گزارش نویسی در سازمان ها یکی از مهم ترین بخش های اجرایی و عملی در سازمان ها است.
سردرگمی های موجود در نوشتن گزارش بیشتر به سبک نوشتن مربوط خواهد شد، زیرا می خواهیم بدانیم چه چیزهایی باید در مقاله خود بگنجانیم و از چه زبانی استفاده کنیم، تعداد صفحات آن چقدر باشد. در این جا می‌خواهیم بعضی از این موارد را شفاف سازی کنیم و چند توصیه برای گزارش نویسی را بیان کنیم.
شروع گزارش نویسی در سازمان ها چگونه است؟
شروع: برای شروع گزارش نویسی به برنامه ریزی و آمادگی نیاز داریم. قبل از نوشتن ساختار گزارش باید به هدایت مخاطب برای درک بهتر افکار و پیشنهادات خود بپردازیم، زیرا این موضوع بسیار مهم است. بنابراین بهتر است قبل از نوشتن، برای گزارش خود برنامه‌ریزی داشته باشیم.
مرحله‌ی اول گزارش نویسی در سازمان ها: دستور کار خود را بدانیم
معمولا قبل از این که گزارش را بنویسیم باید دستور کار شفافی از این که چه چیزی باید مورد مطالعه قرار گیرد داشته باشیم و بدانیم گزارش ها را برای چه کسانی آماده می کنیم. اول از همه دستور کار های خود را خوب مورد مطالعه قرار دهیم و دقیقا بدانیم گزارش برای چه کسی نوشته می‌شود.
یکی دیگر از دلایل نوشتن گزارش این است که؛ می خواهیم بدانیم خواننده بعد از خواندن آن چه کاری های انجام خواهد داد، و در پی آن قرار است چه تصمیمی اتخاذ کند یا به چه توصیه های عمل کند.
مرحله‌ی دوم گزارش نویسی در سازمان ها: در تمام مدت دستور کار را در ذهن داشته باشیم
در گزارش نویسی، هنگام برنامه ریزی و نوشتن حتما دستور کار را در ذهن داشته باشیم، انجام این کار به این معنا است که برای چه کسی و چرا می‌نویسیدم؟ حتما باید تمام افکار ما بر این موضوع متمرکز باشد و به ویرایش گزارش و خروج اطلاعات نامربوط در آن بپردازیم و مطالب بدست آمده از تحقیق خود را دسته بندی کنیم، البته باید به منابعی که از آن استفاده می کنیم توجه کنیم و آن ها را یادداشت کنیم، زیرا منابع استفاده شده به عنوان منبعی معتبر در نظر گرفته می شود، پس باید یادداشت شود.
ساختار گزارش نویسی در سازمان ها چگونه است؟
بسته به نوع سازمان یا گزارشی که می‌نویسیم ملزومات و ساختار گزارش دارای محتویات متفاوتی می باشند. بنابراین قبل از هر چیز باید به مطالعه دستورالعمل های خاص موجود در آن بپردازیم و ساختار عادی که هر گزارش باید آن را رعایت کند در آن به کار ببریم.
این موارد شامل چکیده اجرایی، مقدمه، بدنه‌ی اصلی گزارش و بخش مربوط به نتیجه‌گیری و پیشنهادات می‌شود.
چکیده
چکیده برای یک گزارش علمی، در واقع خلاصه کوتاهی از محتویات گزارش می باشد، البته بهتر است نوشتن این قسمت به زمان پایانی گزارش محول گردد و خلاصه ای از گزارش انجام شده در آن یادداشت شود. چکیده نباید بیشتر از نصف تا یک صفحه باشد، زیرا هدف اصلی چکیده این است که به مدیران اجرایی این فرصت را بدهد نگاهی اجمالی به محتویات گزارش داشته باشند.
مقدمه
مقدمه نشان دهنده آن است که ما چه می خواهیم بیان کنیم. در واقع در مقدمه ما به بیان خلاصه ای از مشکلات می پردازیم و در انتهای آن اشاره ای کوتاه به نتیجه کار خواهیم داشت، البته انتهای مقدمه با یک سوال بسته می شود.
بدنه‌ی اصلی گزارش
بدنه‌ی اصلی گزارش باید به روشی دقیق ساختار بندی شده باشد تا خواننده بتواند به خوبی به موضوعات ارائه شده، بپردازد و در مسیر آن هدایت شود. به همین علت بدنه را به بخش‌های مختلف تقسیم می کنیم و برای هر بخش، زیر بخش‌هایی مرتبط با سر فصل موضوع در نظر می گیریم. تمام اطلاعاتی که ارائه می دهیم باید به دستور کار و موضوع اصلی مورد بحث مرتبط باشند.
نتیجه گیری و پیشنهادات
نتیجه گیری نشان دهنده برداشت و نظر ما در ارتباط با اطلاعات جمع آوری شده می باشد، البته نتیجه گیری می‌تواند شامل پیشنهادات مختلفی باشد یا می توانیم برای آن یک بخش جداگانه در نظر بگیریم.
پیشنهادات، در واقع توصیه های است که ما برای بهتر شدن موقعیت ها نشان خواهیم داد و باید در آن ها دقیق باشیم و این پیشنهاد ها قابلیت اندازه گیری داشته باشند.
اگر پیشنهادات ما به موارد مالی مربوط می‌شوند، باید آن ها را با هزینه های تخمینی مشخص کنیم.
10سوال رایج در ارتباط با گزارش نویسی در سازمان ها چیست؟
1) گزارش چگونه نوشته ای خواهد بود ؟ گزارش نوعی نوشته است که در آن نویسنده تلاش می کند اطّلاعاتی را در ارتباط با یک موضوع خاص در اختیار افراد ناآگاه قرار دهد.
2) گزارش ها از نظر اندازه، موضوع، چگونگی تهیّه و … چه انواعی دارند؟
– برخی از گزارش ها به صورت رسمی و اداری خواهند بود و برخی دیگر جنبه ی رسمی اداری نخواهند داشت.
– گزارش ها ممکن است دوره ای و مرتّب باشند یا موردی و اتّفاقی باشند.
– از نظر حجم گزارش ها ممکن است کوتاه و مختصر باشند، اما دسته ی دیگر مفصّل و بلند باشند.
– گزارش ها از نظر موضوع نیز متنوّع خواهند بود.
– گزارش ها یا به صورت انفرادی و یا به صورت گروهی تهیّه می شوند.
– گزارش ها می توانند به صورت کتبی یا شفاهی ارائه شوند.
– گزارش ها از نظر زبان و نوع بیان ممکن است، ادبی، یا به زبان طنز یا به زبان علمی و … نوشته شوند.
3) به کدام گزارش رسمی و اداری گفته می شود؟ مثال بزنید. به گزارش هایی که برای یک اداره، نهاد یا سازمان دولتی تهیّه می شود گزارش رسمی و اداری گفته می شود. مثال: گزارش یک مأمور از بازرسی بخش های یک کارخانه.
4) چند گزارش بیان کنید که جنبه ی رسمی و اداری نداشته باشند. گزارش یک سفر یا بازدید علمی یا گزارش تحصیلی، شغلی و …
5) گزارش ها از نظر حجم دارای چند نوع می باشد؟
– گزارش نویسی در سازمان ها اجمالی و کوتاه، مانند: گزارش مأمور نیروی انتظامی درباره ی یک پرونده.
-گزارش نویسی در سازمان ها مفصّل و بلند، مانند: گزارش نتیجه ی تحقیقات کارشناسان برای تأسیس یک نیروگاه اتمی.
6) گزارش ها از نظر موضوع دارای چند نوع هستند؟ گزارش ها از نظر موضوع بسیار متعدّد و متنوّع هستند، مانند: گزارش های اداری، مالی، بازرگانی، اقتصادی، فرهنگی، تحصیلی، حقوقی، ادبی، ورزشی، خبری، اجتماعی، آموزشی و …
7) مراحل تهیّه ی گزارش را نام ببرید؟
– گردآوری اطّلاعات
– تهیّه ی طرح کلّی گزارش
– نوشتن پیش نویس گزارش
– باز خوانی، ویرایش و پاک نویس گزارش
-در صورت لزوم، افزودن پیوست ها، ضمایم ( نقشه، جدول، آمار و ارقام و …) به متن گزارش.
– ذکر هدف، ضرورت، چگونگی، مراحل کار، و توضیحات لازم دیگر در مقدمه.
– درج نام تهیّه کننده، تاریخ تنظیم، نام گیرنده ی گزارش یا سفارش دهنده ی آن در ابتدای گزارش.
8) اطّلاعات مربوط به هر گزارش، به چه شیوه هایی گردآوری می شود؟ 1- مشاهده 2- پرس و جو و مصاحبه 3- مطالعه و مراجعه به مآخذ و منابع
9) در تهیّه ی گزارش در سازمان ها چه موقع از پرسش نامه استفاده می کنیم؟ اگر موضوع تحقیق و پژوهش گسترده باشد، برای افزایش دقّت و سرعت، پرسش نامه ای حاوی سؤالات را در اختیار افراد مورد نظر قرار می دهیم و به بررسی و تحلیل پاسخ ها می پردازیم و در گزارش خود از آن ها استفاده می کنیم.
10) چرا طرح کلّی گزارش را پس از جمع آوری اطّلاعات تهیّه کنیم؟ زیرا طرح در حکم استخوان بندی گزارش است.
اگر بتوانیم در زمان گزارش نویسی در سازمان ها به تمام اصول بیان شده توجه کنیم و به آن چه که گفته شده است عمل کنیم می توانیم یک گزارش خوب که دارای درک و مفهوم کاملی است در تمامی زمینه ها تهیه کنیم.
