مکاتبات اداری چیست؟ مکاتبات اداری وسیله ای برای برقراری ارتباط

 

امروزه همه ما در هر جایگاه شغلی که باشیم، خیلی از درخواست ها و مکاتبات خود را باید به صورت کتبی بیان کنیم و اگر قرار باشد این ارتباط، با یک شرکت، سازمان و یا یک شخصیت حقوقی برقرار شود، بهتر است این ارتباط در قالب “نامه اداری” نوشته شود. از طرفی دیگر به کمک رعایت اصول نگارش در این نامه ها می توانیم به راحتی و هر چه سریع تر به نتیجه دلخواه خود برسیم، زیرا در این نوشته ها سعی می شود تمامی نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی جمع آوری شود.

 ایجاد ارتباطات به صورت رسمی، به عنوان یکی از مهمترین دلایل برای رسیدن به اهداف است که به کمک نامه های اداری انجام می شود. مکاتبات اداری در واقع زبان رسمی سازمان به حساب می آید و در نتیجه موجب موفقیت و پیشرفت سازمان ها خواهد شد. البته بهتر است بدانیم یکی از ارکان ساختار ادارات، نوشتار اداری خواهد بود که در واقع بیان کننده میزان دانش، تخصص و تجربه کارکنان و مدیران سازمان است.

[aparat id=”9ap2d”]

اصول تنظیم مکاتبات اداری چیست ؟

در نگارش هر نامه اداری باید نکاتی را از قبل در نظر داشته باشیم و طبق این اصول به نگارش نامه بپردازیم از جمله موارد زیر :

• هدف داشتن : باید هدف از ارسال نامه را بدانید که چه مطلبی را میخواهید منتقل کنید و انتظار چه بازخوردی دارید
• تمام اطلاعاتی که باید در نامه ذکر شود و یا همراه نامه ارسال شود را آماده کنید.
• برای نوشتن باید از زبان رسمی و در عین حال ساده و قبال فهم استفاده شود
• از لحاظ نگارش و استفاده از علامت های ویرگول، سوال، تعجب و … باید در جای درست و به شکل درست مورد استفاده قرار بگیرد
• به لحاظ املایی و خطاهای تایپی چندین بار نامه را بررسی کنید، یک غلط تایپی می تواند به طور کل درخواست را تحت الشعاع قرار دهد

دانلود نمونه نامه اداری 

در ادامه چند نمونه نامه اداری به صورت ورد ( word ) و عکس برای شما قرار خواهیم داد که از آن ها الگو بگیرید و همچنین کتابی به صورت PDF برای مطالعه مکاتبات اداری برای دانلود قرار خواهیم داد.

همچنین کتاب مکاتبات اداری به صورت پی دی اف ( pdf ) برای دانلود قرار داده شده است.

در ادامه هم یک پی دی اف یا کتاب الکترونیک پانزده صفحه ای با عنوان آموزش مکاتبات اداری و اتوماسیون برای دانلود قرار گرفته است.

در ادامه عکسی از یک نامه رسمی و اداری قرار داده ایم برای عزیزانی که می خواهد الگو برداری کنند تا نامه اداری خود را تهیه کنند.

 عناصر ارتباط در مکاتبات اداری

در همه ی الگو های ارتباطي سه عنصر مهم وجود خواهد داشت كه عبارت است از: فرستنده پيام، پيام وگيرنده پيام.

البته باید بدانیم وجود تیم سه عنصر در هر ارتباطي ضروري خواهد بود. زمانی که اين سه عنصرها وجود نداشته باشند، ارتباطی در آن واحد صورت نخواهد گرفت.

گاهی به صورت اتفاقی ارتباطی صورت خواهد گرفت اما نقش این ارتباط ها بسيار كم رنگ خواهد بود. البته عنصرهاي  ديگري برای برقراري درست ارتباط و همچنین تاثير گذاري آن ها وجود خواهد داشت.

یکی از موضوعات مهم که باید به آن اشاره شود این است که نحوه تفکر و انديشه فرستنده چگونه است و این مورد که فرستنده در چه قالبی پيام خود را ارسال می کند تا فرد خواننده پيام او را به صورت درست متوجه شود.

ارتباط از موضوعات بسیار مهم است، زیرا تاثیر زيادي بر جاي مي گذارد. بیشتر ارتباط های بین سازمان از طریق نامه های اداری انجام می شود.

اگر فرد فرستنده نتواند به خوبی پيام خود را به شیوه درست و در قالب مناسب به منظور رساندن مفهوم به ديگران منتقل كند در جريان ارتباط با شکست مواجه خواهد شد، زیرا در این حالت فرستنده اطلاعات لازم را نسبت به پيام ارسال  نکرده یا در واقع هنر لازم  برای انتقال اين پيام را به گيرنده نداشته.

فرستنده برای برقراری ارتباط با ديگران باید هدف و قصد خود را در قالب  پيام در اختيار ديگران قرار دهد. این پیام زمانی قابلیت انتقال پیدا خواهد کرد که در قالب نمادها و علائم قابل فهم به گيرنده منتقل شود و یا قابلیت انتقال داشته باشد.

[aparat id=”p8xCZ”]

فرستنده پيام در انتقال پيام نقش زیادی خواهد داشت، زیرا  فرستنده از ميان پيام هاي ارسال شده پيامي را انتخاب می کند که مورد تاييد او باشد، زیرا آن ها پذیرای هر پیامی نخواهند بود.

  به هیچ عنوان نباید معلومات، اطلاعات و حتی طرز تفکر و مهارت ها و خصوصيات اجتماعي و فرهنگي فرد دریافت کننده پيام را از نظر خود دور کنیم. مخاطبان پيام در طبقات مختلفی از زندگی پروش پیدا کرده اند که این طبقات عبارت است از: اجتماعي، خانوادگي وفرهنگي.

که افراد با توجه به آن ها به پيام های خاص علاقه نشان مي دهند.

يكي از مهم ترین عناصری که در موضوع ارتباط وجود دارد عنصر « تاثير » خواهد بود. تاثير در واقع نتيجه ای است كه از هر ارتباط حاصل مي شود. بهترین ملاک برای تشخيص تاثير می تواند یک جريان ارتباطي و باز خورد آن باشد.

بازخورد به معنای، واكنشی است كه یک شخص پس از  دريافت پيام، ارزيابي و مقايسه آن از خود نشان مي  دهد. و سپس آن چه دریافت کرده را  به صورت پيام به فرستنده ارسال خواهد کرد.

البته بهتر است بدانیم این بازخورد مي تواند مثبت یا منفي باشد. در هر دو صورت باز خورد می تواند نقش موثري را در برقراري ارتباط ایفا كند.

مکاتبات اداری بیش از هر چیزی، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسان و ابزار انتقال مفاهیم خواهد بود، زیرا نامه همانند، تمامی ابزارهای زبانی، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود که اشخاص می توانند به وسیله آن با سایر افراد ارتباط برقرار کنند.

برای برقراری هر ارتباط حضور پنج عنصر ضروری خواهد بود:

 پیام دهنده

به شخصی گفته می شود که ارتباط را برقرار می کند تا به وسیله آن منظور خاص خود را بیان کند این پیام ها می توانند: درخواست ها، دستور ها، گزارش ها و یا ایجاد ارتباط باشد.

 گیرنده پیام

اشخاص حقیقی و یا حقوقی که پیام را دریافت می کنند و مرجع ارتباط شناخته شده اند.

 اصل پیام در مکاتبات اداری

منظور و مقصودی است که هدف از برقراری ارتباط  رساندن آن به گوش دیگران است که می تواند شامل: انتقال اطلاعات، درخواست و یا ارائه گزارش و خبر باشد که برقراری ارتباط در جهت انتقال این پیام ها انجام می شود که در ادارات در قالب نامه اداری بیان می شود.

 نامه اداری وسیله ای ارتباطی هستند

در واقع اشکال بیان و وسیله ای برای انتقال پیام می باشد که به شکل های شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی بیان می شود.

 اثر پیام

نام دیگر اثر پیام، بازخورد است. بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر بازخورد و نتیجه ای از نامه نوشته شده و پیام ارائه شده خویش می باشند که نتیجه این ارتباط در منبع ارتباط به کار گرفته می شود. بیشتر اینبازخورد ها در قالب نامه های اداری بیان می شوند.

یکی از نکات مهم این است که نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه (عمومی) و پس از تشریفات ثبت (اداری) تلقی می شود از این جهت به آن ها مکاتبات اداری گفته می شود.

گاهی اوقات مکاتبات دارای نام واحدی که آن را تهیه کرده است می شوند. به عنوان مثال: نوشته هایی که در یک واحد مالی سازمان تهیه می شود گاهی به نام ( نامه های مالی ) بیان می شود.

مکاتبات اداری از لحاظ  امنیت به عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و  کلی سری طبقه بندی می شوند.

انواع ارتباط در مکاتبات اداری

چه خوب است که همه ما انسان ها با توجه به هر پستی که داریم و هر نقشی که در جامعه ایفا می کنیم، بر اساس آن ارتباط متفاوتی برای خود برنامه ریزی کنیم و بتوانیم به خوبی انواع مختلف ارتباط ها را در جامعه بشناسیم و بر طبق آن مبنا ها رفتار کنیم.

در جهان هستی چهار نوع ارتباط وجود دارد:

 ارتباط ما با خودمان

 این ارتباط شامل آن حوزه های می شود که فرد با تقویت آن می تواند شرایط را بهتر درک کند و به برقرار روابط بپردازد که شامل؛ خود آگاهی، خود شناسی، خود کنترلی، خود آغاز گری، خود رهبری و خود مدیریتی می باشد. باید بدانیم که برای برقراری ارتباط با بیرون و مدیریت کردن آن ها ابتدا باید ارتباط درونی خود را کنترل کنیم.

 ارتباط ما با خدا

زمانی که با خدای خود ارتباط برقرار می کنیم حس آرامش را تجربه خواهیم کرد. ارتباط با خدا به منظور انجام راز و نیاز می باشد که شامل؛ نماز، روزه و حتی ارتباط دلی خواهد بود.

  ارتباط ما با جهان هستی

 ارتباطی است که ما با طبیعت و آن چه در اطراف ما وجود دارد برقرار می کنیم، حتی گاهی این ارتباط با پدیده های مختلف همانند: نعمت ها، بلاها و هر چه به چشم می آید و یا نمی آید برقرار می شود.

 ارتباط ما با دیگر انسان ها به وسیله نامه های اداری

 سه ارتباط قبلی در این ارتباط نقش بسزایی ایفا خواهند کرد.

بر اساس آن چه گفته شد ارتباط مؤثر یعنی:

ارتباطی که در آن داد و ستد ارتباطی به درستی شکل گرفته باشد.

فرد گوینده و فرد شنونده باید در یک راستا قرار گیرند تا به عنوان عضوی از یک عنصر، فرآیند ارتباط را به خوبی برقرار کنند.

مقالات مرتبط با این نوشتار :