده و به پایان می‌رسد.

•   یک مصاحبه گر موظف است برای هدایت صحیح روند جلسه، ساختار جلسه را از ابتدا تعیین کرده و حتی الامکان از چهارچوب های آن ساختار خارج نگردد. یعنی قسمت های مصاحبه شغلی از جمله معرفی، طرح سوالات و جمع بندی، از ساختار خاصی تبعیت کرده و شکل برگزاری، دچار آشفتگی نگردد. در پایان جلسه هم اجازه طرح سوال به مصاحبه شوندگان داده و در انتها از آنان قدردانی شود.
•   شما به عنوان یک مصاحبه گر، وظیفه کنترل و هدایت روند جلسه را بر عهده دارید، پس هرگز اجازه ندهید گفتگو از موضوع اصلی خارج شده و به بیراهه برود. این یکی از وظایف اصلی شماست که همواره نحوه پاسخگویی مصاحبه شوندگان را زیر نظر داشته باشید به محض این که احساس کردید، آن ها از موضوع اصلی دور شده یا در حال پرگویی می باشند، تذکرات لازم را به آن ها بدهید‌.
• یک مصاحبه گر حرفه ای، می بایست با اصول و قواعد مهارت های ارتباطی آشنا باشد و یکی از این مهارت ها زبان بدن می باشد. مصاحبه کننده می بایست با دقت نظر فراوان به زبان بدن مصاحبه شونده توجه نماید و عکس العمل مناسب را در قبال آن به نمایش بگذارد. گاهی ممکن است مصاحبه شونده دچار استرس و اضطراب باشد. دراین حالت ممکن است مدام پاهای خود را تکان بدهد یا از تماس و ارتباط چشمی با مصاحبه کننده خودداری نماید. مصاحبه گر می‌بایست با مشاهده این علائم، به سرعت متوجه این موضوع شده و با بیان موضوعی متفاوت و یا ایجاد وقفه ای کوتاه در جلسه، به کمک وی شتافته و آرامش را به او بازگرداند. یا این که ممکن است مصاحبه‌ شونده با انجام برخی حرکات، بخواهد اعتماد به نفس بالای خود را به رخ کشیده و کنترل جلسه را به دست بگیرد. در این هنگام مصاحبه کننده موظف است، با اشاره غیرمستقیم به موضوع و تذکر به وی، کنترل و هدایت جلسه را مجدداً به دست بگیرد.
• پرسیدن سوال و شناسایی قابلیت ها و ویژگی های داوطلبان، تنها وظیفه یک مصاحبه کننده در یک مصاحبه شغلی نمی باشد، بلکه او وظیفه دارد در طول برگزاری جلسه، فضا را برای مصاحبه شونده، آرام و دلپذیر سازد تا بتواند با آرامش خاطر، پاسخگوی سوالات مطرح شده باشد. استقبال گرم از مصاحبه شونده، ایجاد وقفه به هنگام خستگی یا اضطراب وی و تشکر و قدردانی در انتهای جلسه، از جمله اقداماتی است که یک مصاحبه کننده می‌تواند برای ایجاد حس آرامش و رضایت خاطر برای داوطلبان، به انجام برساند.
• در انتها باید به این نکته اشاره نماییم که کنترل و هدایت جلسه مصاحبه شغلی، مربوط به قسمت خاصی از جلسه نیست و تمام قسمت های یک مصاحبه را در بر می گیرد. حتی پیش از شروع جلسه، مصاحبه کننده می بایست با انتخاب ساختار و همچنین سوالات مناسب، چهار چوب مصاحبه را شکل داده و در تمامی دقایق برگزاری، جلسه را بر مبنای آن هدایت نماید.